Gestão documental
Descomplicando o Gerenciamento de Documentos no Departamento de RH
Entenda a importância do gerenciamento de documentos para o RH e como essa estratégia pode ser abordada na sua empresa. Acesse!
Gestão documental
Entenda a importância do gerenciamento de documentos para o RH e como essa estratégia pode ser abordada na sua empresa. Acesse!
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Isabel García
HR Consultant
9 de janeiro, 2024
Como o departamento de RH é o setor que mais cuida de documentos, por que não facilitar a vida dos colaboradores que trabalham nessa área? E é exatamente aí que a automação entra, para descomplicar o gerenciamento de documentos.
Em meio aos frequentes avanços da tecnologia, a atuação empresarial vem se tornando cada vez mais dependente das inovações nesse campo.
Os sistemas informatizados e a automação de processos já são realidade na rotina operacional da maioria das corporações devido ao seu potencial de melhoria.
Vejamos agora o assunto de uma forma mais detalhada, vamos lá?
Dentro da empresa, o departamento de RH é um dos setores que mais lida com documentos. E para que os funcionários consigam desempenhar suas funções com eficiência, é extremamente necessário que se mantenha a ordem.
O dia a dia da rotina da área de RH exige uma grande movimentação de documentos, a fim de manter a regularidade das contratações e o controle dos direitos trabalhistas.
Quando a área trabalha sem a devida organização dos documentos e a definição dos processos, isso pode acarretar atrasos, erros e problemas, o que com certeza acabará gerando prejuízos para a empresa.
Por estes motivos é que a organização de documentos do RH é importante, pois contribui para a realização de um trabalho com eficácia, além de ajudar a prevenir danos para o seu negócio.
Como já pudemos perceber, a automatização leva à segurança das informações que são mantidas dentro do setor, além de evitar erros e riscos legais que podem penalizar a empresa.
Pensemos em um contexto em que o colaborador entrega um processo de uma licença-médica e esta papelada por algum motivo é extraviada. Imagine todo o problema que isso poderia causar para o colaborador, para a empresa e para o funcionário que perdeu os papéis?
Por outro lado, se a organização dispusesse de um sistema de automatização de processos, esse risco seria quase nulo, pois tudo já estaria devidamente digitalizado e arquivado em um local de fácil acesso e à disposição pelo período legal que for preciso.
Como pudemos perceber até aqui, o setor de RH trabalha com muitos documentos diariamente, logo, reunir e administrar todos eles pode ser um grande desafio para os profissionais da área.
Separamos a seguir um passo a passo de como organizar documentos e contratos de forma simples e prática que irá ajudar nesta complicada tarefa:
Como pudemos perceber, a utilização das ferramentas que ajudam a manter os documentos em ordem e seguros são de extrema importância na rotina do RH.
Por meio da classificação e padronização dos documentos, o setor de RH simplifica o acesso e busca por informações.
Isso porque se as informações não estiverem devidamente padronizadas, imagine a dificuldade para encontrar qualquer documento que seja necessário.
O que também se deve ter em mente, é que não serão sempre as mesmas pessoas que tratarão desse trabalho, já que podem haver promoções ou desligamentos de funcionários do setor. Os novos colaboradores deverão ter a facilidade de acesso através dessa organização e padronização feitas.
A automatização é o investimento em tecnologia que a corporação faz para dar suporte aos processos burocráticos e ao aprimoramento da rotina. É quando a empresa faz o uso de softwares e de outras ferramentas tecnológicas que promovem a automação.
Atualmente, é mais do que necessário, é imprescindível contar com um sistema de software de gerenciamento de documentos.
Com o software do Sesame você poderá tranquilamente realizar com segurança o armazenamento da documentação de todos seus colaboradores, de forma organizada em um único espaço.
Com a ferramenta do Sesame você poderá contar com os seguintes benefícios:
Você pode contar com estas e outras vantagens ao optar por ter em sua empresa um sistema de gestão do Sesame.
Dentre os vários benefícios que a automatização proporciona para um gerenciamento eficiente de documentos na área de RH, citaremos os mais significativos:
Se sua empresa ainda não conta com um sistema de gerenciamento de documentos, não perca mais tempo com burocracia e papelada. Entre em contato agora mesmo conosco e saiba mais sobre esta facilidade com a qual você pode contar!