9 de novembro, 2022

As folhas de pagamento são os documentos onde os salários dos funcionários são discriminados. Todas as informações relacionadas ao seu salário são nela detalhadas: período, acréscimos, deduções, impostos e adiantamentos. Normalmente, as folhas de pagamento são entregues aos colaboradores todos os meses.

A distribuição da folha de pagamento é feita mensalmente, ou de acordo com o período que o empregado é pago (semanalmente, mensalmente). A administração da folha de pagamento é parte fundamental da gestão de funcionários.

Existem ferramentas digitais que podem ajudá-lo a agilizar esse processo, como programas de folha de pagamento, que tornam o gerenciamento/ a administração de pagamentos de funcionários mais fácil e mais seguro para você.

Como entregar as folhas de pagamento aos funcionários

Antigamente, a folha de pagamento era normalmente entregue ou enviada em papel. Os funcionários fiam até a empresa, recebiam seus contracheques e os assinaram.

No entanto, os tempos mudaram e hoje em dia os empregadores podem enviar contracheques em papel ou por e-mail, desde que tenham os meios necessários para recebê-los estejam disponibilizados aos colaboradores.

Envio de folhas de pagamento aos funcionários por e-mail

Cada vez mais empresas estão optando por enviar um e-mail com folha de pagamento para os funcionários todos os meses. Este método otimiza o tempo, pois é muito mais rápido que a entrega de papel e não há necessidade de arquivá-los em formato físico.

Além disso, não há necessidade de os funcionários perderem tempo para retirar suas folhas de pagamento. No entanto, há alguns pontos a serem considerados:

Informe os funcionários: que as folhas de pagamento são entregues em formato digital. Isso pode ser explicado em reuniões ou por e-mail.
Registros de e-mail: a empresa deve ter o endereço de e-mail de todos os funcionários, sejam de contas profissionais ou pessoais. Eles devem aparecer no banco de dados dos funcionários.
Confidencialidade documental: folha de pagamento são documentos confidenciais, pois incluem informações sigilosas. Por essa razão, é aconselhável adicionar um sistema de criptografia, o número de identificação do funcionário, por exemplo, para que eles possam baixar o documento.

Além de economizar tempo, também se economiza papel e tinta, o que diminui o custo para a empresa, sem contar o benefício para o meio ambiente pela não impressão de folhas de pagamento.

Os colaboradores decidirão se imprimem ou não o e-mail com seus contracheques. Não é preciso dizer que uma folha de pagamento digital inclui os mesmos dados de uma/l e tem a mesma validade.

Sesame, um aplicativo de gestão de funcionários para preparar a folha de pagamento

Ao se preparar a folha de pagamento dos funcionários é essencial saber o número de horas trabalhadas a cada mês. Para isso, programas de gestão de tempo como o Sesame HR são realmente úteis.

Por outro lado, também é útil para gerenciar os horários de entrada e saída dos funcionários, entradas e saídas de relógios ou saldos de horas extras, algo que pode ter impacto na folha de pagamento.

Todo mês você deve enviar folhas de pagamento para seus funcionários, portanto, uma boa gestão de funcionários será fundamental para que você não perca nenhum deles. Principalmente se você tem uma grande empresa com um número crescente de funcionários.

O gerenciamento/gestão/ administração de tempo também no trabalho remoto ou um banco de dados de funcionários com suas informações de e-mail, dados bancários ou senha para baixar seus contracheques são fundamentais para a preparação e distribuição adequada da folha de pagamento.

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