Folhas de pagamento: descubra para que serve e a diferença do contracheque

30 de julho, 2024

As folhas de pagamento são uma obrigação legal de qualquer empresa, independente do seu tamanho e do regime de trabalho adotado. Elas devem ser realizadas mensalmente pelo Departamento Pessoal e tem papel importante para o registro fiscal e contábil da organização.

Apesar de ser tão importante, ainda existem muitas dúvidas e equívocos sobre o que é esse documento e como calculá-lo. Para te ajudar a desmistificar esse processo, preparamos um artigo completo com tudo o que você precisa saber sobre o assunto.

Continue lendo e entenda mais sobre o que são as folhas de pagamento, o que a lei diz sobre ela e como calcular. Você também vai ver como ter um software com ferramentas como o banco de horas são úteis para seu time de contabilidade. Vamos lá!

O que são folhas de pagamento?

As folhas de pagamento são documentos onde a empresa contabiliza os valores de remuneração pagos aos seus funcionários, prestadores de serviços e qualquer outra pessoa ou empresa que recebe algum tipo de remuneração da organização.

Ou seja, é um registro com as informações financeiras relacionadas aos funcionários e outros prestadores de serviços, incluindo salários, horas extras, deduções e impostos, para manter o registro dos pagamentos e deduções para fins fiscais e contábeis.

Além disso, as folhas de pagamento também podem incluir informações sobre benefícios, como planos de saúde, férias, licenças e outras remunerações.

Não existe um modelo oficial a ser seguido pelas empresas. Por isso, cada organização pode criar o seu de acordo com as suas necessidades e tipo de trabalho. Porém, apesar de não existir uma forma “correta” de produzi-lo, existem alguns dados que obrigatoriamente devem constar no documento.

Quem é responsável pela folha de pagamento em uma empresa?

Uma folha de pagamento bem estruturada está alicerçada em diversos processos que ocorrem no setor de Recursos Humanos. Após a construção dessa estruturação, que certamente se dará por meio de um software de RH integrado, é essencial que o profissional responsável pelo cálculo da folha de pagamento atente-se ao registro do ponto do colaborador.

De uma maneira geral, a responsabilidade recai sobre o departamento contábil da empresa. No final, eles são responsáveis pelos recursos financeiros da organização e dão a ordem para pagar os funcionários. Além disso, devem registrar os impostos sobre as folhas de pagamento tanto do empregador quanto do funcionário.

Caso você queira saber mais sobre este tópico, te aconselho a entrar em nosso site e se aprofundar mais no assunto sobre a responsabilidade sobre a folha de ponto.

Quais são os dados obrigatórios?

Para te ajudar a não esquecer de nenhum dado obrigatório do documento, preparamos uma lista com todas as informações que você não pode deixar de colocar nas folhas de pagamento da sua empresa. São elas:

• Dados do empregador
• Dados do empregado (cargo, função e serviços prestados)
• Número de dias trabalhados
• Valor dos descontos realizados (INSS, FGTS, vales, contribuição sindical, adiantamentos, faltas e atrasos, vale-transporte e vale-alimentação)
• Valor do salário bruto e líquido
• Valor de horas extras
• Adicional noturno, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade e auxílio-creche (se houver)
• Forma e data de pagamento
• Parcelas integrantes da remuneração
• Outros dados contábeis relacionados ao pagamento
• Nome das seguradas em gozo de salário-maternidade

Como fazer a folha de pagamento passo a passo?

A folha de pagamento deve ser realizada com muita assertividade para que não gere erros e retrabalho. Ela deve ser realizada seguindo sempre um cronograma, que aqui deixaremos registrado:

Controle do quadro de funcionários

É necessário ter muita organização com as contratações e demissões, a fim de evitar tanto atrasos ou erro no cálculo dos valores devidos a um colaborador do quadro da empresa, bem como pagamentos para ex-funcionários.

Defina as categorias dos seus funcionários

Cada colaborador, de acordo com sua área de atuação, está vinculado a uma determinada convenção coletiva. Cada uma dessas organizações é diferente, possuindo suas próprias bases de cálculo e descontos, bem como regras para a concessão de benefícios. Ficar atento a cada um desses pormenores torna a execução dos cálculos mais segura e confiável.

Acompanhe as mudanças na rotina do colaborador

Você deve considerar as mudanças nas rotinas de cada trabalhador na hora de preencher a folha de pagamento. Com efeito, alguns colaboradores passam por promoções, mudam de cargo, recebem aumento, tiram férias ou entram em licença-maternidade.

Quanto à legislação, de um ano para o outro ela pode mudar, pode haver mudanças nos valores e/ou nas taxas de algum imposto, como no IR, por exemplo. Por isso, é importante que o RH esteja sempre atualizado.

