Processo de Admissões: Melhores Práticas e Etapas Importantes

9 de janeiro, 2024

Em um cenário cada vez mais competitivo, toda empresa que busca crescer e ter resultados cada vez melhores precisa de um bom processo de admissões. Isso porque essa é a primeira etapa para construir equipes sólidas, com habilidades que se complementam e que juntas conseguem atingir os objetivos da companhia.

Por conta da importância desse processo de admissão, trouxemos um conteúdo completo com todas as informações que sua empresa precisa para criar um processo eficaz. Continue a leitura!

Checklists e Processos para Admissões Eficazes

Todo processo de admissão de um novo funcionário passa por algumas etapas que são cruciais para que o profissional possa começar a atuar naquela organização.

Nos próximos tópicos vamos aprofundar nas documentações que devem ser entregues, além dos principais processos que devem ser realizados durante esse período. Continue a leitura.

Documentação necessária: identificação pessoal, comprovantes, etc

Cada empresa pode solicitar algumas documentações diferentes, de acordo com as suas necessidades. Porém, as mais comuns em todas as organizações incluem:

• Documentos de identificação pessoal: RG ou CNH, CPF, certidão de nascimento ou certidão de casamento.
• Comprovante de residência: incluem conta de água, luz, gás ou telefone, desde que esteja no nome do profissional ou de seus pais.
• Escolaridade: diploma e histórico escolar.
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): podendo ser a versão física ou digital.
• Registro profissional: aplicável apenas em casos que exigem registro em conselhos de classe, como registro na OAB ou CRM, por exemplo.
• Exames médicos ocupacionais: trata-se do resultado dos exames admissionais.
• Número do PIS/PASEP: necessário para cadastro no Programa de Integração Social.
• Foto 3×4: necessária para identificação em documentos internos da empresa.
• Dados bancários: informações como banco, número da conta e agência, que serão utilizados para depósito do salário.

Etapas do processo: desde a oferta até a contratação

Agora que você já sabe quais são os documentos essenciais para a contratação de um colaborador, entenda cada uma das etapas que envolvem o processo desde a oferta até a contratação.

1. Oferta de emprego: apresentar oficialmente a oferta de emprego ao candidato, incluindo detalhes sobre salário, benefícios e responsabilidades.
2. Negociação e aceitação: discutir termos e condições, possibilitando espaço para negociação e aguardar a aceitação formal do candidato.
3. Coleta de documentos: solicitar e coletar a documentação necessária para as admissões. Considere os documentos citados anteriormente.
4. Avaliação pré-admissional: realizar exames médicos e avaliações necessárias antes da contratação.
5. Assinatura do contrato: elaborar o contrato de trabalho conforme os termos acordados e garantir que ambas as partes o assinem.
6. Registro na folha de pagamento: inserir informações do novo colaborador no sistema de folha de pagamento.
7. Registro em órgãos competentes: realizar o registro do novo funcionário em órgãos competentes, como o registro no Ministério do Trabalho, por exemplo.

Depois de concluídas essas etapas, é essencial que seja realizado um acompanhamento pós-contratação. Assim, por meio de avaliações regulares, é possível fornecer um suporte contínuo para garantir a adaptação adequada do novo colaborador.

Protocolos Legais e Documentação Obrigatória

Ao conduzir processos de contratação, é essencial seguir protocolos legais e garantir a documentação obrigatória para cumprir as normas trabalhistas. Alguns pontos importantes incluem:

1. Registro do emprego na Carteira de Trabalho;
2. Requerimento de exames médicos ocupacionais;
3. Elaboração e assinatura do contrato de trabalho;
4. Providência do cadastro do funcionário no Programa de Integração Social (PIS) ou Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP);
5. Registro em órgãos competentes, como Ministério do Trabalho;
6. Fornecimento de EPIs, caso necessário;
7. Disponibilização das normas internas da empresa;
8. Cumprimento com as obrigações fiscais, como retenção de impostos e contribuições previdenciárias;
9. Certificação de que a documentação educacional do candidato está de acordo com as exigências do cargo;
10. Respeito às cláusulas do Acordo Coletivo de Trabalho, caso seja aplicável à categoria.

