31 de outubro, 2024

A folha de ponto online é um sistema que registra dados da jornada de trabalho dos colaboradores, permitindo o acompanhamento da carga horária trabalhada, bem como de horas extras, atrasos, faltas e outras informações importantes para o cálculo da folha de pagamento.

Como não depende da ação humana para fazer o registro das horas, o controle de ponto online não é suscetível a erros e falhas que podem trazer dificuldades para o setor de RH, além de gerar ações trabalhistas em casos mais graves.

Acompanhe esta matéria e fique por dentro de todos os pormenores sobre este assunto tão importante!

Sistema de controle de ponto digital simple e centralizado da Sesame RH

Supervisione e gerencie o tempo de trabalho de sua equipe de maneira eficiente, registre as horas trabalhadas e otimize o planejamento de recursos para melhorar a produtividade.

O que é a folha de ponto online e como funciona?

Trata-se de um registro da jornada diária dos colaboradores de forma virtual. Através de computadores ou celulares ela fica integrada em um sistema de controle de ponto com acesso dos funcionários, gestores e RH.

Ela serve para registrar os horários em que os trabalhadores iniciam e terminam o trabalho, bem como seus intervalos. Este recurso permite que todas as alterações referentes a jornada de trabalho dos colaboradores sejam feitas pelo sistema. Isso é muito prático, já que não necessita da utilização de planilhas ou livro de ponto.

Sobre o funcionamento da folha de ponto online temos a dizer que ela funciona por meio de um sistema de controle de ponto online. É necessário apenas cadastrar os funcionários e suas jornadas no sistema, e quando o funcionário registra o seu ponto, essa informação já é armazenada diretamente em sua folha.

Agora que você já entendeu o que é e como funciona, deve estar se perguntando as vantagens de se utilizar esse tipo de folha de ponto.

O próximo tópico é exatamente sobre isso, vejamos.

Vantagens da folha de ponto online para a gestão de RH

O controle de ponto online proporciona vantagens e benefícios para todos os envolvidos, quer sejam colaboradores, gestores, RH e empresa como um todo. Abaixo separamos algumas destas vantagens para que você tenha conhecimento, vejamos.

Economia de tempo do RH

Imagine coletar as marcações de ponto, calcular as horas trabalhadas e os saldos gerados de adicional noturno e horas-extras manualmente. Além de um trabalho cansativo, é uma atividade com uma grande margem de erro.

Se tivermos em mente que todo o tempo que seria dispensado para este serviço ser realizado manualmente, ele for utilizado para finalidades mais administrativas, haverá um ganho de produtividade do time de RH.

Segurança e confiabilidade

Os aplicativos de controle de ponto necessitam ser desenvolvidos com base em altos padrões de segurança para cumprirem a lei da segurança da informação. Com isso, apenas gestores podem ter acesso aos dados de sua equipe e informações sigilosas são protegidas de terceiros e pessoas não autorizadas.

Diante disso, tanto colaboradores como prestadores de serviço sentem-se mais seguros e protegidos contra qualquer tipo de ameaça.

Cumprimento da legislação

Todas as empresas que desenvolvem softwares de controle de ponto online necessitam respeitar a legislação vigente. Pois caso isso não aconteça a empresa poderá sofrer o rigor das penalidades aplicáveis.

Dessa forma, é necessário existir uma garantia de que tudo o que se pode ser realizado no software está de acordo com as permissões legais da CLT e demais legislações vigentes.

Como implementar uma folha de ponto online na sua empresa?

Controlar a jornada de trabalho dos colaboradores é uma tarefa, inegavelmente, desafiadora para qualquer organização, independente do seu tamanho. Porém, com o auxílio do controle de ponto online essa tarefa, com certeza, se torna muito mais simples.

Separamos alguns pontos que não podem ser esquecidos para a implantação do sistema na empresa. Vejamos.

Pesquise as opções disponíveis no mercado

Primeiramente é preciso realizar uma boa pesquisa das alternativas disponíveis. Pois somente assim você saberá qual é a que mais se adequa às necessidades do seu negócio.

Dessa forma, devemos verificar e analisar alguns pontos essenciais:

Funcionalidades oferecidas.
Quais são as informações geradas em relatórios e métricas.
Requisitos de instalação.
Possui suporte e treinamento para os usuários.
Confirme se é um fornecedor com boa reputação, possui registro no CNPJ e habilitação do Ministério do Trabalho.
Se está em conformidade com as Portaria 1510 e 373 do MTE.
Verifique planos e preços oferecidos.

É de suma importância que o sistema atenda todas as legislações trabalhistas. Assim, sua empresa e seu software estarão dentro das leis e, certamente, não sofrerão penalidades trabalhistas.

Para exemplificar, é necessário que o software faça a emissão dos relatórios para o e-Social de acordo com os critérios exigidos. Afinal, o Governo Federal exige esse relatório para fins de controle fiscal, trabalhista e previdenciário.

O controle de ponto online deve baseado na nuvem

É necessário que o sistema de controle de ponto online trate os dados baseado na nuvem. Desta forma, podemos acessar todas as informações a qualquer momento, de qualquer lugar e com segurança.

Nesse sentido, não escolha sistemas que precisam de instalações e equipamentos locais extras.

Realize uma revisão dos processos de RH

Faça uma lista das tarefas de controle que serão afetadas pelo novo software, como por exemplo:

Digitação folha de ponto.
Formatação e organização de escalas de horários.
Emissão de relatórios para e-Social.
Fechamento da folha de pagamento.
Cálculo de horas extras.
Banco de horas.

Nesse sentido, o controle de jornada de trabalho terá mais agilidade, transparência e segurança.

Convoque as áreas de RH e TI para cuidar da transição

Para a implementação de uma nova tecnologia, é necessário o empenho de toda a organização, principalmente das áreas que estão mais envolvidas.

Então, neste caso específico, é essencial reunir o RH e TI, que são as áreas mais comprometidas para cuidar da transição.

Agindo dessa forma, podemos coordenar melhor a mudança, garantindo tempo para capacitar os colaboradores e comunicar corretamente sobre os novos procedimentos.

Portanto, gerentes de RH e TI devem elaborar um plano de ação de trabalho conjunto para que o sistema seja implementado no menor tempo, com economia e sucesso.

Realize treinamentos e faça controles

Apesar de os aplicativos serem simples de usar, é bom explicar para os colaboradores como precisam fazer o controle, evitando que esqueçam de marcar o ponto.

Ademais, é muito importante que a gestão de RH tenha indicadores e comparativos de produtividade antes e depois da implementação deste controle.

O sistema, certamente, reduzirá a burocracia, lentidão de tarefas e sobrecarga de trabalho dos analistas. Dessa maneira, o setor de RH ficará mais forte e com atuação estratégia para o negócio. E na sua empresa, vocês já possuem um controle de ponto online? Se ainda não possuem, é hora de instalar um e desfrutar dos benefícios que ele trará não somente para a equipe de RH, mas para toda a corporação.

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★★★★☆

Cristina Martín

Diretor de Recursos Humanos at Sesame RH | Website | + posts

Sou uma profissional com mais de 20 anos de experiência em diferentes áreas de Recursos Humanos, como recrutamento, treinamento, prevenção de riscos ocupacionais e gerenciamento de pessoal.

Cristina Martin

HR Content Specialist

Automatize o controle de jornada e reduza erros com a folha de ponto online

O que é a folha de ponto online e como funciona?