Descubra o que é e-Social e o que você deve saber como empregador

28 de abril, 2023

O e-Social, criado em 2014 pelo Decreto nº 8.373/2014, é um projeto desenvolvido por inúmeros órgãos do Governo Federal, como a Receita Federal, o Ministério do Trabalho e Emprego, o INSS e a Caixa Econômica Federal.

Em 2019, a fim de simplificar o sistema,  o programa passou por alguns ajustes. Depois, tornou-se obrigatória a sua implementação nas empresas, podendo gerar multas e restrições. Assim como a gestão documental de Sesame, este sistema tem a função de unificar e simplicar o acesso de informações.

Mas você conhece o e-Social? Sabe como deve empregá-lo e quais estratégias usar? Caso a resposta seja negativa, Sesame te ajuda! Para descobrir essas e mais informações, continue lendo o artigo!

O que é o e-Social?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, ou somente e-Social, é o novo sistema do Governo Federal. Tem por objetivo facilitar e unificar o envio de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias pelas empresas.

O objetivo de sua criação era simplificar e modernizar o cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas, o que resultaria na redução da burocracia e no combate à sonegação fiscal e ao trabalho informal.

O e-Social é obrigatório para todas as corporações do país, independente do seu tamanho ou tipo de atividade. Caso as obrigações não sejam cumpridas, multas e outras penalidades podem ser aplicadas pelo governo. Dessa forma, o conhecimento do recente programa e sua implementação é de extrema importância para a continuidade das atividades da empresa.

Por meio do e-Social, as organizações devem fornecer os dados de seus colaboradores, como informações pessoais, salários, horas trabalhadas, férias e afastamentos. Além disso, é necessário o envio de materiais referentes à Medicina e Segurança do Trabalho, tais como exames médicos, treinamentos realizados pelos funcionários e acidentes de trabalho.

Por que é importante para a gestão de pessoas?

Diante disso, a importância do e-Social para a gestão de pessoas se deve à facilidade de envio de informações e à redução de erros e de retrabalho, uma vez que o sistema valida os dados antes do envio.

Ainda, possibilita um maior controle, além de organização das informações e melhoria na gestão de benefícios oferecidos aos colaboradores, como plano de saúde, vale transporte, alimentação e outros.

Em resumo, o e-Social é significativo porque ajuda a simplificar o envio de dados, reduzir falhas, organizar informações, gerir benefícios e garantir o cumprimento das obrigações legais. Tudo isso contribui para uma gestão mais eficiente e efetiva dos recursos humanos da empresa.

Como o e-Social pode contribuir para uma gestão mais eficiente e transparente das informações trabalhistas?

O e-Social é um programa pensado para contribuir e elevar a eficácia da gestão empresarial e a transparência das informações trabalhistas. 

Diversos modos são utilizados para fazer essa contribuição, sendo um deles a unificação das informações em um único sistema, o que facilita a gestão e o acesso a elas. 

Outra facilidade é a padronização dos dados, pois o sistema possui regras e validações que garantem a qualidade e uniformidade das informações fornecidas pelas empresas. Ainda, aumenta a automatização de processos, reduzindo os erros e agilizando o procedimento.

Por fim, há uma simplificação das fiscalizações, visto que estão centralizadas em um único lugar, o que agiliza e facilita a identificação de irregularidades.

A importância da transparência na gestão das informações trabalhistas

A transparência nas informações trabalhistas é fundamental para uma gestão responsável e ética do RH de uma organização. Isso porque quando os dados são transparentes, tanto colaboradores quanto o governo possuem acesso às mesmas, garantindo o cumprimento das obrigações legais e trabalhistas pela empresa. Ainda, possibilita a identificação de possíveis irregularidades e fraudes.

Além disso, a transparência na gestão auxilia na criação de um ambiente de confiança e de colaboração entre a corporação e os funcionários. Quando os contratados possuem acesso às suas condições de trabalho, salários e outros aspectos, sentem-se valorizados e respeitados pela empresa. 

Também, é um ponto relevante para a imagem da organização, visto que demonstra compromisso com a legalidade e ética, construindo uma boa reputação e fidelização de clientes e funcionários. Contribuindo positivamente para a reputação da empresa.

Por fim, sendo o mais importante, é que essa transparência é um requisito legal do Brasil. O e-Social é obrigatório para todas as corporações.

Estratégias para garantir o compliance com o e-Social

O e-Social foi desenvolvido com o objetivo de garantir o compliance trabalhista e previdenciário das empresas, já que se trata de uma ferramenta voltada para a adequação às normas e obrigações legais.

No entanto, é necessário adotar algumas medidas para que essa garantia seja realizada. Continue lendo para saber mais!

Mapear processos e informações

Uma maneira que facilita a adesão e a identificação de possíveis problemas é a realização de um mapeamento dos processos e informações necessários para o cumprimento das obrigações legais do e-Social. Assim, haverá uma maior garantia de que os dados estejam corretos e atualizados.

Capacitar colaboradores

A capacitação dos colaboradores envolvidos na gestão do e-Social é de extrema importância para a efetivação do compliance. Eles devem estar cientes das obrigações legais e dados que precisam ser fornecidos para o sistema.

Manter um controle de qualidade

É fundamental um controle de qualidade das informações fornecidas ao sistema. Isso pode ser feito por meio de validações e conferências dos dados. Essa estratégia tem por ação identificar possíveis enganos ou erros e corrigi-los.

Monitorar prazos e obrigações

Esse é um dos métodos mais importantes, já que garante o cumprimento das leis. Portanto, monitore os prazos e obrigações legais do e-Social sempre que possível. Para isso, conte com um cronograma de atividades e alertas para os responsáveis pelas entregas.

Contar com o suporte de especialistas

Por ser um sistema novo, a possibilidade do surgimento de dúvidas e problemas na empresa e entre os funcionários é grande. 

Sendo assim, contar com o apoio de especialistas da área é uma das estratégias mais inteligentes que podem ser aplicadas. Isso se deve às orientações e soluções aos obstáculos específicos, além do auxílio na interpretação das normas e obrigações legais.

Gostou do artigo? Esperamos que sim! Para posts relacionados a esse, entre no blog de Sesame!

Giovanna Rodrigues

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