Estratégias para uma gestão de documentos digitais eficiente

15 de abril, 2024

O processo de gestão de documentos digitais tem o objetivo de organizar todos os documentos da empresa de forma bem estruturada. Essa administração é feita de forma planejada, a partir da separação dos registros, do uso de recursos de identificação e arquivamento digital.

Estratégias para uma boa gestão de documentos digitais

Podemos dizer, com certeza, que a gestão de documentos é uma tarefa burocrática que consome a maior parte do tempo produtivo de uma empresa. Portanto, entre as soluções disponíveis, a organização de arquivos digitais tem se mostrado a maneira mais atraente para aumentar a produtividade nessa área.

Quando há a importação dos documentos para o formato digital, tanto o controle quanto a gestão são facilitadas. Como resultado, a empresa pode remanejar os colaboradores para tarefas mais produtivas, focando em questões práticas, como o atendimento ao cliente ou o desenvolvimento de produtos, como por exemplo.

Se você tiver interesse em implementar essa forma de gestão de documentos em sua empresa, siga as dicas a seguir!

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Simplifique a gestão de documentos, acesse arquivos importantes em segundos e colabore de maneira eficiente com sua equipe de qualquer lugar e de forma segura

Contrate um fornecedor

Para garantir a gestão de arquivos da forma mais otimizada possível, é importante, acima de tudo, que a empresa não dependa apenas de seus computadores. A contratação de fornecedores, por exemplo, pode dar acesso a sistemas mais otimizados, práticos e eficientes.

Decida pelo armazenamento em nuvem

Confiar apenas nas máquinas do escritório não é o melhor caminho. Com efeito, a tecnologia em nuvem é fundamental para trazer maior organização, mobilidade e segurança para os documentos virtuais. Pois, por meio dela é possível acessar os arquivos em qualquer lugar, trabalhar em equipe com facilidade e reduzir o tempo gasto na burocracia para a entrada e a consulta aos documentos.

Restrinja o acesso aos documentos

Visando a maior produtividade do sistema, é fundamental que apenas alguns funcionários possam alterar os arquivos digitais, pois se todos os colaboradores tiverem acesso aos documentos, muito provavelmente em algum momento acontecerão acidentes.

Monte uma estrutura de pastas eficiente

Outra forma eficiente de aumentar a organização dos documentos digitais é principalmente por meio de estruturas de pastas. A ideia é criar níveis de organização em função do conteúdo do arquivo.

Nomeie corretamente cada arquivo

O diferencial dos arquivos digitais é que eles podem facilmente ser guardados, alterados e encontrados. Mas, para que isso aconteça de forma rápida, é importante que cada documento tenha, em seu nome, informações relevantes, como data de emissão, nome do cliente, tipo de operação, natureza da emissão, entre outras.

Sempre siga regras preestabelecidas

Podemos afirmar que o descuido em relação a isso pode levar a morosidade nos processos e perda gradual de ordem e produtividade, pois por mais que a organização de arquivos digitais comece a dar resultado na empresa, é fundamental que as regras delimitadas sejam sempre seguidas.

Benefícios de um software para a gestão de documentos digitais

Quando recorremos a um bom sistema de gerenciamento de documentos, ele, sobretudo, agiliza o dia a dia no negócio, e torna a procura por documentos um processo mais dinâmico e fácil.  Abaixo, você confere alguns dos principais benefícios de digitalizar a gestão de documentos.

Segurança dos dados

Usar uma plataforma de gestão de documentos, garante o sigilo e a segurança dos dados, evitando a perda e o acesso indevido de informações. Dessa forma, fica impossível falar em acesso e compartilhamento de dados sem pensar na segurança da informação.

Compartilhamento de informações

Com a digitalização e o compartilhamento dos arquivos, a informação não fica presa em um único local ou departamento. É possível compartilhar, por exemplo, documentos de forma inteligente, maximizando a eficiência de trabalho dos profissionais.

Organização e maior capacidade de armazenamento

O sistema digital organiza os dados em uma espécie de biblioteca virtual, reduzindo, sobretudo, a necessidade de espaço físico. Além disso, a sistematização dos documentos permite encontrar a informação desejada em poucos segundos.

