27 de março, 2025

Manter um banco de dados atualizado e organizado é essencial para uma gestão de pessoas eficiente. Com ele, o RH consegue acessar rapidamente informações importantes sobre os colaboradores, como dados pessoais, históricos profissionais, documentos, contratos e registros de desempenho.

Além disso, uma base de dados bem estruturada facilita a tomada de decisões estratégicas, melhora a comunicação interna e garante o cumprimento de exigências legais, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Neste artigo, você vai aprender como criar um banco de dados dos funcionários de forma prática, segura e eficiente, além de conferir dicas para manter essas informações sempre organizadas e acessíveis no dia a dia do RH.

Continue lendo para entender melhor o que é um banco de dados de funcionários, quais dados ele deve conter, qual a área responsável e qual é a sua importância para a empresa. Vamos lá?

O que é banco de dados de funcionários?

Banco de dados de funcionários é um sistema onde são armazenados todos os dados dos colaboradores. Estes sistemas são fundamentais para que a empresa faça uma satisfatória gestão de pessoas.

Esses dados podem vir de diversos departamentos da empresa, como RH, financeiro, jurídico e até mesmo da própria área do funcionário, com informações sobre performance e feedbacks, por exemplo.

Apesar dos dados serem coletados por diversos setores, o time responsável por geri-los é o RH. Contudo, isso não quer dizer que você precise entender sobre TI e programação!

Os softwares de Gestão de RH estão ganhando cada vez mais importância nas organizações. Eles facilitam as atividades e permitem que os times tenham todos os dados compilados em um único lugar.

O que antes era documentado em papéis e armazenado em pastas, hoje fica no ambiente digital. Isso faz com que sejam diminuídos erros e perdas de informações, além de facilitar a análise dos dados e o seu compartilhamento de forma segura.

A importância do banco de dados de funcionários

Ter todos os dados em um único lugar é importante para a gestão da informação da organização e para a gestão das pessoas.

Veja alguns dos principais motivos para você implantar um banco de dados de funcionários na sua empresa:

Organização dos dados: ao utilizar um banco de dados, todos sabem exatamente onde encontrar o que precisam de maneira mais rápida e fácil.
Atualização em tempo real: assim que uma informação é atualizada, todos já podem ter acesso a ela em tempo.
Análise de dados: com um software, todos os dados estão reunidos em uma mesma plataforma. Com isso, a análise dos dados se torna mais simples, já que a própria ferramenta pode fornecer insights valiosos.
Gestão de pessoal: tenha os dados sempre à mão para detectar tendências para a tomada de decisões de negócio.
Compartilhamento seguro: você pode compartilhar as informações apenas com quem você quiser, de forma criptografada. Assim, você tem muito mais segurança e controle sobre as informações.

Quais dados devem estar nesse banco de dados?

Agora que você sabe que o banco de dados pode facilitar o trabalho do RH, pode estar se perguntando quais dados devem compor esse sistema.

Dependendo da empresa, podem existir diferentes informações que são relevantes para a gestão de pessoas. Enquanto que para outras, algumas informações são sempre indispensáveis.

Por estes motivos, listamos alguns dos dados que você não pode deixar de fora do seu banco de dados. Uma vez que são de extrema importância para identificar as características dos colaboradores, suas informações de trabalho e documentos que facilitam o dia a dia do RH.

Informações indispensáveis para seu banco de dados

Dados e documentos pessoais: nome, endereço, e-mail, telefone, contato de emergência, data de nascimento, estado civil, etc.
Data de entrada na empresa: qual foi a sua data de início na empresa e o seu período de onboarding.
Turnos: quais turnos cada funcionário realizou em cada dia.
Banco de horas e controle de ponto: horas trabalhadas diariamente e contabilização das horas extras.
Faltas e ausências: quantas vezes o funcionário faltou no trabalho ou teve uma ausência justificada.
Férias: quantos dias ele já tirou de férias e quantos ainda restam, data limite para solicitação das férias, etc.
Remuneração e benefícios: seu salário e que tipo de benefícios possui como, por exemplo, se possui dependentes no plano de saúde.
Avaliação de desempenho: comunicação com o time, pontos fortes e pontos de melhoria, etc.
Regime de trabalho: o funcionário trabalha presencial, home office ou híbrido? Em quais dias ele vai para a empresa?

Informações que convém adicionar

Além dos dados de cada colaborador, também é importante que a empresa armazene dados sobre recrutamento e seleção.

Esse tipo de informação ajudará a melhorar o processo de contratação e trazer talentos cada vez mais parecidos com os melhores colaboradores da empresa, que se enquadram na cultura e valores organizacionais.

Para identificar se há algum outro dado além desses que não pode ficar de fora do seu banco, pense o seguinte: “com esses dados eu consigo traçar um perfil do meu funcionário e entender como ele se comporta na empresa?” Se sim, então o seu banco de dados está completo!

Mas é claro que no início você não precisa ter todos os dados. É possível acrescentar mais informações ao longo do tempo, conforme for entendendo as necessidades da sua empresa.

Banco de dados do Sesame

O banco de dados do Sesame HR funciona como uma base centralizada e segura onde o RH pode armazenar, acessar e gerenciar todas as informações dos colaboradores de forma simples e eficiente.

Cada funcionário possui um perfil completo, com dados pessoais, documentos, contratos, histórico profissional, registro de ausências, férias, avaliações de desempenho, e mais. Tudo isso fica organizado em um único lugar, com acesso fácil e controlado por permissões, garantindo segurança e conformidade com a LGPD.

Além disso, o sistema permite atualizações em tempo real, exportação de relatórios personalizados e integração com outros módulos do Sesame, como ponto, férias, tarefas e folha de pagamento.

Na prática, isso significa menos planilhas soltas, mais agilidade nas rotinas de RH e decisões baseadas em dados confiáveis. Com o banco de dados do Sesame, o time de Recursos Humanos tem todas as informações na palma da mão — sempre que precisar.

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Iris Serrador

Sales Engineer at Sesame RH | + posts

Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.