HRIS software: como transforma a gestão de recursos humanos?

10 de janeiro, 2024

Os HRIS software têm a função de ajudar as empresas e os departamentos de recursos humanos a trabalhar com muito mais eficiência. Eles permitem gerir toda a empresa, desde os trabalhadores que já atuam quanto a contratação de novos empregados.

Podemos, com certeza, dizer que a maior vantagem que um HRIS pode oferecer é que ele irá gerir toda a sua atividade através da mesma interface.

Efetuar o controlar através de um software de Recursos Humanos digital pode facilitar, o trabalho da área de RH economizando tempo e custos. Além disso, as informações geridas pelas bases de dados de HRIS são muito valiosas; consequentemente, a tomada de decisão do departamento de recursos humanos é muito mais simples e precisa.

O que é HRIS Software?

A sigla em inglês HRIS é utilizada para descrever “Human Resources Information System”, que em português significa Sistema de Informação de Recursos Humanos. Ou seja, trata-se de um software projetado para auxiliar empresas no gerenciamento de todas as informações que estão relacionadas aos seus colaboradores.

Podemos dizer que é uma solução de software que mantém, gerencia e processa informações detalhadas sobre funcionários, além de políticas e procedimentos relacionados com a gestão de recursos humanos. Em outras palavras, o HRIS padroniza as tarefas e processos de recursos humanos facilitando a manutenção de registros e gerando relatórios mais precisos.

Quando conseguimos eliminar os processos burocráticos manuais e impressos relacionados à área de RH, um HRIS oferece interações mais integradas, otimizadas e eficientes entre os funcionários e as empresas, permitindo que os profissionais de RH executem um serviço mais estratégico e de alto valor.

Por meio do HRIS, é possível integrar os processos do RH, como recrutamento, seleção, integração de novos colaboradores, avaliação de desempenho, gestão de licenças e férias, entre outros.

Na prática o sistema centraliza todos os dados essenciais que o RH necessita para as atividades diárias, isso inclui:

• Dados pessoais dos profissionais, tais como idade, endereço, entre outros;
• Informações de contato;
• Experiências anteriores;
• Salário;
• Benefícios;
• Tratamento e gestão do ponto;
• Histórico de trabalho;
• Avaliações de desempenho;
• Informações de remuneração.

No próximo tópico verificaremos alguns dos principais benefícios que o uso de um HRIS software pode trazer para sua empresa.

5 benefícios do uso de um HRIS software

Vejamos agora cinco dos principais benefícios que o uso do HRIS pode trazer à sua companhia:

Informações de mais RH acessíveis

A implantação de um sistema HRIS pode economizar muito tempo ao departamento de RH, por exemplo, ao consultar uma informação sobre um funcionário, ou sobre a própria empresa, sem perder tempo procurando e olhando vários documentos.

As informações podem ser encontradas com o clique de um botão e, além disso, não há risco de perda de informações, pois sempre haverá um backup que permitirá restaurar a versão mais recente.

Facilidade nos processos de seleção

Os sistemas de informações de RH beneficiam diretamente todo o processo de seleção de colaboradores; essa tarefa será muito mais simples e ágil para o departamento de recursos humanos se tivermos a ajuda de um HRIS.

Um software de gestão com essas características ajudará a Direção de RH em vários aspetos para o recrutamento de pessoal. Ele ajudará a identificar as necessidades da empresa, a publicação de vagas, a recolha automática de currículos dos candidatos, as diferentes fases do processo de seleção e o seu monitoramento e, por fim, a admissão e formação de novos trabalhadores.

A implementação de um HRIS no departamento de recursos humanos pode ainda trazer grandes benefícios, como redução de custos e horas de trabalho.

Agilidade na comunicação

Com a implantação do SIRH Software, você perceberá uma maior agilidade na comunicação entre o departamento de RH, os colaboradores e os gestores. Com uma comunicação simples e estreita o relacionamento profissional e interpessoal de todos os membros da equipe serão facilitados, o que acabará melhorando a comunicação interna e o ambiente de trabalho.

Melhoria na tomada de decisões baseada em dados

Através da capacidade analítica do sistema para gerar relatórios detalhados, o gestor de RH poderá tomar decisões mais assertivas a respeito do desempenho, absenteísmo, rotatividade e produtividade dos colaboradores.

Isso porque através da análise dados é possível identificar padrões e tendências, o que pode ajudar a empresa a se antecipar a necessidades de planejamento.

Diminuição de erros e conformidade legal

A automação e exatidão do sistema reduz, ou quase acaba com os erros em tarefas de processamento tais como pagamento de horas trabalhadas, horas extras, cálculos de benefícios e férias.

Outro benefício do HRIS Software é que são sempre atualizados de acordo com as regulamentações e leis trabalhistas, o que garante que a empresa não seja penalizada pelo não cumprimento alguma norma.

Como escolher um bom HRIS software para gerenciar sua equipe de trabalho?

Com tantas opções no mercado, para escolher um bom HRIS Software para gerenciar sua esquipe de trabalho é primordial que você faça uma pesquisa e garanta que ele atenda a alguns requisitos.

Sendo assim, para facilitar um pouco sua escolha, abaixo listaremos os principais requisitos que esse software necessita, vamos conferir?

• Ele deve permitir que as folhas de pagamento e qualquer outro tipo de informação sobre o trabalhador sejam visíveis para ele para que haja transparência;
• Tenha um sistema de privacidade, onde cada colaborador tenha em sua área todos os seus documentos armazenados;
• Deve se integrar a qualquer tipo de ferramenta usada no setor de RH;
• Permitir que se faça a sincronização com o software de gestão de ausências e férias dos colaboradores;
• Necessita ser compatível com qualquer dispositivo online e que não necessite fazer instalação ou baixar qualquer programa;
• Seja compatível com qualquer tipo de arquivo, assim as informações podem sr carregadas para o banco de dados;
• Disponha da possibilidade para a assinatura de documentos digitalmente;
• Autorize a troca de documentos e a comunicação interna na empresa;
• Obedeça a todas as normas de segurança online e siga corretamente todas as leis.

Escolher um software de HRIS seguro e eficiente não é uma tarefa simples. No entanto, se você levar em conta os aspectos essenciais que enumeramos acima, será muito mais fácil tomar a decisão certa.

Tiago Santos

VP of Community and Growth at Sesame RH | + posts

Profissional experiente de RH dedicado a promover comunidades colaborativas fortes de líderes de RH. Como fundador do RH Club e da HR Community, uso meus mais de 15 anos de experiência para melhorar as perspectivas de carreira dos líderes de RH.

• Como as metodologias ágeis estão revolucionando o RH nas empresas?
• RH Externo: análise completa dos modelos de terceirização dos RH
• Feedforward: o poder da antecipação para tomar melhores decisões
• Rescisão de trabalho: um guia detalhado para empregadores e RH