Headcount Estratégico: Gerenciando Eficientemente o Número de Funcionários

8 de novembro, 2023

Hoje vamos saber um pouco mais sobre headcount estratégico e como ele gerencia eficazmente o número de funcionários.

Existem vários indicadores de RH que são extremamente úteis para medir a performance dos processos em uma empresa e gerenciar eficientemente o seu número de funcionários, um deles é o headcount. Esse indicador que à primeira vista parece muito simples tem um imenso impacto na gestão, lucratividade e produtividade de qualquer negócio.

Vejamos a seguir o que quer dizer headcount, sua importância e demais detalhes sobre o assunto.

O que é Headcount e sua Importância

A palavra headcount significa literalmente “contagem de cabeças”, mas que pode ser adaptada para “contagem de pessoas”.

No ambiente empresarial, esse termo representa uma métrica utilizada pelo RH para o acompanhamento da quantidade de funcionários que fazem parte das equipes, considerando eventuais baixas e novas contratações. Esse acompanhamento independe do nível hierárquico, horário ou função exercida dentro da corporação.

O headcount é de extrema importância, pois traz uma visão completa da equipe de uma empresa, permitindo realizar análises e tomadas de decisão em relação a aspectos essenciais.

Um desses aspectos é o orçamento de pessoal do negócio, já que uma das principais despesas de qualquer área de RH é a folha de pagamento.

Por que o headcount é crucial para o planejamento estratégico de uma empresa

É através da correta contagem de colaboradores que a organização poderá fazer um planejamento estratégico realmente voltado para o sucesso, pois somente sabendo exatamente com quantos funcionários poderá contar, é que os projetos poderão ser dimensionados e distribuídos aos setores responsáveis.

Não adianta a empresa pensar em um super projeto se não terá força de trabalho suficiente para colocá-lo em prática.

Métodos de Cálculo de Headcount

A realização do cálculo de headcount é extremamente simples, pois consiste em somar o total dos colabores ativos que a empresa possui naquele momento.

Esse cálculo poderá ser feito de duas maneiras, vejamos:

• Cálculo manual: Feito manualmente pela equipe de RH que deverá fazer a conferência do livro de registros que necessita estar completamente atualizado, ou ainda pode contar com a ajuda da liderança de cada setor.
• Cálculo tecnológico: Trata-se do processo que conta com o auxílio de planilhas eletrônicas e programas especiais para tal finalidade.

Fatores a considerar, incluindo sazonalidade, turnover e expansão da equipe

Um fator que deve ser considerado no planejamento estratégico da empresa é a sazonalidade. Isso porque organizações que trabalham com produtos sazonais, que são aqueles que tem maior procura em determinada época do ano, como por exemplo o panetone, precisam aumentar seu quadro de funcionários em determinado período.

Outro fator a ser considerado é o turnover, pois quando a empresa possui muita rotatividade em seu quadro de funcionários o headcount pode oscilar muito.

A expansão da equipe é outro fator que deve ser observado, pois caso os projetos da empresa se ampliem, será necessário também o aumento da equipe.

Vejamos a seguir o importante papel do headcount no planejamento de recursos humanos.

O Papel do Headcount no Planejamento de Recursos Humanos

O papel do headcount é muito importante, pois ele guia as decisões de RH e de gestão da empresa. Podemos dizer que o headcount direciona as estratégias do universo empresarial, guiando decisões cruciais de RH e gestão. Vejamos então, abaixo, as áreas em que ele é mais utilizado.

Recursos humanos

É através da análise do headcount que os gestores de RH poderão mapear as necessidades da equipe garantindo que a quantidade certa de funcionários esteja disponível para realizar todos os trabalhos, alinhando RH e metas estratégicas.

Observamos que mantendo um headcont equilibrado, ele influencia diretamente no equilíbrio dos custos associados a salários e benefícios.

Sabemos que um time dimensionado evita sobrecarga de atividades dos colaboradores, maximizando a eficiência e qualidade do trabalho.

Planejamento Estratégico

A importância do headcount para o planejamento estratégico pode ser observado como a base para determinar o tamanho correto da equipe para que esta consiga chegar aos objetivos propostos.

Se bem aplicada, essa métrica poderá permitir que a empresa esteja sempre preparada para desafios e mudanças repentinas.

Ele serve como base sólida para determinar o tamanho certo da equipe para atingir objetivos estratégicos, e se bem monitorada permite que as organizações estejam preparadas para mudanças e desafios.

Através dos indicadores a empresa poderá se antecipar às necessidades futuras de contratações e treinamento de funcionários, pois uma equipe alinhada é essencial para se realizar metas de longo prazo.

Financeiro

Para o setor financeiro o headcount é essencial, pois está diretamente relacionado com os custos operacionais, otimizando assim as despesas com salário, benefício e treinamentos.

Um headcount equilibrado influencia diretamente a lucratividade, pois o excesso de funcionários pode resultar em desperdício de recursos. Já uma equipe reduzida pode sobrecarregar os demais, afetando a qualidade e eficácia do trabalho.

Como o headcount afeta o desenvolvimento de estratégias de RH

É por meio desta métrica que o setor de RH poderá acompanhar outras que também são de extrema importância para o sucesso da empresa, vejamos quais:

• Orçamento para a folha de pagamento
• Controle da jornada de trabalho
• Pagamento de horas extras
• Banco de horas
• Faltas
• Taxa de turnover
• Investimento em treinamentos

Gerenciando o Headcount de Forma Estratégica

Para que o headcount seja utilizado de forma estratégica e que seja voltado para resultados, são necessárias algumas práticas que vermos abaixo.

• Entender os job descriptions: É essencial que se entenda qual o trabalho que desempenha cada setor da empresa. Com essas informações em mãos é possível rever planos de cargos e salários e otimizar a folha de pagamento.

• Analisar as estruturas de trabalho: Será que o home office realmente é mais barato do que o trabalho presencial? Para responder essa pergunta é necessário observar em qual ambiente o funcionário produz mais e melhor.

• Criar cronogramas: Essa prática ajuda a entender como as equipes estão divididas, os valores destinados a cada uma delas e como melhorar essa relação.

• Avaliar o desempenho dos colaboradores: Para que seja estrategicamente utilizado, o headcount deve levar em consideração tanto o número de colaboradores quanto o desempenho deles.

Além disso, o headcount deve analisar também o desempenho esperado por cargo, a produtividade de cada funcionário e área. Isso é fundamental quando o assunto é voltado para novas contratações.

Para conhecer mais sobre as boas práticas de gestão de pessoas, acompanhe nosso blog e veja dicas para utilizar no seu dia a dia.

Giovanna Rodrigues

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