2 de abril, 2024

O sistema de gestão de documentos simplifica e otimiza o ciclo de vida dos documentos dentro de uma organização. Desde a sua criação até o arquivamento, garante acesso rápido, controle de versão, segurança e colaboração eficaz.

Saibamos mais sobre este assunto com maiores detalhes e vejamos todos os benefícios da gestão documental para os Recursos Humanos de uma empresa.

Como funciona um sistema de gestão de documentos?

Um sistema de gestão de documentos funciona como uma plataforma centralizada e organizada para armazenar, gerenciar e acessar documentos e informações de uma organização. Vejamos tudo isso de uma forma mais explicativa.

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Simplifique a gestão de documentos, acesse arquivos importantes em segundos e colabore de maneira eficiente com sua equipe de qualquer lugar e de forma segura

Inserção dos documentos

Primeiramente, os documentos são digitalizados ou criados eletronicamente e inseridos no sistema por meio de upload ou importação.

Categorização

Em seguida, esses documentos são categorizados e indexados com base em critérios como tipo de documento, data, autor, assunto e outros metadados relevantes. Isso facilita a organização e recuperação eficiente dos documentos quando necessário.

Garantia de integridade

O sistema de gestão de documentos geralmente inclui recursos de controle de versão, por isso que cada vez que um documento é alterado ou atualizado, uma nova versão é criada e registrada no sistema. Como resultado, garante a integridade e rastreabilidade das informações ao longo do tempo.

Segurança

Além disso, muitos sistemas oferecem recursos avançados de segurança e controle de acesso para proteger documentos confidenciais e garantir que apenas usuários autorizados tenham permissão para visualizar, editar ou excluir documentos.

Colaboração em tempo real

Outro aspecto importante é a capacidade de colaboração em tempo real, assim, múltiplos usuários podem trabalhar em um documento simultaneamente, compartilhando comentários e fazendo edições de forma colaborativa.

Criação de processos automatizados

Por fim, os sistemas de gestão de documentos também podem incluir recursos de automação de fluxo de trabalho, permitindo a criação de processos automatizados para revisão, aprovação e distribuição de documentos, o que ajuda a aumentar a eficiência e reduzir erros.

Benefícios de implementar um sistema de gestão de documentos para RH?

Implementar um sistema de gestão de documentos traz, com certeza, uma série de benefícios significativos para o departamento de Recursos Humanos. Dessa maneira, vejamos como exemplo alguns desses benefícios:

Organização eficiente

Um sistema de gestão de documentos permite ao RH organizar e armazenar documentos de forma estruturada e acessível. De tal forma que facilita a localização rápida e precisa de informações importantes, como contratos de trabalho, currículos, registros de desempenho e documentos regulatórios.

Redução de papelada e custos

Ao adotar documentos eletrônicos, o sistema de gestão de documentos, de fato, reduz a necessidade de papelada física, economizando espaço de armazenamento e reduzindo os custos associados à impressão e armazenamento de documentos em papel.

Melhoria da eficiência operacional

Com um sistema de gestão de documentos, o RH pode automatizar processos de fluxo de trabalho, como o recrutamento, integração de funcionários, avaliação de desempenho e gestão de benefícios. Isso resulta em uma maior eficiência operacional e reduz o tempo gasto em tarefas administrativas manuais.

Segurança e conformidade

Os sistemas de gestão de documentos oferecem recursos avançados de segurança, como controle de acesso e criptografia de dados, garantindo a proteção de informações confidenciais dos funcionários. Além disso, eles ajudam o RH a manter a conformidade com regulamentos de privacidade de dados, como o GDPR e a LGPD.

Facilidade de colaboração

Com documentos armazenados em um sistema centralizado e acessível, sobretudo, os membros da equipe de RH podem colaborar de forma mais eficaz, compartilhando informações e documentos de maneira rápida e segura.

Melhoria na experiência do funcionário

Um sistema de gestão de documentos proporciona uma experiência mais eficiente e conveniente para os funcionários, pois com efeito permitir que eles acessem e atualizem suas informações pessoais, solicitem férias, visualizem documentos importantes e participem de processos de RH de maneira mais autônoma.

Principais tarefas que o RH pode otimizar com um sistema de gestão de documentos

Um sistema de gestão de documentos certamente otimizará diversas tarefas do departamento de Recursos Humanos. Inegavelmente proporcionará maior eficiência e praticidade. Aqui estão algumas das principais tarefas que podem ser aprimoradas:

Recrutamento e seleção

Com um sistema de gestão de documentos, o RH pode, principalmente, armazenar o processo de recrutamento e seleção como os currículos, cartas de apresentação e outras informações relevantes de candidatos de forma organizada e acessível. Isso facilita a revisão e a seleção de candidatos, além de permitir o rastreamento do status de cada processo seletivo.

Integração de novos funcionários

Ao utilizar um sistema de gestão de documentos, o RH pode fornecer igualmente aos novos funcionários acesso a documentos importantes, como políticas da empresa, formulários de benefícios, manuais do funcionário e informações de treinamento.

Avaliação de desempenho

Permite ao RH acompanhar e registrar informações relevantes para a avaliação de desempenho dos funcionários, como por exemplo metas individuais, feedback de avaliações anteriores e resultados de avaliações de competências.

Gestão de benefícios

Com um sistema de gestão de documentos, o RH pode gerenciar os benefícios dos funcionários de forma mais eficiente, com o intuito de armazenar informações sobre planos de saúde, seguros, planos de aposentadoria e outros benefícios oferecidos pela empresa.

Isso facilita a comunicação com os funcionários sobre seus benefícios e ajuda a garantir o cumprimento das políticas da empresa.

Gestão de documentos de RH

O sistema de gestão de documentos pode ser usado para armazenar e gerenciar uma variedade de documentos internos do RH, como por exemplo,contratos de trabalho, registros de férias, registros de horas trabalhadas, registros de treinamento e certificações de funcionários.

Isso garante que os documentos estejam organizados e acessíveis quando necessário, economizando tempo e reduzindo a probabilidade de erros.

Conformidade e auditoria

O sistema de gestão de documentos facilita a conformidade com regulamentos trabalhistas e regulatórios, com o intuito de permitir ao RH manter registros precisos e atualizados. Além disso, fornece uma trilha de auditoria detalhada, o que é essencial para demonstrar conformidade em caso de auditorias externas ou internas.

Assim, ele proporciona maior eficiência, precisão e conformidade, permitindo que o RH atue de forma mais estratégica e proativa dentro da organização.

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★★★★☆

Iris Serrador

Sales Engineer at Sesame RH | + posts

Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.

Iris Serrador

HR Content Specialist

Benefícios de um sistema de gestão de documentos para RH