10 de outubro, 2024

Hoje vamos discutir como melhorar a gestão do tempo e produtividade no trabalho.

Primeiramente para melhorar a gestão do tempo podemos dizer que a capacidade de priorizar atividades, organizar agendas de forma eficiente e executar tarefas sem desperdício de tempo são habilidades indispensáveis.

Vejamos durante no decorrer deste artigo como potencializar a eficiência dos colaboradores e ainda garantir uma gestão de tempo e produtividade que minimize falhas e maximize resultados.

Continue a leitura e descubra estratégias práticas e de fácil implementação que podem transformar a vida profissional. E ainda explore dicas valiosas para elevar a gestão de tempo em sua empresa.

Sistema de controle de ponto digital simple e centralizado da Sesame RH

Supervisione e gerencie o tempo de trabalho de sua equipe de maneira eficiente, registre as horas trabalhadas e otimize o planejamento de recursos para melhorar a produtividade.

A importância da gestão do tempo no ambiente corporativo

Você já deve ter ouvido alguns ditados relacionados ao tempo, tais como: Tempo é dinheiro ou então o tempo voa. Isso quer dizer que tempo é um bem precioso, e que não pode ser desperdiçado.

Então o que é gestão de tempo?

Gestão de tempo é planejar e executar um controle de quanto tempo se gasta com cada atividade, com o objetivo de ganhar eficiência e produtividade.

Quando temos a consciência da quantidade de tempo que gastamos para cada tarefa, é possível definir prioridades, prazos e metas. Isso ajudará a manter a organização do negócio e evitar atrasos, tanto no trabalho de funcionários quanto de máquinas e sistemas.

Vejamos abaixo algumas das ferramentas que podemos nos utilizar para facilitar e agilizar nosso controle de ponto.

Ferramentas na gestão de tempo para RH

As principais ferramentas de gestão de tempo atuais com as quais você pode contar sem medo são:

Trello

Quando o assunto é organização de tarefas, um dos softwares mais conhecidos do mercado é o Trello, o qual possui uma interface muito simples e intuitiva e que ajuda você a dividir as atividades em blocos.

O que mais chama a tenção nesta ferramenta de gestão do tempo, é que ela é uma ferramenta bem visual, ou seja, você identifica facilmente quais as atividades que precisam ser realizadas, as que estão em andamento e as que já foram concluídas.

Runrun.it

Ferramenta de gestão de tempo que gerencia e organiza as tarefas. Ela possui alguns recursos que não encontramos no Trello, tais como a contagem de tempo para realizar uma tarefa (com botão de play e pause) e dependências e interdependências entre tarefas.

Asana

Por ser uma ferramenta de gestão do tempo mais completa possui recursos para que você gerencie facilmente seu time. A aparência da ferramenta é um dos pontos fortes, o que permite que você entenda facilmente o fluxo de atividades.

Como medir e melhorar a produtividade?

Certamente, medir a produtividade é fundamental para que os colaboradores busquem melhoria contínua, e os gestores possuam mais condições de liderar o time com inteligência, eficiência e eficácia.

Algumas observações que mencionaremos abaixo servirão, com certeza, para que você consiga medir e melhorar a produtividade de seu time.

Trabalhe com metas

Uma ótima maneira de demonstrar para seus colaboradores onde a empresa pretende chegar é por meio da apresentação de meta. Elas apontarão os resultados desejados e o tempo disponível para consegui-los. Ainda que os colaboradores sejam aplicados e competentes, essa medida é muito importante para orientá-los.

Para que os colaboradores tenham uma melhoria na performance é fundamental que os empregados tenham consciência dos rumos adotados pela corporação. Assim, fica mais fácil para o gestor orientar a equipe e ajudar os funcionários.

Porém, as metas estabelecidas devem ser claras e viáveis de serem concretizadas. Essa é uma iniciativa inteligente para aumentar a produtividade e motivar os colaboradores, pois propostas inalcançáveis darão aos colaboradores um sentimento de fracasso.

Utilize critérios de fácil mensuração

Para medir a produtividade do time de maneira adequada são necessárias a utilização de métricas que possam ser avaliadas, como por exemplo:

Tempo médio para resolver as demandas;
Número de tarefas executadas ao longo do dia;
Quantidade de metas alcançadas em determinado período;
Nível de complexidade das atividades concluídas.

O gestor não deve olhar a produtividade apenas pelo lado quantitativo, afinal, a qualidade dos serviços é um aspecto que, sem dúvida, influencia na conquista e fidelidade dos clientes e no fortalecimento da marca.

Leve também em conta os custos envolvidos, porque as empresas priorizam ter resultados expressivos com menos despesas.

Elabore relatórios para medir a produtividade

Uma ação muito importante para analisar o rendimento do time é realizar relatórios individuais que apontem a performance de cada colaborador durante uma fase do ano, por exemplo, semestralmente.

Dessa forma, o gestor terá mais possibilidades de contribuir para a melhoria do desempenho do colaborador, apontando os aspectos que prejudicam o andamento dos serviços.

Por fim, o relatório também é importante para indicar o que cada funcionário necessita para alcançar um alto rendimento. Serve também, para indicar quais as características pessoais que necessitam ser aprimoradas.

Exemplos de boas práticas em gestão de tempo

Existem alguns métodos que podem nos ajudar no controle da gestão de tempo. Abaixo elencamos algumas delas para que você as coloque em prática.

Realize um planejamento detalhado.
Defina metas e objetivos práticos.
Priorize tarefas mais urgentes.
Delegue as tarefas segundo a aptidão de cada colaborador.
Estabeleça prazos que sejam possíveis de serem alcançados, ou seja, realistas.
Saiba dizer não para demandas que podem esperar.
Faça uma tarefa por vez, não se sobrecarregue.
Evite procrastinar, isso só irá atrapalhar.
Use métodos de gestão que facilitem sua vida.
Não faça reuniões longas e cansativas.
Esteja sempre à frente dos problemas, antecipe os imprevistos.
Invista sempre em soluções tecnológicas que agreguem rapidez e praticidade.

Sabemos, sem dúvida, que aumentar a quantidade de horas do seu dia é algo impossível de se fazer! Então, focando nas dicas que fornecemos no decorrer do artigo, certamente você tornará o seu tempo muito mais rentável.

Se você está disposto a ter processos mais otimizados, com toda a certeza, a dica é: trabalhe a gestão de tempo!

Mas para isso, é importante conhecer as ferramentas de gestão de tempo, pois são elas que tornarão a sua agenda muito mais organizada.

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★★★★☆

Cristina Martín

Diretor de Recursos Humanos at Sesame RH | Website | + posts

Sou uma profissional com mais de 20 anos de experiência em diferentes áreas de Recursos Humanos, como recrutamento, treinamento, prevenção de riscos ocupacionais e gerenciamento de pessoal.