Kick off: como engajar equipes e impulsionar resultados?

14 de agosto, 2024

Você já está acostumado, e sabe o que se trata o termo kick off? Continue a leitura deste artigo e saiba como engajar sua equipe de trabalho e impulsionar os resultados de seu negócio através dele!

O que significa kick off?

O kick off é um termo que traduzido do inglês, a palavra se assemelha a “pontapé inicial”. Ou seja, eles alinham ideias e expectativas para executar tudo de uma maneira mais tranquila e eficiente.

Essa reunião é realizada logo após o planejamento e somente após a equipe dá início à execução das tarefas no projeto. Para que essa etapa seja produtiva, é necessário contar com um bom planejamento e a preparação necessária.

Otimize a produtividade e a colaboração com o gerenciador de tarefas da Sesame RH

Atribua, acompanhe e conclua tarefas de maneira eficiente, mantenha sua equipe focada nos objetivos e alcance resultados excepcionais em cada projeto.

Benefícios de implementar reuniões kick off

Veja abaixo quais são as vantagens de fazer a reunião kick off com seu equipe!

Alinhar expectativas

A reunião kick off, que é um encontro de alinhamento de todas as partes interessadas em um projeto, ocorre para que as expectativas sejam alinhadas. Essa é a ocasião na qual o cliente expõe os seus pensamentos e conhece os marcos do projeto. Além disso, a reunião de kick off apresenta os gerentes de projetos e os líderes de equipe, que darão andamento à proposta.

Reduzir falhas

A reunião de Kick-off desempenha um papel crucial para iniciar um projeto e garantir seu sucesso. Isso evita conflitos futuros e diminui as chances de erros durante a execução, pois os trabalhos serão mais ágeis e todos já saberão antecipadamente o que precisam fazer.

Motivar

A participação na reunião deve empolgar a equipe de trabalho e motivar o cliente que terá uma boa base de como o seu projeto será realizado. O gestor que estiver apresentando o planejamento deve ser um profissional positivo e que passe confiança a todos.

Engajar

Um enorme desafio é manter os profissionais engajados e focados. Por isso é importante manter o time de trabalho por dentro de todos os assuntos, pois isso faz com que todos mantenham o foco e se entendam no decorrer do processo.

Elevar resultados positivos

Uma reunião bem-feita, atinge os resultados desejados, e torna as tarefas mais fáceis. Os interessados devem trocar dados durante a execução do projeto para evitar muitos problemas.

Esclarecer dúvidas

Eles esclarecerão todas as dúvidas referentes ao projeto logo no início da execução para que cada um saiba onde agir dentro do plano.

Como fazer uma reunião kick off eficiente?

Veja abaixo alguns passos que, se seguidos, facilitarão muito a realização de uma reunião de kick off eficiente:

Alinhe as expectativas

Se as expectativas estiverem mal alinhadas, cada profissional terá uma perspectiva diferente sobre os resultados do projeto. Para que o alinhamento de expectativas seja eficaz, é preciso listar os pontos que serão abordados durante o encontro. Busque, também, determinar como a reunião será conduzida e até mesmo sua duração.

Apresente a equipe

Certamente, conquistar a confiança do cliente logo no primeiro momento o transformará em um grande aliado durante todo o projeto. E uma forma de começar com o pé direito é simplesmente apresentar a equipe que desenvolverá a solução, citando brevemente o nível de experiência profissional e de conhecimentos que agregarão valor ao produto final.

Comunicação eficiente

Forneça o contato dos responsáveis pelo projeto para que o cliente possa manter um contato direto, estabelecendo uma relação baseada na confiança e na cooperação.

Os canais de comunicação devem ser abertos e acessíveis. É importante que todos consigam trocar ideias e atuar de maneira colaborativa sempre que for necessário.

Retome a meta

O primeiro ponto prático abordado é a definição da meta. Em poucas palavras, trata-se de um resumo de todos os pontos do projeto. Liste tudo o que será feito, o que não deve ser executado e até que ponto há uma flexibilidade para mudanças.

Um alinhamento das metas reduz as chances de o projeto ter problemas. Portanto, somente inicie um projeto a partir do momento em que as metas estejam muito bem definidas.

Forneça um cronograma

O cronograma de execução garante que o cliente saiba exatamente como e quando realizarão as entregas do projeto. A apresentação do cronograma evita que a companhia tenha de fazer modificações durante a execução do projeto nas datas e nos horários definidos previamente.

Apresente os custos

O levantamento de custos do projeto é fundamental para que o cliente saiba quanto está investindo e qual será o retorno obtido após a implementação total do projeto. Quando o time de profissionais atua de maneira econômica, ele auxilia a empresa a executar tarefas sempre da melhor maneira possível, buscando maximizar o retorno sobre o investimento realizado.

Utilize métricas de avaliação

Defina de maneira eficaz, as métricas utilizadas durante o projeto. Além disso, as métricas dão uma visão abrangente sobre o funcionamento de todos os processos do projeto.  Lembre-se, de que pessoas cientes do que é esperado são mais engajadas e trabalham por resultados concretos.

Estabeleça canais de comunicação

Informe o cliente de tudo o que ocorre no projeto. Você é quem estipula como, quando e porque ele será informado. Um bom fluxo de comunicação contribui para que todos tenham maior segurança diante do trabalho que está sendo executado.

Escolha a metodologia de gerenciamento

Defina a forma com que o time trabalhará. É importante que todos trabalhem unidos e contribuam uns com os outros para maximizar os resultados do projeto. A escolha da metodologia é feita de acordo com o perfil do projeto. Pois uma má escolha neste contexto impactará diretamente nos resultados obtidos.

Realize uma ótima apresentação

As informações preparadas para a reunião de kick off devem ser, acima de tudo, apresentadas de forma clara e assertiva, visando manter o encontro produtivo e eficiente. É importante ser objetivo e claro na hora de passar informações importantes.

Abra espaço para críticas e para solucionar dúvidas. Assim, todos sairão da reunião de kick off prontos para lidar com os desafios do projeto.

Esteja aberto à negociação

Além disso ,esteja preparado para a negociação. Pois, pequenas alterações que não afetem a condução do trabalho podem ser facilmente aceitas. Negocie as mudanças focando nos resultados que elas trarão para o projeto.

Finalmente agora que você já reuniu as informações necessárias sobre o assunto, é hora colocar tudo em prática para o sucesso de seu negócio!

Tiago Santos

VP of Community and Growth at Sesame RH | + posts

Profissional experiente de RH dedicado a promover comunidades colaborativas fortes de líderes de RH. Como fundador do RH Club e da HR Community, uso meus mais de 15 anos de experiência para melhorar as perspectivas de carreira dos líderes de RH.

• Trabalho hoje em dia e antigamente: compreendendo a transformação do trabalho
• 20 frases inspiradoras sobre acolhimento: ofereça conforto e apoio
• Mensagem de aniversário para empresa: como criar uma mensagem inspiradora
• Saiba como a metodologia 5S pode transformar o ambiente de trabalho