Dimensionamento de Equipe: Estratégias Eficientes para Atender às Demandas Empresariais

9 de janeiro, 2024

Neste conteúdo falaremos sobre dimensionamento de equipe e quais as estratégias eficientes para que se possa atender às demandas da empresa. Para isso, entenderemos tudo sobre as estratégias, ferramentas, planejamentos e avaliação que o ajudarão para que tudo saia perfeito.

Vamos lá?

Importância do Dimensionamento de Equipe

Realizar o dimensionamento de equipe de maneira assertiva é fundamental. Isso porque se a empresa trabalha com um número grande de colaboradores, corre o risco de passar por um período em que a demanda esteja menor, e alguns funcionários fiquem ociosos.

Além disso, o contrário também pode acontecer. Imagine um período em que a demanda esteja crescente e o número de colabores está baixo, a empresa correrá o risco de não conseguir cumprir os compromissos com os clientes.

Com esses dois cenários, podemos perceber que tanto o excesso quanto a falta de profissionais podem gerar um desequilíbrio e alguns graves problemas, como:

• Sobrecarga de trabalho;
• Acúmulo de horas extras;
• Faltas injustificadas;
• Profissionais insatisfeitos;
• Turnover.

Mas para que isso não aconteça, existem soluções que facilitam essa tarefa. Vejamos no decorrer do artigo.

Como um planejamento estratégico ajuda a atender às demandas

Antes de vermos como um planejamento estratégico ajuda a entender as demandas, vejamos primeiramente o que é um planejamento estratégico.

Planejar é a primeira função administrativa que determina com antecedência quais os objetivos a serem atingidos e como fazer para que sejam alcançados.

De uma maneira mais simples, o planejamento estratégico define o que esperar do futuro de uma empresa. Como todo plano ele necessita ser detalhado para que as etapas sejam muito bem pensadas e executadas, sempre contando com os recursos disponíveis para atingir os objetivos.

Tendo isto como base, podemos dizer que a partir de um planejamento estratégico bem elaborado, as demandas, ou seja, o que se espera da empresa, será bem mais fácil de ser alcançado.

Métodos e Estratégias para Dimensionar uma Equipe

Primeiramente é necessário que se entenda que a quantidade de profissionais para cada área de uma empresa está relacionada ao ramo de atuação, ao tamanho do empreendimento e ao nível de produtividade que ele deseja ter.

Devido a estes fatos, é fácil afirmar que cada tipo de negócio tem suas próprias características e necessidades. E para facilitar a vida de quem irá fazer esse trabalho, daremos algumas dicas para que isso fique um pouco mais fácil:

• Avaliar a demanda – Liste todas as tarefas que o time deverá executar no processo e faça um levantamento de quantos profissionais serão necessários para que o tempo gasto na atividade seja suficiente para que ela seja realizada com qualidade.
• Ouça os feedbacks de seu time e dos clientes – Antes de tomar qualquer decisão, ouvir os colaboradores pode trazer uma visão mais completa das equipes, e ajuda a entender se a distribuição de tarefas precisa de alguma mudança. As avaliações do público também são importantes, pois podem contribuir para levantar aspectos que necessitem de maior atenção.
• Conduza sua equipe – Use a tecnologia a seu favor na condução de sua equipe. Acompanhe os índices de presença, absenteísmo e produtividade para calcular o dimensionamento do seu time.
• Faça projeções e previsões – Levante informações úteis para o seu negócio, como o fluxo de entrada e saída de clientes. Esses indicadores ajudam a traçar previsões e preparar um dimensionamento de equipe com antecedência.
• Adaptabilidade – O dimensionamento da equipe, como já foi visto, pode mudar de um departamento para outro, por este motivo as práticas de dimensionamento de equipes devem ser flexíveis e adaptáveis, pois nem todos os negócios seguem o mesmo padrão.

Ferramentas e métricas para determinar o tamanho ideal da equipe

Para conseguir calcular a quantidade certa de pessoas em uma equipe, é necessário que se observe alguns fatores, tais como:

• Levantamento do trabalho realizado em cada setor;
• Quanto tempo é gasto em cada processo;
• Quantas pessoas são necessárias para realizar o trabalho proposto.

Visto isso, é hora de colocar em prática os indicadores de desempenho da sua empresa, como a capacidade, a produtividade, a lucratividade e a rentabilidade.

Desafios e Soluções no Dimensionamento de Equipe

Como pudemos perceber nesta leitura até aqui, o dimensionamento da equipe de trabalho depende de muitas variáveis. Por este motivo os desafios são grandes, mas com calma e com as ferramentas adequadas você poderá realizar esse trabalho com assertividade.

Dentre as várias dicas que podemos oferecer, vamos listar algumas que o ajudarão muito nesta tarefa:

• Contratar bons colaboradores que compreendam a necessidade do aumento ou diminuição dos afazeres;
• Treinar os colaboradores para trabalhar em meio a desafios;
• Oferecer as ferramentas adequadas para que o trabalho seja feito da melhor maneira possível;
• Monitorar os resultados para ver se o que foi acordado está sendo cumprido;
• Dar feedbacks;
• Gerenciar o time com destreza.

Estes são alguns pontos que podem ser observados, e que facilitarão muito o desenvolvimento do negócio.

Lidando com picos sazonais e flutuações na demanda

Empresas que trabalham com produtos sazonais sabem da necessidade da flutuação na contratação de colaboradores. Isso porque de acordo com o produto e a demanda, serão necessários mais ou menos profissionais para dar conta do serviço.

Tomemos por exemplo uma empresa que fabrica Panettone, sua demanda maior será no final do ano. Já outra que fabrica sorvete terá como pico os meses mais quentes, e assim por diante.

Benefícios de um Dimensionamento Eficiente

Citaremos abaixo, alguns dos benefícios que um dimensionamento eficiente de equipe pode oferecer à empresa:

• Reduz os custos – Através de um dimensionamento correto da equipe pode-se ter uma diminuição dos custos, pois não haverá a contratação de profissionais excedentes.
• Evita sobrecarga – Quando os recursos humanos estão corretos para a realização do trabalho, evita-se a sobrecarga dos colaboradores.
• Evita a ociosidade – Um trabalhador ocioso pode acabar atrapalhando a eficiência do trabalho e gera mais custos do que o necessário.
• Satisfação profissional – Quando o colaborador trabalha em um ambiente onde não há sobrecarga de trabalho, é muito menor a incidência de profissionais estressados, insatisfeitos e doentes.

Agora que você já conhece os detalhes e os benefícios de um dimensionamento eficiente de equipe de trabalho, é hora de verificar o que acontece em sua empresa. Os colaboradores são suficientes, ou há falta ou sobra de mão de obra?

Giovanna Rodrigues

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