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Gestão de escalas de trabalho: estratégias para fazer com eficácia
Você sabe como otimizar o gestão de escalas de sua equipe de trabalho? Aqui nós lhe dizemos como fazer isso passo a passo.
Precisa de ajuda?
Isabel García
HR Consultant
21 de maio, 2024
A gestão de escalas de trabalho em uma empresa é uma grande responsabilidade, pois será através desta escala que o colaborador irá planejar sua vida.
Por isso saber como fazer uma escala de trabalho é um mecanismo fundamental para otimizar a produtividade e garantir o bem-estar dos funcionários.
Nos tópicos a seguir falaremos sobre o porquê de se fazer uma gestão de escala de trabalho. Saberemos sua importância e as estratégias para que você consiga fazê-la de maneira adequada e estratégica.
Sigamos com a leitura!
O que é a gestão de escalas de trabalho?
O objetivo da gestão de escalas é fazer com que a empresa cumpra a legislação trabalhista com relação à quantidade de horas que o trabalhador deve cumprir, sem sobrecarregá-lo, e que consiga mantê-lo engajado em suas funções.
Podemos dizer que esta atividade é normal na maioria das empresas que trabalham com sistema de plantão, como hospitais, prontos -socorros, algumas áreas da segurança pública e serviços essenciais, entre outros.
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Por que fazer a gestão de escalas de trabalho nas empresas?
A CLT define limites para jornadas de trabalho, estabelecendo 44 horas semanais e 8 horas diárias, e inclui previsões para intervalos de repouso e alimentação, além de descanso entre jornadas.
Quando as escalas são adaptadas às normas específicas de cada categoria profissional e setor, assegura a conformidade legal e promove o bem-estar dos colaboradores, equilibrando trabalho e descanso, prevenindo jornadas excessivas.
Vejamos estes tópicos com maiores detalhes:
Evitar processos trabalhistas
Podemos dizer que dentre as causas de ações trabalhistas em nosso país estão a cobrança do pagamento de horas extras.
Sabemos que quando o funcionário trabalha além do limite estabelecido em contrato, geram-se horas extras e estas devem ser devidamente pagas pela empresa. Porém, quando não há o correto controle da gestão de escalas, a falta de registro de ponto atrapalha o acompanhamento das horas extras realizadas e o valor a ser pago.
Já quando a escala é feita com eficiência, é possível acompanhar de perto se a jornada está sendo cumprida e, com isso, evitar processos trabalhistas.
Ausências controladas
Nas empresas que contam com grande número de funcionários e diferentes opções de turnos e escalas de trabalho costumam, sofrer com a ausência não programada dos colaboradores, seja por faltas, atrasos ou saídas antecipadas.
Quando as faltas são gerenciadas, elas ajudam a manter as finanças e a correta gestão do time.
Equipes menos desgastadas
Os colaboradores que trabalham além de sua jornada podem ter, por exemplo, o relacionamento com os colegas afetado. Pois a sobrecarga de trabalho costuma gerar ansiedade, intolerância e insatisfação profissional e pessoal, o que afeta o convívio com outras pessoas.
Ao fazer a gestão de escalas com eficiência, isso influi diretamente no chamado employee experience, ou seja, na experiência do colaborador durante o seu período na empresa. Se o objetivo do negócio é conquistar melhores resultados, a empresa deve oferecer condições de trabalho justas e transparentes.
Agilidade
Quando as escalas são feitas de forma manual, geralmente chegam pedidos que fazem a escala mudar. Sempre alguém pede para trocar, um profissional que faltou, outro que precisou sair mais cedo e, com toda a certeza, o turno fica descoberto.
Quando você utiliza aplicativos para criar escalas, o organizador cria e publica as escalas. Cada colaborador visualiza a escala pelo aplicativo no seu celular, podendo ou não realizar trocas.
Estratégias para ter controle sobre a escalas de trabalho
Para que o gestor tenha pleno controle sobre a escala de trabalho dos colaboradores nada melhor do que investir em tecnologia. Esta é a melhor decisão para desfrutar de processos com mais agilidade e facilidade, sendo sem sombra de dúvidas fundamental para que o controle seja de fato eficiente e prático.
A gestão de escalas de trabalho pode funcionar como uma ferramenta estratégica. Servirá para que a empresa consiga alinhar melhor as demandas em relação ao número de colaboradores disponíveis para o trabalho, mantendo a empresa sempre ativa, quando necessário.
O controle das atividades traz diversos benefícios que se revertem para todos os setores da empresa.
Controlar a escala de trabalho de forma eficiente é crucial para garantir que todos os turnos estejam cobertos, minimizar conflitos e otimizar a produtividade. Aqui estão algumas estratégias para ter um controle eficaz sobre a escala de trabalho:
Utilizar um software de gestão de escalas
Use software especializado para automatizar a criação e gerenciamento de escalas. Ferramentas como o software de Recursos Humanos de Sesame RH podem ajudar a simplificar esse processo.
Certifique-se de que o software permite acesso mobile, para que os funcionários possam verificar suas escalas de qualquer lugar e a qualquer momento.
