23 de abril, 2025

Em um cenário onde cada minuto pode significar lucro ou desperdício, a gestão do tempo e da produtividade se torna o motor silencioso por trás das empresas que realmente entregam resultados.

Aqui, o assunto não gira somente em torno das agendas cheias ou de colaboradores sobrecarregados, mas da estratégia necessária para alavancar os motores da empresa.

É uma questão que passa pelo âmbito corporativo e depois chega ao âmbito individual, já que é quase impossível dissociar a vida pessoal do trabalho.

Como o primeiro passo deve ser dado pelo gestor, acompanhando de perto o trabalho das equipes, mensurando corretamente os dados e realizando ajustes no meio do trajeto, quando necessário.

Mas, além disso, é o gestor quem deve implementar mudanças significativas que vão além das ações cotidianas e impactam diretamente na rotina dos funcionários.

Com o apoio da tecnologia, hoje é possível optar por sistemas que otimizam processos, evitam erros e aproveitam ao máximo o talento dos colaboradores. Um bom exemplo é um sistema de controle de ponto eficaz.

Sistema de controle de ponto eletrônico: o primeiro passo para melhorar a gestão de tempo e produtividade

Para gestores e líderes de RH, otimizar a gestão de tempo na empresa é um dos maiores desafios da atualidade. Nesse contexto, o sistema de controle de ponto deixa de ser uma simples formalidade e se torna um aliado estratégico na construção de equipes mais organizadas, produtivas e alinhadas com os objetivos do negócio.

Hoje, existem muitas plataformas que oferecem este serviço. São geralmente softwares de RH, a exemplo do Sesame, que possibilitam o controle total da jornada de trabalho dos colaboradores de maneira eficiente. Veja algumas vantagens de optar por um sistema assim:

Gestão precisa da jornada de trabalho, com acompanhamento em tempo real de horas trabalhadas, pausas e horas extras, evitando erros e fraudes.
Automatização de processos do RH, reduzindo o trabalho manual com cálculos automáticos e integração com folha de pagamento.
Adequação à legislação trabalhista, já que está em conformidade com as exigências da CLT, evitando processos trabalhistas.
Acesso facilitado e mobilidade, já que é possível bater ponto pelo celular, tablet ou computador.
Integração com aplicativos, permitindo até mesmo o registro de ponto pelo WhatsApp, em apenas 30 segundos.
Decisões estratégicas baseadas em dados reais, já que é possível identificar gargalos, redistribuir tarefas e otimizar turnos com base em relatórios confiáveis.
Mais engajamento e transparência, pois funcionários que têm mais conscientes do seu tempo tendem a ser mais responsáveis e comprometidos.

Embora o sistema de controle de ponto eletrônico digital seja um passo improtante para melhorar a gestão de tempo e produtividade, os resultados são ainda mais expressivos quando ele é integrado a outras ferramentas de organização e planejamento de tarefas.

São soluções simples, muitas vezes, gratuitas, que ajudam as equipes a visualizar suas demandas, priorizar entregas e distribuir melhor o tempo entre as atividades do dia a dia tornam o ambiente de trabalho muito mais estratégico e eficiente.

Ferramentas na gestão de tempo para RH

Em um cenário corporativo dinâmico, onde múltiplas demandas surgem a todo momento, contar com ferramentas que organizam e distribuem tarefas é mais do que uma facilidade: é uma necessidade.

Com elas, as equipes podem ver o andamento dos projetos, quem é responsável pelo quê e o fluxo das demandas diárias. Integradas a um bom sistema de controle de tempo, essas soluções potencializam a produtividade e permitem uma gestão mais inteligente do trabalho em equipe. Vamos conhecer algumas das principais opções?

Trello

Quando o assunto é organização de tarefas, um dos softwares mais conhecidos do mercado é o Trello.

Ele possui uma interface muito simples e intuitiva, e que ajuda na divisão das atividades em blocos.
A estrutura visual forte e colorida possibilita a identificação das atividades que precisam ser realizadas, as que estão em andamento e as que já foram concluídas.

Runrun.it

É uma ferramenta de gestão de tempo que gerencia e organiza as tarefas. Ela possui alguns recursos que não encontramos no Trello, como, por exemplo:

Contagem de tempo para realizar uma tarefa (com botão de play e pause);
Dependências e interdependências entre tarefas.

Asana

Por ser uma ferramenta de gestão do tempo mais completa, possui recursos para que você gerencie facilmente seu time. A aparência da ferramenta é um dos pontos fortes, o que permite que você entenda facilmente o fluxo de atividades.

Como medir e melhorar a produtividade?

Certamente, ter uma ferramenta de gestão de tempo é fundamental para que os colaboradores busquem melhoria contínua e os gestores liderem com mais inteligência e eficácia.

Por isso, veja agora algumas dicas de ações transformadoras que podem agilizar a gestão do tempo e otimizar a produtividade dos times:

Trabalhe com metas

Uma ótima maneira de demonstrar para seus colaboradores onde a empresa pretende chegar é por meio de metas e prazos. Ainda que os colaboradores sejam aplicados e competentes, essa medida é muito importante para garantir o entendimento geral.

As metas estabelecidas devem ser claras e viáveis de serem concretizadas. Essa é uma iniciativa inteligente para aumentar a produtividade e motivar os colaboradores, pois propostas inalcançáveis darão aos colaboradores um sentimento de fracasso.

Utilize critérios de fácil mensuração

Para medir a produtividade do time de maneira adequada, são necessárias a utilização de métricas que possam ser avaliadas, como, por exemplo:

Tempo médio para resolver as demandas;
Número de tarefas executadas ao longo do dia;
Quantidade de metas alcançadas em determinado período;
Nível de complexidade das atividades concluídas.

O gestor não deve olhar a produtividade apenas pelo lado quantitativo, afinal, a qualidade dos serviços é um aspecto que, sem dúvida, influencia na conquista e fidelidade dos clientes e no fortalecimento da marca.

Leve também em conta os custos envolvidos, porque as empresas priorizam ter resultados expressivos com menos despesas.

Elabore relatórios para medir a produtividade

Uma ação muito importante para analisar o rendimento do time é ter relatórios e indicadores de RH que apontem a performance de cada colaborador. Isso ajuda a corrigir processos e melhorar a produtividade individual de cada funcionário.

Agora que você já viu as principais dicas para turbinar a gestão de tempo e a produtividade da sua empresa, é hora de colocar esse conhecimento em prática. Busque soluções tecnológicas que transformem a sua gestão. Alguns softwares de RH oferecem versão gratuita para teste por alguns dias, como o Sesame, por exemplo. Aproveite e descubra como a tecnologia pode ser uma mão na roda para fazer sua empresa voar mais alto!

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★★★★☆

Cristina Martín

Diretor de Recursos Humanos at Sesame RH | Website | + posts

Sou uma profissional com mais de 20 anos de experiência em diferentes áreas de Recursos Humanos, como recrutamento, treinamento, prevenção de riscos ocupacionais e gerenciamento de pessoal.