Elementos de Admissão para o Departamento de Recursos Humanos

Tanto a empresa como o novo colaborador são responsáveis por um processo de admissão eficaz, que traga benefícios para ambos os lados. Veja mais sobre esse assunto nos próximos tópicos.

Papéis e responsabilidades do novo colaborador

Apesar da empresa ter diversas etapas a seguir nesse momento, o novo funcionário também possui algumas responsabilidades importantes. Veja algumas das principais:

• Entendimento do cargo;
• Integração na equipe;
• Adaptação às normas internas;
• Cumprimento de prazos;
• Comunicação efetiva;
• Desenvolvimento profissional;
• Resolução de problemas;
• Produtividade e qualidade;
• Cooperação em projetos;
• Feedback e desenvolvimento;
• Ética profissional;
• Cuidado com a imagem da empresa.

Comunicação interna e procedimentos de integração

Após a entrada do novo funcionário, é muito importante que a empresa se atente aos processos de comunicação interna e aos procedimentos de integração à equipe.

Olhando para a comunicação interna é muito importante deixar os canais de comunicação abertos, como e-mail, intranet e ferramentas de mensagens. Além disso, realizar reuniões regulares, incentivar feedbacks construtivos e promover eventos e atividades que incentivem a integração são estratégias muito bem-vindas.

Já quando falamos de procedimentos de integração, promover uma orientação geral da empresa, fazer uma apresentação apropriada à equipe e oferecer treinamento específico, com materiais de integração, mentorias e planos de desenvolvimento são essenciais.

Essas práticas promovem uma comunicação interna eficaz e facilitam uma integração suave, contribuindo para o sucesso do novo colaborador na organização.

Ferramentas e Softwares para Simplificar Admissões

Para que todos esses processos citados sejam simplificados, existem softwares focados na gestão de recursos humanos que vieram para facilitar o dia a dia da área de RH. Além deles, outras ferramentas também possuem papel fundamental durante toda essa etapa.

Continue a leitura para entender mais sobre esses softwares que estão ganhando cada vez mais espaço nas organizações.

Utilização de plataformas digitais para agilizar o processo

Os softwares voltados para o time de RH são capazes de facilitar diversas etapas do processo de admissões. Conheça algumas utilizações fundamentais para essa estratégia:

• Sistemas de Rastreamento de Candidatos (ATS): promove a automação do processo de seleção, desde a triagem até a comunicação com os candidatos, promovendo um fluxo contínuo de informações.
• Onboarding digital: simplificação do processo de integração, reduzindo a papelada e acelerando a familiarização do novo colaborador.
• Gestão eletrônica de documentos: armazenamento e gerenciamento eletrônico de documentos importantes relacionados à admissão.
• Plataforma de análise de dados de RH: ferramentas analíticas para obter insights sobre o desempenho do processo de admissão e identificar áreas de melhoria.
• Formulários eletrônicos: substitui formulários em papel por versões eletrônicas para coleta eficiente de informações do novo colaborador.

Além dos softwares de RH, existem outras ferramentas que podem ajudar os profissionais desse setor durante a admissão de funcionários. A partir de plataformas como Zoom, Meets e Teams, por exemplo, é possível realizar reuniões remotas.

Uma rede social bastante importante é o LinkedIn, onde o recrutador consegue postar vagas e buscar ativamente por candidatos qualificados. Ainda, ferramentas como Slack e Discord são ótimas ferramentas de comunicação interna para melhorar a colaboração e interação entre os funcionários.

Benefícios da tecnologia na gestão documental do processo de admissão

Dentre os principais benefícios trazidos pelos softwares de RH estão:

• Redução do uso de papel;
• Agilidade e rapidez nos processos;
• Acesso remoto aos documentos;
• Maior precisão e organização das documentações, reduzindo os riscos de extravios ou informações incorretas;
• Segurança dos dados para proteger informações sensíveis e garantir a conformidade com as regulamentações de privacidade;
• Facilidade na coleta de assinaturas de forma eletrônica;
• Automatização de tarefas repetitivas;
• Integração com outros sistemas;
• Melhoria na experiência do colaborador.

Esperamos que este conteúdo tenha sanado suas dúvidas em relação ao processo de admissões de funcionários. Quer saber mais sobre o universo dos recursos humanos? Então navegue em nosso blog e acesse outros conteúdos relacionados!

Laura Kemp

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