Planejamento antecipado
Antecipe as necessidades de pessoal com base em dados históricos, sazonalidade e demandas específicas. Isso ajuda a evitar falta ou excesso de funcionários. Além disso, crie escalas com antecedência, permitindo tempo suficiente para ajustes antes do período de trabalho.
Flexibilidade e trocas de turno
Permita que os funcionários troquem de turno entre si, com aprovação do gerente, para aumentar a flexibilidade e satisfação. Implemente um sistema de banco de horas para gerenciar horas extras e faltas, garantindo compensações adequadas.
Comunicação clara
Mantenha uma comunicação clara sobre as políticas de escala e os critérios usados para a distribuição de turnos.
Incentive os funcionários a darem feedback sobre as escalas para identificar e resolver problemas rapidamente.
Considerar preferências dos funcionários
Colete informações sobre as preferências de turno dos funcionários e, quando possível, leve-as em consideração ao criar as escalas. Além disso, permita que os funcionários informem suas disponibilidades e indisponibilidades com antecedência.
Regras e regulamentações
Certifique-se de que as escalas estejam em conformidade com as leis trabalhistas, incluindo períodos de descanso e limites de horas trabalhadas.
Distribua turnos de forma justa, evitando favoritismo e garantindo que todos tenham oportunidades equitativas de trabalhar nos turnos desejados.
Monitoramento e ajustes contínuos
Use dados e análises para monitorar a eficácia das escalas, identificando padrões de absenteísmo e atrasos.
Esteja preparado para ajustar escalas rapidamente em resposta a mudanças inesperadas, como aumento da demanda ou ausências imprevistas.
Treinamento e capacitação
Treine os funcionários para que possam realizar várias funções, permitindo maior flexibilidade na alocação de turnos. É importante que invista em treinamento contínuo para melhorar a eficiência e a capacidade de resposta da equipe.
Incentivos e reconhecimento
Reconheça e recompense os funcionários que se destacam na flexibilidade e na cobertura de turnos difíceis.
Ofereça incentivos para quem assume turnos menos desejáveis ou cobertos em situações de emergência.
Uso de tecnologia de ponta
Utilize sistemas integrados que combinam a gestão de escalas com outras funções de RH, como controle de ponto e gestão de desempenho. Funcionalidades que você encontra centralizadas no Sesame RH.
Configure notificações automáticas para informar os funcionários sobre mudanças na escala e lembretes de turno.
Ao implementar essas estratégias, você pode garantir um controle mais eficiente e eficaz sobre as escalas de trabalho, promovendo um ambiente de trabalho mais organizado e produtivo, além de melhorar a satisfação dos funcionários.
Como funciona o sistema de gestão de escalas de trabalho?
Um quadro de colaboradores bem organizado e jornadas estabelecidas com inteligência conseguem prevenir ações trabalhistas. Com efeito, isto, com certeza, também melhora o ambiente laboral, aumenta a produção e a qualidade de produtos e serviços prestados.
Para que você esteja protegido perante a lei e consiga obter o melhor em termos de produtividade, listaremos a seguir algumas dicas sobre como você deve montar uma escala de trabalho segura e efetiva em sua empresa. São elas:
Analise os períodos de trabalho
Quando estabelecer uma escala, analise com cuidado os períodos de trabalho. Da mesma forma, observe se os horários de folga estão compatíveis com a lei, se não há erros na equipe e, se ninguém fica sobrecarregado. Utilize sempre uma planilha para ajudar na visualização.
Estabeleça metas em conjunto
É fundamental que todas as pessoas trabalhem para um bem em comum. Portanto, estabelecer metas em conjunto é essencial para evitar divergências e garantir bons resultados.
Cuide dos períodos de descanso
Você deve prestar atenção não apenas às folgas semanais e aos descansos semanais remunerados, mas também aos períodos de férias.
Pessoas que trabalham em regime de escala têm menos oportunidades de socializar com amigos ou, até mesmo, familiares. Garanta que você não negligencie as férias desses colaboradores.
Cumpra a legislação
Para cumprir o que a legislação determina, é necessário conhecê-la. Portanto, estude os aspectos legais. Fique de olho nas atualizações, em novas emendas, nas votações dos governos e no calendário dos sindicatos do seu segmento. Assim, se caso houver alguma alteração você não seja pego de surpresa.
Sabendo de todas estas informações, certamente, ficará bem mais fácil você montar a escala de trabalho de seus colaboradores de uma forma mais humana e cuidadosa, não é mesmo?
Por fim, outra opção é automatizar esses processos com um software de RH con gestão de escalas, como o Sesame RH. Economize tempo e erros com o software de RH. Quer saber mais? Inscreva-se gratuitamente e digitalize esse processo para sua equipe.
Sou uma profissional com mais de 20 anos de experiência em diferentes áreas de Recursos Humanos, como recrutamento, treinamento, prevenção de riscos ocupacionais e gerenciamento de pessoal.
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Sou Marcos López, consultor de RH da Sesame HR. Marque uma reunião com minha equipe para ajudá-lo.