Inclua parcelas extras no cálculo de folha de pagamento

Essa parcela são as chamadas horas extras. Seus cálculos variam, por exemplo, se ocorrerem durante a semana, o colaborador recebe 50% a mais, já nos finais de semana, 100%. Caso tenha que trabalhar em um dia de descanso, o profissional terá direito a um dia de vale-transporte e vale-refeição.

Desconte os impostos que incidem sobre o salário

Alguns impostos como INSS e IRRF incidem sobre a remuneração do colaborador, por isso é importante conferir se todos os descontos estão de acordo, a fim de evitar problemas para a empresa e o profissional.

Calcule os valores corretamente

Depois de definir todos os valores que deverão ser pagos ao colaborador e os descontos que serão aplicados no salário bruto, é hora de fazer as contas. Nesse sentido, preste muita atenção para não cometer erros para mais, quando o colaborador recebe um valor maior que o devido, ou para menos.

Separe salário bruto de salário líquido

Existem alguns impostos que incidem sobre os salários dos trabalhadores, por isso, é importante que fique claro qual o valor do salário bruto que é o valor cheio, e do salário líquido que é o valor já com os descontos legais.

Organize-se para cumprir o prazo do pagamento

De acordo com o que está na CLT no primeiro parágrafo do artigo 459, o colaborador tem direito a receber a remuneração até o quinto dia útil do mês. Caso isso não aconteça, em contrapartida, a empresa será obrigada a pagar o salário com correção monetária e juros, baseados na quantidade de dias atrasados.

Diferença entre folhas de pagamento e contracheque

Muitas pessoas confundem o que são folhas de pagamento e contracheques, ou até mesmo acreditam que se trata da mesma coisa. Apesar de serem semelhantes em alguns aspectos, os dois documentos cumprem papéis diferentes dentro da empresa.

Como dissemos, as folhas de pagamento são documentos com as informações financeiras e contábeis de todos os funcionários e prestadores de serviço da empresa, que serve de registro para a própria organização.

Já o contracheque, também conhecido como holerite, é um documento que se origina das folhas de pagamento. Ele deve ser preparado e entregue individualmente para cada um dos colaboradores todos os meses.

Nesse documento devem estar descritas todas as informações sobre a jornada de trabalho do funcionário, como salário, jornada de trabalho, horas extras e descontos, por exemplo.

O que a lei diz sobre as folhas de pagamento

Como dissemos, as folhas de pagamento são uma exigência legal, que deve ser realizada por todos os tipos de empresa.

Esse documento é regulamentado pelo Regulamento da Previdência Social, por meio do artigo 255 do decreto 3.048/99. Segundo ele, toda empresa é obrigada a:

• Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
• Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
• Prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização.

Como calcular as folhas de pagamento?

Realizar o cálculo das folhas de pagamento pode ser um tanto complexo, já que são necessários vários dados para compor o documento. Por isso, preparamos uma lista com todas as informações que você deve ter em mãos na hora de preparar as folhas.

1. Considere o salário bruto do funcionário;
2. Desconte do salário bruto o valor do FGTS, INSS e IRRF;
3. Caso a empresa desconte vale-transporte e/ou vale-alimentação, desconte também esse valor do salário bruto;
4. Caso o funcionário faça contribuição sindical, esse valor também deve ser descontado;
5. Verifique se o colaborador possui horas extras a serem pagas. Se sim, adicione esse valor ao salário;
6. Caso a empresa pague adicional noturno, adicional de periculosidade ou algum outro tipo de adicional, some esses valores ao salário.

Pronto, após realizar todos os descontos e adicionais, você chegou ao salário líquido de cada colaborador. Importante ressaltar que todas essas informações devem estar presentes nas folhas de pagamento.

Processo mais simples com Sesame

Como mostramos ao longo do artigo, para realizar as folhas de pagamento dos funcionários é preciso ter em mãos diversas informações sobre cada um deles, como salário, horas extras, faltas e atrasos, por exemplo.

Ter todos esses dados em um único banco de dados facilita para o time de RH ou Departamento Pessoal realizar os cálculos e diminuir o risco de possíveis erros no preenchimento das folhas e do pagamento.

Com Sesame RH, você tem um banco de dados completo dos funcionários, com todas as informações que precisa. Além disso, sua função de ponto digital e banco de horas facilita o processo de coleta e armazenamento dessas informações, diminuindo a possibilidade de erros manuais no processo.

Descubra essa e outras vantagens que o software de RH de Sesame RH pode levar para a sua empresa, facilitando o dia a dia de gestão de pessoas e do financeiro. Acesse nosso site e confira tudo que Sesame pode proporcionar para o seu time!

Ricardo López

HR Specialist at Sesame RH | + posts

Sou um profissional de Recursos Humanos que se destaca em administração de folha de pagamento, gerenciamento de relações trabalhistas e consultoria trabalhista. Minha formação acadêmica em direito trabalhista e recursos humanos me permitiu desenvolver uma compreensão completa da dinâmica trabalhista e da gestão de pessoal.

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