7 de novembro, 2023

A modernização da tecnologia transformou por completo o modo em que trabalhamos e nos ofereceu várias ferramentas que cada vez mais aprimoram a comunicação e a produtividade no trabalho. E uma dessas poderosas ferramentas com a qual podemos contar é a comunicação assíncrona.

Vejamos nos próximos tópicos o que é a comunicação assíncrona e algumas de suas particularidades que podem ser útil na comunicação interna de empresas. Vamos lá!

Compreendendo a Comunicação Assíncrona

Para que possamos compreender a comunicação assíncrona, vejamos um exemplo concreto: Uma empresa que possui sua matriz no Brasil e filiais espalhadas pelo mundo todo, pode comunicar-se de forma assíncrona com todas elas, independente de fuso horário. Isso porque as informações ficarão no sistema e a pessoa poderá acessá-las assim que iniciar seu dia de trabalho.

Mas qual a definição de comunicação assíncrona? Vejamos.

O que é comunicação assíncrona e como ela difere da comunicação em tempo real

A definição mais simples de comunicação assíncrona é dizer que ela configura todo o tipo de comunicação que não é imediata ou em tempo real, como e-mails, mensagens e ferramentas como Slack, por exemplo.

Podemos dizer então, que as comunicações que não são assíncronas são aquelas realizadas em tempo real, como chamadas telefônicas e chamadas de vídeo.

Porém, ela não deve ser confundida com o trabalho remoto, que geralmente faz uso de ferramentas simultâneas de comunicação, como bate-papo ou conferência de vídeo.

Por que a comunicação assíncrona é relevante no ambiente de trabalho moderno

A comunicação assíncrona tem uma enorme relevância no ambiente de trabalho moderno, pois com a correria do dia a dia fica impossível lembrar de tudo o que foi tratado, por exemplo, em uma conversa telefônica.

Quando a conversa vem de forma escrita, ou por meio de mensagens de voz, ela pode ser verificada quantas vezes forem necessárias, e o mais importante, ela não se perde com o tempo.

Vantagens da Comunicação Assíncrona

Dentre as inúmeras vantagens que podemos perceber ao realizar a comunicação assíncrona, separamos as mais relevantes para que você tome conhecimento de cada uma delas. Vejamos:

Flexibilidade: permite que os membros da equipe respondam as mensagens em seu próprio tempo.
Eficiência: o progresso e as prioridades do projeto podem ser verificados em um único lugar, reduzindo a necessidade de reuniões e atualizações.
Aumento da produtividade: se as tarefas e comunicações essenciais estiverem em uma única plataforma, todos os membros da equipe podem se concentrar melhor em suas tarefas, aumentando a produtividade.
Redução do Estresse: gerenciando suas tarefas e comunicações em seu próprio ritmo, os colaboradores podem reduzir o estresse e melhorar o bem-estar no local de trabalho.
Melhoria na Colaboração: a comunicação assíncrona facilita a colaboração entre as equipes, independentemente da localização ou do fuso horário.

Aumento da flexibilidade e produtividade: como a comunicação assíncrona beneficia os funcionários

Através da comunicação assíncrona os funcionários podem realizar uma escala de prioridades, flexibilizando a demanda de trabalho e começando pelos mais urgentes ou importantes.

Isso faz com que a produtividade aumente de maneira relevante.

Como a comunicação assíncrona melhora a gestão do tempo e reduz interrupções no trabalho

A comunicação assíncrona melhora a gestão de tempo e reduz interrupções à medida que o colaborador não precisa interromper seu trabalho para atender uma ligação ou participar de alguma reunião.

Estratégias para Implementar a Comunicação Assíncrona

Continuando nosso assunto, veremos agora algumas estratégias simples que podem ser colocadas em prática para implementar a comunicação assíncrona em sua empresa de maneira eficiente.

Desenvolva um plano de comunicação: Em primeiro lugar, é necessário que se desenvolva um plano de comunicação que seja eficiente o bastante para alcançar os objetivos propostos.

Comunique-se de forma clara: Ter clareza na comunicação garante que a mensagem que você deseja passar será entendida da maneira correta, evitando conflitos e erros.
Evite exageros: Muito cuidado com a quantidade e a periodicidade das mensagens, pois mensagens excessivas podem tirar o foco do objetivo.
Organize os processos: Garanta que os processos da empresa estejam em ordem para que a comunicação interna seja facilitada.
Compartilhe espaço de trabalho: Quando as pessoas se conhecem, elas se comunicam de uma forma muito melhor.

Ferramentas e tecnologias para facilitar a comunicação assíncrona

Vejamos algumas ferramentas e tecnologias que você poderá usar para facilitar a comunicação assíncrona em sua empresa, sendo elas:

E-mail
Chat
Bate-papo em vídeo
Compartilhamento de arquivos
Painéis de discussão
Tomada de notas
Brainstorm colaborativo
Blogs e Weblogs
Mídia Social

Você percebeu que a quantidade de ferramentas são muitas, mas cabe ao gestor e líder saber utilizar cada uma delas e verificar qual a melhor para a empresa.

Desafios e Soluções na Comunicação Assíncrona

Vejamos agora alguns desafios que muito provavelmente encontraremos na comunicação assíncrona e as soluções propostas para melhorá-la.

Capacitação

Gestores e líderes que se comunicam mal com certeza terão um time que se comunica mal. A maioria das empresas peca ao negligenciar a capacitação para líderes na área da comunicação, pois serão eles que transmitirão todas as informações referentes à empresa e ao trabalho.

A solução é investir pesado em treinamento e qualificação dos líderes e gestores na área da comunicação.

Assertividade

Ruídos na comunicação existem, mas o exagero pode levar ao fracasso de todo um projeto. É de vital importância que os gestores e líderes conheçam e utilizem estratégias de comunicação assertivas, ou seja, que se comuniquem de forma clara e objetiva.

Utilização da ferramenta adequada

Existem inúmeras ferramentas à disposição no mercado para serem usadas pelos gestores e líderes para que a comunicação seja realmente efetiva dentro da organização. Porém, é necessário que a escolha da ferramenta seja adequada ao tipo de empresa e aos colaboradores que nela trabalham.

Uma destas ferramentas é Sesame, que possui a funcionalidade de comunicação interna perfeita para utilizar como forma de comunicação assíncrona.

Cobertura e participação

Principalmente nas empresas que trabalham remotamente, a cobertura é um requisito primordial, pois a informação deve chegar a todos os que fazem parte da time. Caso a informação não esteja disponível, ou não chegue a todos os colaboradores de forma integral, pode gerar falta de engajamento e desmotivação, pois ele não se sentirá parte da equipe.

A comunicação sempre será um dos principais pilares dentro de uma organização, pois sem ela não é possível dar andamento a nenhum projeto. Cabe aos líderes e gestores usar os canais mais adequados e os que melhor darão resultado segundo a estrutura e o segmento do negócio.

Esperamos ter ajudado, para que você faça a melhor escolha na utilização da comunicação em sua empresa! Se você quer melhorar a comunicação interna da sua empresa, experimente a ferramenta de comunicação interna de Sesame!

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Giovanna Rodrigues

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