Metodologia 5S | Otimize seu ambiente de trabalho

21 de outubro, 2024

A metodologia 5S teve sua origem no Japão após a segunda guerra mundial. O país vivia em crise e precisava de ações para aumentar a produtividade.

Inicialmente o programa surgiu para melhorar o ambiente produtivo, organizar os materiais, métodos, equipamentos e os colaboradores. Dessa forma era possível otimizar o espaço necessário para produzir e reduzir o desperdício nas empresas.

Vejamos detalhadamente o que é a metodologia 5S, seus benefícios, aplicabilidade e resultado práticos e visíveis.

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O que é a metodologia 5S e seus benefícios?

Essa metodologia, como já foi citado acima, está ligada a pensamentos japoneses. Todos os cinco raciocínios utilizados começam com a letra ‘s’, por isso metodologia 5S.

Inicialmente o método era focado e utilizado apenas para a melhoria do ambiente de produção. Ou seja, tinha como objetivo organizar as equipes, materiais, processos e maquinários utilizados nas indústrias.

Com efeito, através desta técnica, os espaços eram otimizados, melhorando o ambiente de trabalho, aumentando a produtividade e reduzindo desperdícios.

Atualmente a metodologia evoluiu e passou a ser empregada em diferentes aspectos de uma empresa, não só para organizar a produção, mas, principalmente, para a gestão e controle dos processos das organizações.

Vejamos abaixo separadamente o que significa cada um dos “s” utilizados na metodologia.

Seiri – (Senso de Utilização, Seleção, Descarte, Classificação, Organização)

Neste tópico, buscamos identificar claramente o que é realmente necessário para realizar as atividades propostas e eliminar de forma definitiva o que não é. Assim já nos utilizaremos do senso de seleção e descarte.

Para facilitar, podemos nos utilizar de alguns questionamentos para nos nortear sobre o senso de utilização de algo.

Podemos nos perguntar, por exemplo: qual a frequência que determinado equipamento é utilizado no processo? Ele é realmente necessário? Qual impacto causará se parar de ser utilizado?

Seiton – (Senso de Ordenação, Arrumação, Lay-out, Organização)

Sua função essencial é organizar o ambiente ou o processo. Todos os envolvidos no processo devem saber onde e como encontrar o que é necessário, com o intuito de realizar as atividades.

Quanto mais organizado estiver o ambiente, menor serão o tempo e energia gastas para encontrar determinado objeto ou direcionamento. Dessa maneira a produtividade dos colaboradores aumenta substancialmente, pois gastarão tempo com o que realmente importa.

Seiso – (Senso de Limpeza, Inspeção, Zelo)

O método 5S acredita que a limpeza deve ser responsabilidade de todos, não somente da equipe contratada especificamente para este serviço.

Assim sendo, todos os colaboradores devem cuidar dos ambientes, mantendo-os limpos e organizados. Esse conceito abrange também a aparência dos colaboradores, ou seja, os funcionários devem estar sempre com roupas limpas e se apresentando de maneira adequada.

Seiktsu – (Senso de Padronização e Sistematização)

Passemos agora para o senso de normalização e padronização. Ele está relacionado à ideia de tornar automática a realização dos sensos anteriores. Ou seja, fazer com que o Seiri, Seiton e Seiso, se tornem parte integrante da cultura da empresa.

Para que isso aconteça e esses princípios se tornem hábitos, precisamos criar processos e padrões que todos os colaboradores.

Assim, será possível a conscientização das equipes para que entendam as vantagens dessas práticas.

Shitsuke – (Senso de Disciplina, Autodisciplina, Autocontrole, Respeito)

Por fim, chegamos ao senso de disciplina. A disciplina é a chave para desenvolver e manter novos hábitos, por isso, é fundamental que esse senso seja estimulado nos funcionários.

Somente dessa maneira eles estarão prontos para absorver e integrar os processos da empresa, com responsabilidade e disciplina. Sabemos que novos hábitos demoram um certo tempo para serem desenvolvidos, diante disso é muito importante ter paciência e motivar os colaboradores para que não desistam.

Principalmente os gestores devem sempre seguir todos os sensos, pois sempre servirão de modelo para que seus colaboradores os sigam.

Como aplicar o 5S no RH?

Primeiramente, vale ressaltar que a aplicação precisa ser feita em partes, ou seja, em etapas, para que consigamos alcançar o resultado esperado.

É fundamental realizar tudo com calma, planejamento e cuidado, pois um deslize pode colocar todo o projeto em perigo.

Sigamos abaixo os tópicos para a aplicação eficaz do sistema.

Divulgação da metodologia

A princípio deverá haver a escolha de um grupo de colaboradores que será o responsável por divulgar os 5S na empresa. Serão esses funcionários que ensinarão aos demais como funciona o método.

Avaliação da empresa

Vamos avaliar todos os setores da empresa com o intuito de identificar os problemas e determinar o que pode ser otimizado. No entanto, a avaliação dos pontos críticos deve ser minuciosa, mapeando e prevendo todas as melhorias necessárias.

Planejamento

É hora de a equipe responsável reunir as informações da análise e discutir o que é preciso fazer para otimizar as demandas bem como minimizar as falhas. Indica-se também a criação de um cronograma com o intuito de divisão das tarefas.

Implementação

Nessa fase, os responsáveis devem divulgar a nova metodologia, as atividades que cada um deve fazer e, principalmente, explicar a importância e os benefícios. Nesse momento, todos os colaboradores já devem estar treinados.

Acompanhamento dos resultados

Faça avaliações periódicas para entender se as ações estão dando resultados. De maneira idêntica, outro ponto essencial é entender se os funcionários estão sendo mais produtivos e se o ambiente de trabalho está mais organizado.

Resultados práticos da metodologia 5S nas empresas

O 5S resulta em diversos benefícios diretos para as indústrias que colocam o programa em prática.

Com um ambiente mais limpo, organizado, classificado e otimizado, com toda a certeza, podemos alcançar resultados como:

Melhoraria do sistema de comunicação.
Melhoria da qualidade de vida dentro e fora da empresa.
Aumentar a qualidade dos produtos.
Redução de custos.
Aumentar a produtividade da equipe.
Deixar a empresa preparada para implementar outras metodologias de trabalho de qualidade e produtividade.
Identificar falhas e pontos de melhoria nos processos.
Prevenir acidentes no ambiente de trabalho.
Melhorar o ambiente e a qualidade do trabalho.
Ambiente mais organizado e padronizado ajuda a implementar certificações, como a ISO 9001.

Nesse sentido, sua empresa já está preparada para iniciar a aplicação da metodologia 5S? Afinal, ter um ambiente de trabalho organizado e eficiente é fundamental para o sucesso de qualquer empresa.

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Tiago Santos

VP of Community and Growth at Sesame RH | + posts

Profissional experiente de RH dedicado a promover comunidades colaborativas fortes de líderes de RH. Como fundador do RH Club e da HR Community, uso meus mais de 15 anos de experiência para melhorar as perspectivas de carreira dos líderes de RH.