Ferramenta de gestão de tarefas: como escolher uma eficiente?

13 de fevereiro, 2024

Para escolher uma ferramenta de gestão de tarefas eficiente, é crucial realizar uma avaliação cuidadosa das opções disponíveis no mercado.

Em primeiro lugar, é importante identificar as necessidades específicas da equipe ou da organização. Entre elas: volume de tarefas, a complexidade dos projetos e a colaboração entre os membros da equipe.

Em seguida, é necessário fazer uma análise das funcionalidades oferecidas por cada ferramenta, levando em consideração aspectos como facilidade de uso, capacidade de personalização, integração com outras ferramentas e dispositivos, entre outros.

Dessa forma, será possível escolher uma ferramenta o software de gestão de tarefas que atenda às necessidades específicas da equipe ou da organização e contribua para o aumento da produtividade e eficiência.

O que é uma ferramenta de gestão de tarefas?

Uma ferramenta de gestão de tarefas é um aplicativo ou software projetado para auxiliar equipes e indivíduos na organização, acompanhamento e conclusão de suas atividades.

Essas ferramentas oferecem uma variedade de recursos que permitem criar listas de tarefas, atribuir responsabilidades a membros da equipe, definir prazos, acompanhar o progresso e colaborar de forma eficiente.

Essencialmente, uma ferramenta de gestão de tarefas facilita a visualização e o gerenciamento de todas as tarefas em um único local, proporcionando uma visão geral clara das prioridades e do andamento dos projetos.

Isso promove a coordenação entre os membros da equipe, evita duplicação de esforços e ajuda a garantir que os prazos sejam cumpridos.

Além disso, muitas dessas ferramentas oferecem recursos de comunicação integrados, como comentários em tarefas, chat em tempo real ou notificações por e-mail, o que facilita a colaboração e a troca de informações entre os membros da equipe.

Em resumo, uma ferramenta de gestão de tarefas é uma solução digital projetada para simplificar e otimizar o processo de planejamento, execução e acompanhamento das atividades, contribuindo para uma maior produtividade e eficiência no ambiente de trabalho.

4 ferramentas de gestão de tarefas no mercado

Sabemos que existe uma imensa variação de ferramentas de gestão de tarefas no mercado. E, após analisarmos algumas vamos descrever abaixo as cinco melhores do mercado. Vejamos:

• Trello: é a ferramenta visual que possibilita ao time o gerenciamento de qualquer tipo de projeto, fluxo de trabalho ou monitoramento de tarefas.
• Sesame RH: es um software de Recursos Humanos que centraliza todas as suas tarefas em um só lugar. Dessa forma, você e sua equipe conseguem ter uma visão geral do que precisa ser feito, delegar responsabilidades, acompanhar o progresso de cada projeto e garantir que nada fique para trás. Além disso, ele tem muitas outras funções que complementam o gerenciamento do departamento de recursos humanos de uma empresa, como controle de tempo, gerenciamento de férias ou avaliação de desempenho.
• Asana: é uma plataforma de gerenciamento de trabalho móvel na web projetada para ajudar as equipes a organizar, rastrear e gerenciar seu trabalho
• Jira: é uma ferramenta que permite o monitoramento de tarefas e acompanhamento de projetos garantindo o gerenciamento de todas as suas atividades em único lugar

Quais os benefícios de contar com uma ferramenta de gestão de tarefas?

Contar com uma ferramenta de gestão de tarefas oferece uma série de benefícios significativos para equipes e organizações.

Organiza as atividades

Primeiramente, essas ferramentas proporcionam uma melhor organização das atividades, permitindo que os membros da equipe visualizem todas as tarefas em um único local e priorizem suas ações de acordo com a importância e os prazos estabelecidos.

Maior transparência

Além disso, a utilização dessas ferramentas promove uma maior transparência e colaboração dentro da equipe, pois permite atribuir responsabilidades, compartilhar informações e acompanhar o progresso das tarefas de forma colaborativa. Isso contribui para uma comunicação mais eficaz e uma distribuição equitativa de trabalho entre os membros da equipe.

Prazo e eficiência

Ao oferecer recursos de acompanhamento de tempo, lembretes de prazos e notificações automáticas, as ferramentas de gestão de tarefas ajudam a garantir que as atividades sejam concluídas dentro do prazo e de forma eficiente. Isso faz com que se reduzam a possibilidade de atrasos e retrabalho.

Melhoria nos processos

Além disso, essas ferramentas também facilitam a identificação de gargalos e oportunidades de melhoria nos processos de trabalho, por meio da análise de dados e relatórios de desempenho. Isso permite que as equipes otimizem seus fluxos de trabalho e tomem decisões mais embasadas para alcançar melhores resultados.

Em resumo, os benefícios de contar com uma ferramenta de gestão de tarefas incluem:

• Uma melhor organização das atividades,
• Maior transparência e colaboração,
• Aumento da produtividade e do desempenho da equipe,
• Identificação de oportunidades de melhoria nos processos de trabalho.

Como melhorar os processos e manter as entregas dos funcionários?

Para melhorar os processos e manter as entregas dos funcionários, é essencial implementar algumas estratégias eficazes.

Em primeiro lugar, é importante identificar e documentar os processos existentes, a fim de entender melhor as etapas envolvidas e identificar possíveis áreas de melhoria.

Em seguida, é crucial estabelecer padrões e procedimentos claros para cada processo. Isso garante que todos os membros da equipe compreendam suas responsabilidades e as expectativas de qualidade e prazo.

Além disso, é fundamental investir em capacitação e treinamento contínuo para os funcionários. Isso garante que eles possuam as habilidades e conhecimentos necessários para realizar suas tarefas de forma eficaz.

Isso pode incluir treinamentos técnicos, desenvolvimento de habilidades interpessoais e gerenciais, bem como a promoção de uma cultura de aprendizado contínuo na organização.

Outra estratégia importante é utilizar ferramentas de gestão de tarefas e projetos. Eles ajudam a organizar o trabalho, definir prioridades, acompanhar o progresso e garantir que as entregas sejam realizadas dentro do prazo estabelecido.

Além disso, essas ferramentas facilitam a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe. Dessa forma, eles podem compartilhar informações, discutir ideias e resolver problemas de forma eficiente.

Os gestores devem estabelecer um sistema de feedback regular. Para que forneçam retorno aos funcionários sobre seu desempenho e os incentivem a identificar oportunidades de melhoria nos processos.

Isso promove a transparência, o engajamento e o comprometimento da equipe com os objetivos organizacionais.

Em resumo, para melhorar os processos e manter as entregas dos funcionários, é necessário identificar e documentar os processos existentes. Também devem-se estabelecer padrões claros, investir em capacitação e treinamento, utilizar ferramentas de gestão de tarefas e projetos, e promover um sistema de feedback regular.

Essas estratégias ajudam a aumentar a eficiência, a produtividade e a qualidade do trabalho realizado pela equipe.

Tiago Santos

VP of Community and Growth at Sesame RH | + posts

Profissional experiente de RH dedicado a promover comunidades colaborativas fortes de líderes de RH. Como fundador do RH Club e da HR Community, uso meus mais de 15 anos de experiência para melhorar as perspectivas de carreira dos líderes de RH.

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