30 de março, 2023

As empresas que possuem funcionários registrados no regime de CLT precisam cumprir diversas obrigações legais, dentre elas está a entrega da GFIP. Por isso, esse documento está sempre presente no dia a dia do departamento pessoal e deve ser realizado com muito cuidado.

Não sabe o que é a GFIP, sua importância e as consequências que a empresa pode ter caso não seja feita da forma correta? Então você está no lugar certo! Continue a leitura para saber tudo sobre o assunto, inclusive como fazer a gestão deste documento.

O que é GFIP?

A GFIP, como é popularmente conhecida a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e de Informações à Previdência Social, é um documento responsável por recolher as contribuições do FGTS e as informações referentes à Previdência Social.

Toda empresa que possui funcionários registrados deve enviar mensalmente essa guia para o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), que está disponível no site da Receita Federal.

Por ter caráter declaratório, esse documento deve ser enviado mesmo quando a empresa não possui nenhum pagamento a ser feito, ou seja, quando não faz recolhimento para o FGTS. Nesses casos, ele é conhecido como GFIP sem movimento.

Esse procedimento é obrigatório desde 1999, quando foi regulamentada pelo Decreto nº 3.048. Ali são encontradas todas as regras e detalhes de como apresentar a guia aos órgãos responsáveis.

Quais informações devem constar na GFIP?

Por ser um documento declaratório enviado ao órgão público responsável, existem algumas informações obrigatórias que devem sempre estar especificadas. São elas:

Informações da empresa (razão social, nome fantasia, CNPJ, endereço etc)
Ocorrências responsáveis pela geração da GFIP
Dados do funcionário (nome, cargo, CPF etc)
Valor recolhido referente ao FGTS
Valor pago ao INSS
Remuneração bruta do funcionário com benefícios

Importante ressaltar que cada funcionário deve ter uma guia separada para ser enviada. Além disso, cada uma deve ser preenchida com muito cuidado e atenção, evitando erros que podem gerar multas à empresa.

Quando se deve entregar a GFIP?

Como mencionamos, a GFIP deve ser entregue mensalmente ao governo federal. Contudo, existem alguns prazos que devem ser cumpridos pelas empresas. Segundo o item 6 do Manual da GFIP para SEFIP 8.4:

I. até o dia 7 (sete) de cada mês, e no caso de envolver recolhimento ao FGTS, com antecedência mínima de 2 (dois) dias úteis da data de seu vencimento;

II. até o dia 31 (trinta e um) de janeiro do ano seguinte, as referentes à competência 13 (13º salário).

Porém, se não houver expediente bancário nas datas acima, o envio deve ser antecipado para o dia de expediente bancário imediatamente anterior.

Penalidades ao falhar no prazo de entrega

“E se minha empresa não cumprir com os prazos de entrega citados anteriormente?”

Nesses casos, o empregador será multado de acordo com o valor informado. Entenda melhor como funcionam essas penalidades:

Em caso de movimentação financeira na GFIP: é aplicada uma multa de 2% ao mês sobre o valor informado nos pagamentos em atraso. Ou seja, caso acumule os meses de atraso, são acrescidos mais 2% ao mês.

Desta forma, o primeiro mês de atraso terá 2% de multa, no segundo mês 4% e assim por diante.

Se a GFIP não apresentar movimentações: nesse caso, o valor mínimo da multa é de R$ 200,00.

Por isso, é essencial que as empresas se atentem aos prazos e os cumpram corretamente, evitando problemas e prejuízos financeiros. Uma dica é não deixar para o último dia do prazo, evitando assim possíveis imprevistos.

E não é só essa penalidade que a empresa pode sofrer em relação à GFIP.

Caso ela seja entregue com dados incorretos e não seja feita a retificação antes de qualquer procedimento administrativo ou fiscal do INSS, a empresa também deve arcar com as multas previstas no Capítulo X da Lei Federal nº 8.212/91 e as sanções previstas na Lei Federal nº 8.036/90 no que se refere ao FGTS.

A importância de manter o controle desse documento

Manter o controle da GFIP é de extrema importância para que a empresa cumpra suas obrigações trabalhistas e previdenciárias, evitando problemas com a Receita Federal e com os demais órgãos fiscalizadores.

Quando a organização tem o controle das guias enviadas, ela garante que todas estejam sendo preenchidas da maneira correta e entregues dentro do prazo. Além disso, é possível manter um histórico do documento para evitar problemas futuros.

Outro ponto importante sobre esse controle é que a empresa pode ter uma melhor gestão das suas finanças, armazenando todas as informações referentes ao pagamento do FGTS e INSS de seus funcionários.

E para facilitar a organização da GFIP, você pode contar com Sesame!

Organizando o GFIP

Com a nossa ferramenta de Gestão Documental, você pode armazenar esses e outros documentos importantes relacionados aos seus colaboradores. Assim, eles ficam armazenados e organizados em um único local, o que facilita o acesso por qualquer pessoa que precisar.

Solicite uma avaliação gratuita de Sesame e conheça todos os benefícios de ter um software completo auxiliando a gestão do seu RH!

Quer avaliar nosso artigo?

Avaliação média:

4 estrelas (87 votos)

★★★★☆