16 de abril, 2025

A folha de ponto online é mão na roda para automatizar não somente o controle da jornada de trabalho, mas também o registro de horas trabalhadas, atrasos, faltas e horas extras, por exemplo.

Ao contrário do que muita gente pensa, o sistema de controle de ponto não é um recurso indicado somente para empresas com mais de 30 funcionários. Deve ser implementado em negócios de todos os tamanhos, já que reduz exponencialmente os erros, passivos trabalhistas e a perda de tempo do departamento de RH.

Neste artigo, você vai entender como essa tecnologia vai além de otimizar processos e fortalece ainda mais a gestão de pessoas e gerando uma maior eficiência no cumprimento das obrigações legais.

Folha de ponto online: o que é e como funciona?

A folha de ponto online é uma ferramenta digital integrada a uma plataforma, que registra automaticamente a jornada diária dos colaboradores, desde a entrada, saída, intervalos e eventuais ajustes de horário.

Geralmente são aplicativos, como o software de RH Sesame. Essas plataformas possuem um funcionamento simples e eficiente, no qual os colaboradores registram o ponto por computador, tablet ou celular. Alguns softwares, a exemplo do Sesame, possuem integração com outros apps. Com isso, é possível fazer o registro de ponto pelo WhatsApp.

As informações são armazenadas em tempo real no sistema, ficando acessíveis tanto para o RH quanto para gestores e para funcionários.

Mais do que facilitar o controle da carga horária, a folha de ponto online fortalece a gestão de pessoas, reduz riscos trabalhistas e contribui para uma rotina organizacional mais eficiente.

Agora que você já entendeu o que é e como funciona, deve estar se perguntando as vantagens de se utilizar a folha de ponto digital. Continue lendo e descubra a seguir.

Vantagens da folha de ponto online para a gestão de RH

O controle de ponto online proporciona diversas vantagens e benefícios para o time. Veja alguns pontos importantes:

Economia de tempo do RH

Com um sistema automatizado, o processo de cálculo de folha de ponto é feito em poucos cliques. Isso libera o RH de tarefas operacionais repetitivas, da sobrecarga de trabalho e permite que a equipe foque no que realmente importa: estratégia, desenvolvimento de pessoas e melhoria contínua na gestão.

Segurança e confiabilidade

Um bom sistema de controle de ponto online é desenvolvido com altos padrões de segurança, seguindo a LGPD e as exigências da Lei da Segurança da Informação.

O acesso é permitido apenas a pessoas autorizadas, como gestores e profissionais de RH. Isso garante sigilo total a dados sensíveis, como jornadas, horas extras e registros de ponto.
Isso gera confiança e proteção para todo o time, reforça a transparência nas relações de trabalho e reduz o risco de passivos trabalhistas, já que inibe fraudes e vazamentos de dados.

Cumprimento da legislação

Softwares especializados em RH são geralmente desenvolvidos com base nas exigências da CLT, respeitando todas as regras sobre jornada, horas extras, adicionais, banco de horas e registros eletrônicos.

Além disso, eles seguem normalmente os critérios estabelecidos pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho, que regulamenta os sistemas eletrônicos de ponto e define os parâmetros para validade legal dos registros.

É bom conferir esses detalhes ao escolher o melhor sistema de folha de ponto online, para confiar nos dados e focar em uma gestão de pessoas mais estratégica e eficiente.

Como implementar uma folha de ponto online na sua empresa?

Se você decidiu que é hora de modernizar o controle da jornada de trabalho, veja quais são os principais passos para implementar essa mudança, que será um divisor de águas na gestão da sua empresa:

Pesquise as opções disponíveis no mercado

Primeiro é preciso realizar uma boa pesquisa das alternativas disponíveis para descobrir qual é a que mais se adequa às necessidades do seu negócio. Analise:

Funcionalidades oferecidas;
Informações geradas em relatórios e métricas;
Requisitos de instalação;
Suporte e treinamento para os usuários;
Se é um fornecedor com boa reputação, possui registro no CNPJ e habilitação do Ministério do Trabalho.
Se está conforme as Portarias 1510 e 373 do MTE.
Planos e preços oferecidos.

Este último ponto é muito importante, já que o software deve, por exemplo, fazer a emissão dos relatórios para o e-Social segundo os critérios exigidos. Afinal, o Governo Federal determina que esse relatório é essencial para fins de controle fiscal, trabalhista e previdenciário.

O controle de ponto online deve ser baseado na nuvem

É necessário que o sistema de controle de ponto online trate os dados baseados na nuvem. Desta forma, é possível acessar todas as informações a qualquer momento, de qualquer lugar e com segurança. Nesse sentido, não escolha sistemas que precisam de instalações e equipamentos locais extras.

Realize uma revisão dos processos de RH

Faça uma lista das tarefas de controle que serão afetadas pelo novo software, como, por exemplo:

Digitação de folha de ponto;
Formatação e organização de escalas de horários.
Emissão de relatórios para e-Social.
Fechamento da folha de pagamento.
Cálculo de horas extras.
Banco de horas.

Nesse sentido, o controle de jornada de trabalho terá mais agilidade, transparência e segurança.

Convoque as áreas de RH e TI para cuidar da transição

Para a implementação de uma nova tecnologia, é necessário o empenho de toda a organização, principalmente das áreas que estão mais envolvidas.

Então, neste caso específico, é essencial reunir os times de RH e TI, que são as áreas mais comprometidas para cuidar da transição.

Agindo dessa forma,é possível coordenar melhor a mudança, garantindo tempo para capacitar os colaboradores e comunicar corretamente sobre os novos procedimentos.

Portanto, gerentes de RH e TI devem elaborar um plano de ação conjunto para que o sistema seja implementado no menor tempo, com economia e sucesso.

Realize treinamentos e faça controles

Apesar de os aplicativos serem simples de usar, é bom explicar para os colaboradores como devem utilizá-lo, realizando treinamentos e oferecendo uma comunicação interna clara.

A implementação de um sistema de controle de ponto online não é apenas uma solução prática e eficiente, mas também uma escolha estratégica para o crescimento sustentável da sua empresa.

Lembre-se de que o ganho de produtividade para o setor de RH e a redução de riscos trabalhistas tornam essa ferramenta essencial para empresas que buscam se modernizar e otimizar suas operações.

Se quiser, você pode optar pelos softwares que oferecem versões gratuitas para teste por alguns dias, a exemplo do Sesame e ver, na prática, as mudanças acontecerem!

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★★★★☆

Cristina Martín

Diretor de Recursos Humanos at Sesame RH | Website | + posts

Sou uma profissional com mais de 20 anos de experiência em diferentes áreas de Recursos Humanos, como recrutamento, treinamento, prevenção de riscos ocupacionais e gerenciamento de pessoal.