Compliance trabalhista: garantir a conformidade legal do RH ✅

2 de fevereiro, 2024

O compliance trabalhista é fundamental em qualquer tipo de empresa, independente do seu tamanho ou segmento de mercado. Isso porque ele garante que todas as práticas realizadas pela empresa e pelo time de RH estejam de acordo com as leis vigentes.

Mas, afinal, você sabe o que é compliance, seus benefícios e desafios no setor privado brasileiro? Para responder a essas e outras perguntas, preparamos este artigo com tudo o que você precisa saber sobre compliance trabalhista e como garantir a conformidade legal das práticas de RH. Acompanhe e veja a importância de ter uma boa gestão de documentos!

Os principais objetivos do compliance trabalhista são adequar as empresas a todas as regras trabalhistas que elas precisam seguir e construir um bom ambiente laboral. No momento em que uma empresa aplica essas medidas, ela tem ciência de que agora está em conformidade com as leis.

O que é compliance no trabalho?

O termo compliance é um termo inglês que pode ser traduzido como “cumprir”. Nos negócios, ele se refere ao alinhamento às diversas normas existentes, como leis e regulamentos complementares. Compliance trabalhista é o conceito que garante o cumprimento de leis, normas e regimento interno acordados entre empresa e funcionários.

Digamos que compliance é o guia de comportamento de uma organização perante o mercado em que atua. Ele te o intuito de fazer com que a empresa esteja em conformidade com as obrigações legais, com a governança corporativa, padrões éticos de conduta e com os controles internos.

O papel do compliance é estabelecer regras, processos e procedimentos para garantir que a lei seja cumprida, além de orientar a conduta de todos para que persigam os princípios éticos que regem os negócios, sem jamais buscar vantagens pessoais indevidas ou envolver-se em situações de conflito ou risco.

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Qual a importância do compliance trabalhista?

O compliance trabalhista, ou conformidade trabalhista, refere-se à prática de garantir que as políticas, procedimentos e práticas de uma organização estejam em conformidade com as leis e regulamentações trabalhistas aplicáveis.

Respeito aos direitos dos trabalhadores: assegura que os direitos fundamentais dos trabalhadores sejam respeitados, incluindo salários justos, jornada de trabalho adequada, segurança e condições de trabalho dignas.
Prevenção de litígios e penalidades: as organizações reduzem o risco de litígios legais e penalidades. Não estar em conformidade pode resultar em multas significativas e danos à reputação da empresa.
Promoção da igualdade e não discriminação: promovendo a igualdade de oportunidades e tratamento justo para todos os funcionários.
Criação de um ambiente de trabalho seguro: garante que as medidas necessárias sejam implementadas para criar um ambiente de trabalho seguro e saudável.
Atração e retenção de talentos: funcionários valorizam organizações que respeitam e promovem seus direitos.
Construção de reputação: empresas que são éticas e cumprem as leis têm mais chances de ganhar a confiança de clientes, investidores e stakeholders em geral.
Evita perda de produtividade: questões trabalhistas não resolvidas podem resultar em distrações significativas e perda de produtividade. O compliance trabalhista ajuda a manter o foco nas operações principais da empresa.
Manutenção de relações laborais positivas: isso cria um ambiente onde a confiança e o respeito entre empregadores e funcionários são fortalecidos.
Adaptação a mudanças legislativas: ja que podem mudar ao longo do tempo. Ter práticas de compliance permite que as organizações se adaptem rapidamente a essas mudanças, reduzindo o risco de não conformidade.
Prevenção de exploração laboral: garantindo que os salários sejam justos, as horas de trabalho sejam regulamentadas e os direitos dos funcionários sejam protegidos.

O que é ser demitido por compliance?

Ser demitido por compliance refere-se à rescisão do contrato de trabalho de um funcionário devido à violação das políticas, regulamentações ou padrões éticos estabelecidos pela empresa, em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.

Essa demissão geralmente ocorre quando um funcionário é considerado em não conformidade com as normas internas da organização, que podem incluir práticas éticas, conduta no local de trabalho, políticas antissuborno, regulamentos de saúde e segurança, entre outros.

A demissão por compliance pode ser resultado de várias situações, incluindo:

Violação ética

Comportamentos antiéticos, como fraude, manipulação de informações, conflito de interesses não divulgado ou outras práticas antiéticas, podem levar à demissão por compliance.

Assédio no local de trabalho

Comportamento inadequado, assédio sexual, discriminação ou qualquer forma de assédio no local de trabalho que vá contra as políticas da empresa e as leis trabalhistas pode resultar em demissão.