Redução drástica de erros

A gestão digital reduz falhas humanas e outros erros comuns, como por exemplo arquivos duplicados ou desatualizados.

Agilidade e eficiência

Um dos maiores benefícios de trocar o ambiente físico pelo digital, é a agilidade e eficiência das operações, pois o sistema de gestão de documentos permite o acesso de arquivos de forma muito mais rápida, e garante uma entrega de resultados muito melhor.

Exemplos de documentos digitais para o RH da empresa

A legislação brasileira determina que as empresas guardem diversos documentos por no mínimo dois anos e até por tempo indeterminado. Aliás, essa medida é uma garantia para a corporação evitar multas e se defender em processos trabalhistas.

Existem diversos documentos digitais que podem ser utilizados pelo departamento de Recursos Humanos de uma empresa, e o gerenciamento desses documentos pode ser facilitado por meio de softwares específicos de gestão de documentos ou sistemas de gestão de RH.

Aqui estão alguns exemplos de documentos digitais comuns e suas respectivas finalidades.

Contratos de trabalho: documentos digitais que registram formalmente os termos e condições do contrato de trabalho entre a empresa e o colaborador.

1. Fichas cadastrais: registros digitais que contêm informações pessoais e profissionais dos colaboradores, como nome, endereço, cargo, histórico profissional, etc.
2. Documentos de admissão e demissão: incluem formulários digitais de admissão, termos de responsabilidade, documentos de demissão e todos os registros relacionados aos processos de entrada e saída dos colaboradores.
3. Holerites e comprovantes de pagamento: registram os valores pagos aos colaboradores, incluindo salários, benefícios, descontos e demais remunerações.
4. Avaliações de desempenho: que podem incluir formulários de avaliação, relatórios de feedback e planos de desenvolvimento individual.
5. Políticas e procedimentos internos: estabelecem as diretrizes, normas e procedimentos internos da empresa, incluindo manuais do colaborador, políticas de RH, código de conduta, entre outros.
6. Atestados médicos e documentos de saúde ocupacional: apresentados pelos colaboradores, exames admissionais, periódicos, demissionais e demais documentos relacionados à saúde ocupacional.
7. Comunicações internas: incluem e-mails, comunicados, circulares e demais documentos digitais utilizados para comunicação interna entre a equipe de RH e os colaboradores.

Em resumo, é imprescindível para a empresa ter organizados os principais documentos do departamento pessoal. Afinal, alguns dos arquivos precisam ficar guardados por até 30 anos e outros por tempo indeterminado!

O correto gerenciamento dos papeis é a garantia para que a empresa não seja multada e obtenha êxito em disputas judiciais.

Dicas para fazer uma gestão de documentos digitais eficiente

Determine protocolos de armazenamento

Para que a gestão de documentos digitais aconteça com o máximo de produtividade é necessário determinar normas. Essas normas devem ser necessariamente repassadas para todos os colaboradores, com o propósito de que todos tomem pleno conhecimento e contribuam.

Tenha bons hábitos de organização

Quando se trata de documentação, a organização é uma palavra de ordem. É crucial adotar o hábito diário de manter permanentemente a ordem dos documentos, pois se essa organização falhar por qualquer motivo, prejudicará todo o andamento do processo.

Escolha um bom software

Optar por um bom software de gestão de documentos como o software de Recursos Humanos de Sesame RH para conquistar uma gestão adequada de documentos é um caso a ser muito bem pensado. Portanto, procure conhecer detalhadamente as funções do software, antes de decidir por um sistema.

Atente-se para as classificações

A classificação dos documentos por grupos de assunto é uma estratégia fundamental para garantir um acesso rápido aos documentos, seja em formato de papel ou digital. Essa prática permite que a gestão dos documentos ocorra conforme o esperado, facilitando a localização e organização eficiente das informações necessárias.

Mantenha os documentos atualizados

Para que a gestão de documentos seja eficiente, é importante que os colaboradores tenham uma atenção especial quanto a administração no que se refere à atualização dos mesmos. Esse fator é importante para que os registros possam ser separados adequadamente.

Iris Serrador

Sales Engineer at Sesame RH | + posts

Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.

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