21 de fevereiro, 2025

A ficha de registro de empregado é um documento essencial para qualquer empresa que contrata funcionários. Além de ser uma exigência legal, ela organiza informações importantes sobre o colaborador, como dados pessoais, função, salário, jornada de trabalho e histórico profissional.

Esse registro garante mais transparência na relação trabalhista e ajuda a empresa a se manter em conformidade com a legislação. Por isso, para gestores de RH e empregadores, entender como preencher e manter a ficha de registro de empregado corretamente é fundamental para evitar problemas fiscais e trabalhistas.

Neste artigo, vamos explicar a importância desse documento, quais informações ele deve conter, como mantê-lo atualizado de acordo com as exigências legais e que ferramentas podem ajudar na gestão documental da sua empresa.

O que é a ficha de registro de empregado?

A ficha de registro do empregado é um documento que contém todas as informações importantes do funcionário. Com ela é possível ter um histórico pessoal e da trajetória profissional de cada um, além de todas as informações necessárias para realizar o cadastro em órgãos como INSS e eSocial.

A criação dessa ficha é obrigatória, segundo o Artigo 41 da CLT, e deve ser realizada em qualquer empresa, independente da quantidade de funcionários.

O seu preenchimento deve ser realizado durante o processo de admissão, quando são solicitados diversos documentos que irão compor a ficha. Desta forma, nenhum colaborador pode iniciar o trabalho sem antes ter a sua ficha de registro.

Quais dados deve conter a ficha de registro do empregado?

Não existe uma forma única ou oficial de preencher a ficha de registro dos funcionários, ficando a critério da empresa criar o seu próprio modelo com as informações que julgar importantes.

Porém, tem alguns dados que são obrigatórios e outros opcionais. Veja, a seguir quais são:

Informações obrigatórias

Apesar disso, existem algumas informações que são obrigatórias por lei em todas as fichas. São elas:

Nome completo
RG e CPF
Data de nascimento
Endereço
Telefone
E-mail
Nome dos pais
Título de eleitor
Número da reservista
Número da série da carteira de trabalho
Data de admissão e demissão (quando acontecer)
Descrição do cargo e função
Descrição do salário e comissão (se houver)
Local de trabalho
Carga horária
Número de identificação do PIS/PASEP
Dados bancários: titular, banco, agência, número e dígito da conta
Nome dos dependentes (no caso de dependentes menores de 14 anos, é necessário anexar a certidão de nascimento)

Informações adicionais em ficha de registro de empregado

Mas não são apenas essas informações que podem estar presentes nos registros. A empresa ainda pode optar por acrescentar outros dados para ter um documento ainda mais completo sobre cada funcionário.

Algumas informações comumente encontradas em fichas de registro são:

Atestado de escolaridade
Exame médico admissional
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
Certidão de Nascimento
Certidão de Casamento
Declaração de opção ou não pelo vale-transporte
Prova de quitação com o serviço militar (no caso de funcionários do sexo masculino entre 18 e 45 anos)

Informações que devem estar sempre atualizadas

Além dessas informações, que devem ser coletadas no processo de admissão, a ficha deve ser constantemente atualizada com algumas outras informações, para que o histórico do trabalhador fique completo. São elas:

Mudança de cargo e função
Alteração de salário
Alteração de jornada de trabalho
Férias
Endereço
Filiação
Acidente de trabalho (se houver)
Doenças profissionais (se houver)

Importante ressaltar que deve-se tomar muito cuidado ao preencher a ficha de registro. Caso algum dado seja colocado de forma incorreta, isso pode acarretar em multas para a empresa e dificultar o acesso do funcionário a algum benefício.

Importância do registro

Como vimos, o preenchimento deste documento para todos os funcionários é uma exigência das leis trabalhistas. Por isso, a primeira importância da ficha de registro que podemos citar é para que a empresa opere de acordo com a CLT e evite problemas jurídicos.

Porém, sua importância vai muito além do que uma mera obrigatoriedade legal. Ela organiza as informações mais importantes dos funcionários e permite que todos esses dados fiquem compilados em um único lugar, facilitando o acesso sempre que necessário.

Por isso, essas fichas de registro podem facilitar a vida do RH e dos gestores na hora de fazer consultas, tomar decisões e preencher certas documentações ao longo da trajetória do colaborador na empresa.

Impactos da falta de registro para a empresa e o colaborador

A ausência da ficha de registro de empregado pode trazer sérias consequências tanto para a empresa quanto para o colaborador. Para o empregador, a falta desse documento representa descumprimento da legislação trabalhista, sujeitando a empresa a multas e penalidades impostas pela fiscalização do trabalho.

Além disso, sem um registro formal, a organização pode enfrentar dificuldades para comprovar vínculos empregatícios em casos de disputas judiciais.

Já para o colaborador, a falta de registro significa a perda de direitos trabalhistas essenciais, como FGTS, INSS, férias remuneradas e 13º salário. Sem essa formalização, ele também pode ter dificuldades para comprovar tempo de serviço e acessar benefícios previdenciários no futuro.

Manter a ficha de registro atualizada e em conformidade com a legislação é fundamental para garantir segurança jurídica, transparência e proteção para ambas as partes.

Digitalização da ficha de empregado

Apesar de ser uma obrigação das empresas definida pela lei, ela não determina uma maneira correta de criar e armazenar a ficha de registro de empregado. De fato, vamos ver o que diz o Art. 41 da CLT:

Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989).

Atualmente, esse processo consiste em substituir os registros físicos por arquivos eletrônicos, garantindo maior organização, segurança e acessibilidade às informações dos colaboradores.

Além de reduzir o uso de papel, a digitalização permite que os dados sejam armazenados em sistemas integrados, facilitando o acesso rápido e a atualização das informações. Isso é especialmente útil para evitar perdas de documentos, agilizar auditorias trabalhistas e garantir o cumprimento das obrigações legais.

Outro benefício importante é a conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), já que sistemas digitais permitem um controle mais eficiente sobre o armazenamento e a segurança das informações sensíveis dos funcionários.

Dessa forma, a empresa reduz riscos e garante maior transparência na gestão dos dados. Ao adotar a digitalização da ficha de empregado, as empresas ganham mais eficiência no setor de RH, otimizam processos burocráticos e garantem um gerenciamento mais moderno e seguro das informações trabalhistas.

Como o Sesame ajuda neste processo?

Um software de RH é uma ferramenta digital que automatiza e facilita processos relacionados à gestão de pessoas, como recrutamento, controle de ponto, folha de pagamento e administração de documentos. Da mesma forma, ele centraliza as informações dos colaboradores, reduzindo burocracias e otimizando o trabalho do setor de Recursos Humanos.

Quando se trata da digitalização da ficha de empregado, Sesame HR desempenha um papel essencial. Com ele, a empresa pode armazenar, atualizar e acessar os dados dos funcionários de forma segura e organizada, garantindo conformidade com normas trabalhistas e com a Lei Geral de Proteção de Dados.

Além disso, a automação minimiza erros, melhora a comunicação entre setores e torna os processos mais ágeis e eficientes.

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Iris Serrador

Sales Engineer at Sesame RH | + posts

Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.