Banco de dados dos funcionários: como criá-lo com sucesso

26 de junho, 2024

Sua empresa possui um banco de dados dos funcionários com todas as informações importantes sobre ele? Se não tem ainda, por que não começar a pensar sobre criar um?

Com a evolução do RH e da forma de se gerir pessoas, armazenar informações sobre os funcionários tem sido fundamental para facilitar o trabalho dos departamentos, prevenir ações trabalhistas e fomentar o desenvolvimento da equipe.

Continue lendo para entender melhor o que é um banco de dados de funcionários, quais dados ele deve conter, qual a área responsável e qual é a sua importância para a empresa. Vamos lá?

O que é banco de dados de funcionários

Banco de dados de funcionários é um sistema onde são armazenados todos os dados dos colaboradores. Estes sistemas são fundamentais para que a empresa faça uma satisfatória gestão de pessoas.

Esses dados podem vir de diversos departamentos da empresa, como RH, financeiro, jurídico e até mesmo da própria área do funcionário, com informações sobre performance e feedbacks, por exemplo.

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Gerencie perfis, históricos laborais e mais de maneira eficiente para impulsionar a produtividade e a satisfação da equipe de um lugar seguro e acessível.

Apesar dos dados serem coletados por diversos setores, o time responsável por geri-los é o RH. Contudo, isso não quer dizer que você precise entender sobre TI e programação!

Os softwares de Gestão de RH estão ganhando cada vez mais importância nas organizações. Eles facilitam as atividades e permitem que os times tenham todos os dados compilados em um único lugar. 

O que antes era documentado em papéis e armazenado em pastas, hoje fica no ambiente digital. Isso faz com que sejam diminuídos erros e perdas de informações, além de facilitar a análise dos dados e o seu compartilhamento de forma segura.

Quais dados devem estar nesse banco de dados?

Agora que você sabe que o banco de dados pode facilitar o trabalho do RH, pode estar se perguntando quais dados devem compor esse sistema.

Dependendo da empresa, podem existir diferentes informações que são relevantes para a gestão de pessoas. Enquanto que para outras, algumas informações são sempre indispensáveis.

Por estes motivos, listamos alguns dos dados que você não pode deixar de fora do seu banco de dados. Uma vez que são de extrema importância para identificar as características dos colaboradores, suas informações de trabalho e documentos que facilitam o dia a dia do RH.

Informações indispensáveis para seu banco de dados

• Dados e documentos pessoais: nome, endereço, e-mail, telefone, contato de emergência, data de nascimento, estado civil, etc.
• Data de entrada na empresa: qual foi a sua data de início na empresa e o seu período de onboarding.
• Turnos: quais turnos cada funcionário realizou em cada dia.
• Banco de horas e controle de ponto: horas trabalhadas diariamente e contabilização das horas extras.
• Faltas e ausências: quantas vezes o funcionário faltou no trabalho ou teve uma ausência justificada.
• Férias: quantos dias ele já tirou de férias e quantos ainda restam, data limite para solicitação das férias, etc.
• Remuneração e benefícios: seu salário e que tipo de benefícios possui como, por exemplo, se possui dependentes no plano de saúde.
• Avaliação de desempenho: comunicação com o time, pontos fortes e pontos de melhoria, etc.
• Regime de trabalho: o funcionário trabalha presencial, home office ou híbrido? Em quais dias ele vai para a empresa?

Informações que convém adicionar

Além dos dados de cada colaborador, também é importante que a empresa armazene dados sobre recrutamento e seleção.

Esse tipo de informação ajudará a melhorar o processo de contratação e trazer talentos cada vez mais parecidos com os melhores colaboradores da empresa, que se enquadram na cultura e valores organizacionais.

Para identificar se há algum outro dado além desses que não pode ficar de fora do seu banco, pense o seguinte: “com esses dados eu consigo traçar um perfil do meu funcionário e entender como ele se comporta na empresa?” Se sim, então o seu banco de dados está completo!

Mas é claro que no início você não precisa ter todos os dados. É possível acrescentar mais informações ao longo do tempo, conforme for entendendo as necessidades da sua empresa.

A importância do banco de dados de funcionários

Ter todos os dados em um único lugar é importante para a gestão da informação da organização e para a gestão das pessoas.

Veja alguns dos principais motivos para você implantar um banco de dados de funcionários na sua empresa:

• Organização dos dados: ao utilizar um banco de dados, todos sabem exatamente onde encontrar o que precisam de maneira mais rápida e fácil.
• Atualização em tempo real: assim que uma informação é atualizada, todos já podem ter acesso a ela em tempo.
• Análise de dados: com um software, todos os dados estão reunidos em uma mesma plataforma. Com isso, a análise dos dados se torna mais simples, já que a própria ferramenta pode fornecer insights valiosos.
• Gestão de pessoal: tenha os dados sempre à mão para detectar tendências para a tomada de decisões de negócio.
• Compartilhamento seguro: você pode compartilhar as informações apenas com quem você quiser, de forma criptografada. Assim, você tem muito mais segurança e controle sobre as informações.

Afinal, ao utilizar um software de banco de dados de funcionários, como o de Sesame RH, é possível personalizar as informações que deseja visualizar, além de baixar todos os dados em CSV, Excel ou PDF. Dessa forma, você analisa ou compartilha as informações da forma que preferir.

Agora que você já entendeu o que é e qual a importância do banco de dados dos colaboradores, não deixe de conferir o artigo sobre o people analytics de Sesame HR.

Iris Serrador

Sales Engineer at Sesame RH

Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.

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