Violação de políticas de saúde e segurança

Se um funcionário não seguir as práticas de segurança e saúde no trabalho estabelecidas pela empresa, colocando a si mesmo ou outros em risco, isso pode levar a uma demissão por compliance.

Descumprimento de leis e regulamentações

Violações diretas de leis trabalhistas, regulamentações governamentais ou políticas internas podem resultar em demissão por compliance.

Fraude ou má conduta financeira

Práticas fraudulentas, manipulação de registros financeiros, desvio de fundos ou qualquer outra má conduta financeira que viole as políticas e regulamentações da empresa pode levar à demissão.

Não conformidade com políticas internas

O não cumprimento de políticas internas da empresa relacionadas a comunicação, uso de recursos, conduta no local de trabalho, entre outras, pode levar a medidas disciplinares, incluindo a demissão.

É importante observar que o processo de demissão por compliance deve ser conduzido de acordo com as leis trabalhistas e regulamentações locais para garantir que a decisão seja justa e legal.

Geralmente, as empresas têm políticas e procedimentos específicos para lidar com questões de conformidade, e os funcionários devem estar cientes dessas diretrizes para evitar situações que possam levar a uma demissão por esse motivo.

As principais leis e normas trabalhistas que as empresas devem seguir

Embora o compliance trabalhista não seja regulamentado por nenhuma legislação específica, existem diversas leis que apoiam esta atividade e orientam suas práticas. Caso você queira aprofundar mais no assunto, abaixo listamos algumas leis que o ajudarão:

Consolidação das Leis do Trabalho (Decreto-lei nº 5.452/43)
Reforma Trabalhista (Lei nº 13.467/17);
Lei da Terceirização (Lei nº 13.429/17);
Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/13);
Lei de Prevenção à Lavagem de Dinheiro (Lei nº 9.613/98).

A adoção destas medidas contribui, ainda, para a preservação dos valores da empresa, da cultura e da sua imagem perante o mercado, transmitindo credibilidade e transparência.

Como realizar auditorias e monitorar o cumprimento das normas

As auditorias podem ser realizadas através de relatórios para um maior controle da evolução dos processos e políticas internas, verificar se as metas foram alcançadas e identificar informações relevantes junto aos departamentos.

Por meio de uma auditoria de reembolsos, por exemplo, cada empresa pode verificar como o dinheiro está sendo gasto, quais regras estão em vigor, como está sendo o comportamento de ressarcimento dos funcionários e diversos outros aspectos.

Muitas vezes, é em uma auditoria detalhista que se encontra falhas, evita-se o desperdício de dinheiro, monitoram-se o cumprimento das normas estabelecidas e afastam-se ações prejudiciais à companhia.

É importante ressaltar que a auditoria de compliance não serve apenas para encontrar falhas e punir os culpados, mas é uma atividade essencial para melhorar a qualidade do programa de integridade e valorizar os esforços dos colaboradores em prol da conformidade e governança corporativa.

As consequências de não estar em conformidade com as leis trabalhistas

As consequências de não estar em conformidade com as leis trabalhistas podem ser desastrosas para a empresa, uma vez que ela pode estar correndo grandes riscos desnecessários, podendo levar a perdas patrimoniais, financeiras e de mercado.

Citaremos abaixo algumas consequências que as empresas poderão sofrer caso não estejam em conformidade com as leis trabalhistas:

Responsabilidade administrativa
Responsabilidade trabalhista
Responsabilidade previdenciária
Responsabilidade civil
Responsabilidade tributária
Responsabilidade criminal

Visando alcançar níveis de excelência em compliance independente do segmento de atuação da empresa é preciso ajustar a forma como as informações da empresa são tratadas e repassadas aos colaboradores, para que não haja a alegação do desconhecimento das regras e normas

Como fazer um compliance trabalhista efetivo?

Desenvolver um programa de compliance depende de diversos fatores, tais como o tamanho e a cultura organizacional.

Enquanto organizações de pequeno e médio porte podem contar com um profissional dedicado a colocar em prática as medidas propostas no documento, empresas maiores podem precisar de um departamento especializado inteiramente focado no assunto.

Vejamos abaixo algumas etapas que facilitarão a implantação de um programa de compliance em sua empresa.

Faça uma análise minuciosa de riscos

É necessário que se avalie quais os riscos aos quais a empresa está exposta, seja por potenciais desvios de conduta por parte da equipe, nas relações com o mercado e acima de tudo com o poder público.

Existem leis para que a empresa possa se basear em quais são as diferenças de acordo com o segmento de atuação. Somente a partir dessa análise será possível criar regras de acordo com a realidade da instituição e com as necessidades dos órgãos responsáveis pela fiscalização.

