22 de janeiro, 2024

Em nosso post de hoje trataremos sobre um assunto muito importante para o desenvolvimento e sucesso de sua empresa: Como a gestão de documentos online facilita o armazenamento corporativo.

Sabemos que as empresas lidam todos os dias com uma infinidade de documentos, como contratos, cadastros, fichas, contas, recibos, calendários, notas fiscais e muitos outros.

O gerenciamento dos documentos irá toda essa papelada facilitando o acesso aos arquivos mais usados e protegendo contra danos os que não são menos utilizados.

É um processo necessário, que leva em conta as características dos arquivos, as necessidades da empresa, os prazos e as melhores maneiras para que o acesso diário seja eficiente.

Quais são os instrumentos da gestão de documentos?

Os instrumentos da gestão de documentos são essenciais para organizar, manter e garantir o acesso eficiente às informações dentro de uma organização. Vamos explorar alguns deles, destacando sua importância.

Planejamento

É fundamental para estabelecer as diretrizes e políticas relacionadas à gestão documental. Nesse estágio, são definidos os processos de criação, uso, armazenamento e descarte dos documentos.

Classificação

Desempenha um papel crucial ao categorizar os documentos com base em critérios predefinidos. Isso simplifica a localização e recuperação das informações quando necessário.

Indexação

Indexação é outro instrumento importante, permitindo a associação de termos ou palavras-chave aos documentos. Esse processo facilita a busca e recuperação eficiente dos documentos, promovendo uma gestão mais ágil e eficaz.

Organização física e digital

A organização física e digital é um componente vital da gestão de documentos. Isso envolve a disposição física adequada dos documentos em arquivos, bem como sua organização lógica em sistemas de gerenciamento documental digitais.

Controles de acesso e segurança

Os controles de acesso e segurança são implementados para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos sensíveis. Isso é essencial para proteger a confidencialidade e integridade das informações.

Revisão e atualização

A revisão e atualização periódicas são práticas necessárias para manter a relevância e eficácia do sistema de gestão documental ao longo do tempo.

Nesse contexto, esse processo envolve a análise constante das políticas e procedimentos, assegurando que estejam alinhados com as necessidades em evolução da organização. Além disso, essa prática é fundamental para manter a eficácia do sistema de gestão documental ao longo do tempo e garantir sua relevância contínua.

Dessa forma, garantir a adaptabilidade do sistema é essencial para acompanhar as mudanças e garantir sua eficiência contínua.

Implementação

Em última análise, a implementação eficaz desses instrumentos contribui para uma gestão de documentos eficiente, promovendo a organização, a acessibilidade e a segurança das informações em toda a organização.

Como fazer a gestão de documentos online?

Realizar a gestão de documentos online é uma prática essencial para organizações que buscam eficiência, acessibilidade e segurança em seus processos documentais. A seguir, destacarei as etapas e práticas recomendadas para implementar essa gestão de forma eficaz.

Escolha da plataforma

Primeiramente, selecione uma plataforma de gestão documental online que atenda às necessidades específicas da sua organização.

Digitalização de documentos

Inicie o processo digitalizando documentos físicos que ainda não estejam em formato eletrônico. Nesse sentido, utilize scanners e certifique-se de que os documentos digitalizados mantenham qualidade e legibilidade.

Organização estruturada

Estabeleça um sistema de organização lógica, criando pastas e categorias adequadas para classificar os documentos. Então, isso facilitará a localização rápida e eficiente quando necessário.

Indexação e metadados

Implemente um sistema de indexação e atribuição de metadados. A associação de palavras-chave e informações adicionais aos documentos agiliza a recuperação de informações relevantes.

Controle de acesso

Estabeleça controles de acesso e permissões para garantir que apenas usuários autorizados possam acessar determinados documentos. Enfim, isso é crucial para manter a segurança da informação.

Fluxo de aprovação eletrônica

Adote fluxos de aprovação eletrônica sempre que possível. Afinal, isso agiliza processos que envolvem a revisão e aprovação de documentos, reduzindo a dependência de assinaturas manuais.

Backup e segurança

Assegure backup regular dos dados e implemente medidas robustas de segurança para proteger os documentos contra perdas e acessos não autorizados.

Treinamento

A princípio, conduza treinamentos regulares para os usuários sobre as práticas adequadas de gestão de documentos online.

Revisão periódica

Realize revisões periódicas do sistema, ajustando procedimentos conforme necessário e garantindo que estejam alinhados com as mudanças nas necessidades da organização.

Nesse sentido, ao seguir essas práticas e implementar uma gestão de documentos online eficiente, sua organização estará melhor posicionada para otimizar processos, melhorar a colaboração e garantir a segurança das informações.

Benefícios de ter um gestor de documentos online para RH

Primeiramente, a adoção de um gestor de documentos online no setor de Recursos Humanos oferece diversos benefícios que impactam positivamente a eficiência, organização e segurança das operações.

Abaixo encontraremos todas as facilidades que Sesame RH proporciona para que sua empresa desfrute dessa ferramenta

Centralização de documentos

A centralização de documentos é facilitada por um gestor online, promovendo a organização. Do mesmo modo, todos os documentos relacionados aos colaboradores, como contratos, certificados e avaliações, podem ser armazenados em um local acessível apropriado.

Acesso rápido e eficiente

Antes de tudo, com um gestor online, é possível acessar rapidamente os documentos necessários, reduzindo o tempo gasto na busca por informações. Isso contribui para a agilidade nas tomadas de decisões e na resposta a demandas do RH.

Colaboração remota

Sobretudo, facilitando a colaboração remota, o gestor de documentos online permite o compartilhamento fácil e seguro de arquivos entre membros da equipe, mesmo quando estão trabalhando remotamente. Ou seja, isso promove uma colaboração mais eficaz e flexível.

Redução de papel e custos

A transição para um ambiente digital implica na redução significativa do uso de papel e dos custos associados à impressão e armazenamento físico. Além disso, sendo mais sustentável, essa prática impacta positivamente o orçamento do departamento de RH, proporcionando economias financeiras e contribuindo para práticas mais amigáveis ao meio ambiente.

Segurança da informação

Sobretudo, com medidas robustas de segurança, como criptografia e controle de acesso, um gestor online assegura a proteção das informações confidenciais dos colaboradores. Além disso, ao evitar acessos não autorizados e vazamentos, essa ferramenta se torna um pilar essencial na preservação da privacidade e segurança dos dados corporativos.

Integração com outras ferramentas

A princípio, a integração do gestor de documentos online com outras ferramentas utilizadas no RH, como sistemas de folha de pagamento e de gestão de desempenho, otimiza a eficiência dos processos. Além disso, essa integração melhora a consistência das informações, promovendo uma gestão mais harmonizada e precisa de dados relacionados aos colaboradores.

Em resumo, a implementação de um gestor de documentos online no setor de Recursos Humanos resulta em uma gestão mais eficiente, transparente e segura. Nesse sentido, essa ferramenta contribui para o sucesso das operações e a satisfação dos colaboradores.

Além disso, evidencia a importância dessa ferramenta na modernização e otimização dos processos internos, fortalecendo a eficácia das práticas de gestão documental no ambiente corporativo.

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Iris Serrador

Sales Engineer at Sesame RH | + posts

Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.

Iris Serrador

HR Content Specialist

Como a gestão de documentos online facilita o armazenamento corporativo