Reunião one on one: descubra a importância e como realizar com sua equipe

16 de março, 2023

As reuniões em que os líderes devem passar informações para todo o time podem ser feitas conjuntamente. Assim todos ficarão sabendo das informações e não haverá nenhuma distorção.

Porém, quando o assunto diz respeito somente a um colaborador é melhor que se faça uma avaliação de desempenho ou reunião somente entre os interessados. Esse tipo de compromisso é chamado de reunião one on one.

Abaixo falaremos mais sobre esse tipo de reunião, quando deve ser feita e quais são os seus benefícios. Boa leitura!

O que é uma reunião one on one?

Podemos definir a reunião one on one como uma conversa entre líderes e liderado. Ela serve para que sejam tratados assuntos do dia a dia de trabalho, mas também para dar e receber feedback dos mais variados assuntos entre ambas as partes.

Essa reunião tem sido vista como parte da cultura organizacional das empresas e por isso passou a fazer parte da gestão de pessoas, passando a ser cada vez mais frequente.

Apesar de ser mais comum entre líder e liderados, essa reunião também pode ser feita entre os pares, como companheiros de mesa ou setor, por exemplo.

Benefícios de reuniões one on one

A prática da reunião one on one motiva os colaboradores e traz vários benefícios para a empresa que a promove.

Vejamos detalhadamente alguns dos principais:

Incentivo à cultura de feedback

Nada melhor para um funcionário do que receber um retorno de seu líder a respeito das funções que ele desempenha. Na reunião one on one é possível ter uma conversa franca e objetiva sobre esse assunto.

O gestor pode com mais tranquilidade ouvir as motivações pelas quais o liderado não conseguiu alcançar a meta proposta, ou fazer elogios quando a meta foi alcançada.

Análise do clima organizacional

Existem pessoas que não se sentem à vontade em falar sobre determinado assunto na frente de várias pessoas. Nesta reunião torna-se mais fácil o líder conseguir a opinião do liderado sobre uma posição sobre como anda o clima na organização e, a partir de então, tomar as providências cabíveis.

Estímulo para que o colaborador participe da construção das pautas

A partir do momento em que o funcionário sente que é o centro da reunião, ele terá a liberdade de reunir assuntos pertinentes a sua rotina e levar à reunião para que ela seja mais produtiva e resolutiva.

Problemas resolvidos em menor espaço de tempo

Por ser uma reunião extremamente focada, ela possibilita avaliar o problema com atenção, alinhando estratégias e estruturando planos eficientes para os pontos tratados.

Assim, é possível trabalhar de forma eficiente com uma gestão de metas e resultados.

Valorização do trabalhador e retenção de talentos

O colaborador com certeza irá se sentir valorizado ao ser chamado para uma reunião exclusiva com seu superior, onde serão tratados assuntos apenas de seu interesse.

Todos os seus problemas serão ouvidos e junto com seu líder ele poderá,  inclusive, obter mais abertura para juntos acharem uma solução.

Essa proximidade é muito importante, pois o funcionário que é valorizado na empresa tende a ficar mais tempo, o que ajuda a diminuir a rotatividade de funcionários.

Equipes mais preparadas e engajadas

Além das integrações e treinamentos coletivos, esta reunião tem como propósito conhecer melhor cada colaborador, suas características, habilidades e pretensões.

Assim, fica mais fácil o líder direcionar este colaborador para a equipe ou projeto em que ele se sentirá mais à vontade e executará seu serviço com maior eficácia.

Como fazer reuniões one on one

As reuniões devem ser agendadas com antecedência e a discussão deve ser apenas sobre o que foi determinado para que a conversa não se prolongue.

Abaixo veremos outras dicas muito importantes.

Marque na sua agenda

Reserve uma data e um horário específicos para fazer o 1:1, assim o colaborador poderá se preparar para a reunião.

Se possível, repita sempre este horário e dia da semana para realizar a reunião, assim o colaborador se acostuma com esse compromisso.

Além disso, evite desmarcar ou ficar trocando sempre o horário ou dia, se não for realmente importante. Isso pode ser frustrante para os colaboradores.

Determine o tempo de duração

O mais comum são 1:1 em torno de 30 minutos de duração, assim o gestor terá tempo de sobra para ouvir, questionar e ser questionado, e assim, descobrir maneiras de melhorar o desempenho.

Faça anotações de tudo na reunião

É bastante recomendável que você tome nota dos principais tópicos falados na reunião. Esta parte parece simples, mas é fundamental para que se chegue a resultados satisfatórios e ao desenvolvimento de planos de ação.

Não só pelo fato de que você poderá consultar as anotações em outras ocasiões, mas para mostrar ao participante que você está empenhado em ouvir e tomar providências necessárias para melhorar.

Quando se deve fazer uma reunião one on one

Depende da sua disponibilidade e, principalmente, do tamanho da sua equipe. As frequências mais comuns são: semanal, quinzenal ou mensal. Mas fazer o one on one toda semana é, muitas vezes, o ideal.

Pode parecer que a frequência semanal tomará muito do seu tempo, mas é exatamente isso que se espera de um líder: que você dedique bastante tempo para sua equipe. Teste e verá os resultados.

O que se deve discutir em uma reunião 1:1

Sempre que acontece uma reunião de 1:1 são tratados temas diferentes e específicos, priorizando uma ação de cada vez.

Alguns pontos de discussão costumam ser sobre o que tem ido bem, ajustes que foram previstos na reunião anterior e sobre o progresso da performance de cada profissional.

Os resultados das tarefas de desenvolvimento e treinamentos que tenham acontecido também podem ser discutidos. Assim como a necessidade ou não de outro objetivo para melhorias na performance.

Como deve ser o one on one com funcionários remotos?

Nada impede que as conversas 1:1 aconteçam quando os colaboradores estiverem em home office, pois qualquer ferramenta de call pode mediar essa reunião.

Durante o trabalho remoto, é importante que essas reuniões sejam mais frequentes, a fim de alinhar as expectativas do líder quanto às entregas, entender quais os desafios do colaborador, manter o engajamento e espírito de time.

Os líderes podem ainda dar dicas de como os colaboradores podem aproveitar melhor o trabalho remoto, sem perder a produtividade.

Como Sesame pode ajudar em reuniões one on one?

Com os dados de avaliação de desempenho, o People Analytics e gestão de tarefas que Sesame oferece, é possível conhecer melhor o desempenho de seus funcionários, e levar para as reuniões apenas os dados mais relevantes para uma conversa rápida e produtiva.

Desta forma, os principais assuntos podem ser tratados e documentados em uma mesma plataforma, facilitando a análise de desempenho do funcionário.

Giovanna Rodrigues

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