Defina um plano de ação

Terminada a análise de risco, é hora de desenvolver estratégias que possam diminuir eventuais desvios de conduta. Para que isso seja possível, é necessário que as condições do programa de compliance sejam realmente compreendidas por todos através de um planejamento detalhado.

Outro fator importante é definir quem serão os responsáveis por implantar as mudanças em cada departamento. É importante elaborar cuidadosamente um cronograma de prazos e certificar-se que os resultados esperados estejam organizados.

Crie um código de ética

Agora, o próximo passo é criar um código de ética que esteja alinhado com a realidade e o perfil da empresa. É preciso que se definam regras que estejam alinhadas com a forma que a organização atua no mercado, protegendo-se dos riscos e de atitudes antiéticas.

Por sua vez, este código deverá ser de fácil compreensão, estar a acessível a todos os colaboradores e não dar margem a dupla interpretação.

Forme um time de compliance

Está se tornando cada vez mais comum encontrar profissionais que se dedicam a criação, implantação e manutenção de programas de compliance dentro das organizações.

Seja um setor inteiro ou apenas um funcionário, o que importa é cada vez mais envolver e capacitar os funcionários para que todos tenham conhecimento de todas as regras e normas a serem seguidas.

Estabeleça uma fiscalização

De nada irá adiantar implementar um sistema se não houver uma fiscalização que fique atenta ao cumprimento das regras e normas impostas.

Atualmente isso pode ser feito com a adoção de ferramentas tecnológicas que permitem agrupar, analisar e monitorar as informações importantes ao mercado no qual atua a empresa.

Capacite os colaboradores

A capacitação dos colaboradores é de vital importância para que o conteúdo seja acessível e compreendido por todos os envolvidos. Além disso, ela também gera conhecimento para a tomada de atitudes cada vez mais éticas.

A empresa poderá investir em palestras, cursos de capacitação e realização de dinâmicas de grupo com foco no conhecimento e cumprimento das leis e regras da corporação.

Monitore e acompanhe

Para ter plena certeza de que o programa de compliance está funcionamento e alcançando os objetivos esperados é preciso monitoramento constante. Por isso, é preciso criar ferramentas que assegurem que os colaboradores estejam envolvidos e comprometidos com a ética e a transparência da empresa.

Para gerir um programa de compliance exige compreensão, paciência e entendimento sobre as mudanças que foram propostas e o tempo que poderá levar para que sejam completamente absorvidas por todos os envolvidos.

Como o compliance trabalhista ajuda o Recursos Humanos?

O compliance trabalhista desempenha um papel fundamental no suporte às atividades do setor de Recursos Humanos. Aqui estão algumas maneiras como o compliance trabalhista auxilia o RH:

Redução de riscos legais: ajuda a minimizar os riscos legais associados a práticas não conformes. Isso inclui evitar ações judiciais, multas e outras penalidades.
Proteção da reputação da empresa:é crucial para atrair talentos, reter clientes e parceiros de negócios, elementos que afetam diretamente a gestão de recursos humanos.
Ambiente de trabalho ético: ao garantir que as práticas da empresa estejam alinhadas com padrões éticos e valores organizacionais. Isso impacta positivamente a cultura empresarial e o moral dos funcionários.
Gestão eficaz de riscos: O Recursos Humanos, em colaboração com o departamento jurídico, pode implementar políticas e práticas que ajudem a gerenciar eficazmente os riscos associados a questões trabalhistas, como assédio, discriminação e práticas inadequadas.
Prevenção de conflitos no trabalho: políticas claras, consistentes e conformes ajudam a evitar mal-entendidos entre empregadores e funcionários.
Atendimento a padrões de saúde e segurança: proporcionando um ambiente de trabalho seguro para os funcionários.
Melhoria das relações laborais: baseadas na confiança e no respeito. Isso facilita a comunicação e a colaboração entre a gestão e os funcionários.
Desenvolvimento de políticas internas: o Recursos Humanos, em colaboração com a equipe de compliance, pode desenvolver e implementar políticas internas claras e eficazes que regem o comportamento dos funcionários e a gestão de recursos humanos.
Gestão eficiente de documentação: garantindo que registros relacionados aos funcionários estejam completos, precisos e em conformidade com os requisitos legais.
Facilitação de auditorias internas e externas: o RH pode colaborar efetivamente com os auditores, fornecendo documentação e informações necessárias.

O compliance trabalhista contribui para a construção de um ambiente de trabalho saudável por parte de recursos humanos, beneficiando tanto os funcionários quanto a empresa como um todo.

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Giovanna Rodrigues

HR Content Specialist

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