29 de junho, 2023

Você já leu um comunicado interno da empresa e não entendeu do que se tratava, ou ficou com dúvidas quanto ao conteúdo?

Pois bem, os comunicados internos devem ser o mais claros, precisos e objetivos que puderem. Isso porque, caso haja alguma mensagem que não seja completamente entendida, isso poderá ocasionar grandes prejuízos para o alcance do objetivo do comunicado.

Eles devem servir para levar determinada informação ao público-alvo desejado. No caso das empresas, este comunicado é geralmente enviado por algum meio de comunicação interna a qual todos têm acesso.

Por isso, separamos 5 dicas infalíveis para que os comunicados de sua empresa sejam sempre bem compreendidos.

Vamos verificar quais são eles e colocá-los em prática o mais rápido possível para realizar uma comunicação perfeita!

1. Defina o objetivo e público-alvo

O primeiro passo para que a comunicação seja perfeita é definir os objetivos e o público-alvo a ser atingido. A empresa deve ter bem claro qual o objetivo que pretende alcançar com o comunicado e a quem ele se destina. O objetivo do comunicado é apenas para informar o que já aconteceu na empresa, ou para informar o que ainda irá acontecer? É necessário por parte do colaborador que ele responda a esse comunicado?

Ainda, qual o público-alvo a ser atingido? A empresa toda, ou apenas uma parcela? É para algumas equipes completas ou somente para algumas pessoas? É essencial que essas perguntas sejam respondidas antes de emitir o comunicado. Afinal, para que ele seja eficaz, é necessário que seja direcionado apenas às pessoas que fazem parte do assunto a ser tratado.

Não adianta, por exemplo, fazer um comunicado para o pessoal da produção e divulgá-lo para toda a empresa. Os demais funcionários que não trabalham na produção perderão tempo para lê-lo e verão que não foi útil e que as informações contidas não acrescentarão nada ao seu trabalho.

Como resultado, podem não dar tanta atenção aos futuros comunicados emitidos, que talvez possam ser voltados a eles. Por isso é de extrema importância que os comunicados sejam feitos diretamente para o seu público-alvo.

2. Seja claro e conciso

Os comunicados da empresa devem ser sempre claros e concisos para que a mensagem seja entendida de forma direta e objetiva, e não haja informações excessivas ou ambiguidades.

Quanto mais direta for a informação a ser repassada, melhor será entendida e consequentemente colocada em prática.

Mensagens muito extensas podem confundir o colaborador, ou até mesmo passar informações desnecessárias para a compreensão do comunicado. Além disso, por serem muito longas, o funcionário pode não ler com a devida atenção e deixar passar informações importantes.

3. Escolha o canal de comunicação adequado

Para que a comunicação seja realmente eficaz, é necessário que se escolha o canal adequado para o tipo de mensagem a ser disseminada. Além disso, sempre considere a quantidade de pessoas que ela deve atingir.

Comunicados direcionados a todos os colaboradores da empresa devem ser feitos em um canal que atinja a todos, como um e-mail institucional ao qual todos tenham acesso.

Já para os comunicados setoriais ou pessoais, é necessário que se entre em contato apenas com o time ou com a pessoa a quem o comunicado é dirigido. Isso porque podem haver informações confidenciais que sejam de interesse de algumas pessoas apenas.

4. Utilize uma linguagem adequada

De acordo com o público-alvo e o contexto que se deseja atingir com o comunicado interno, é necessário que se adapte sua linguagem e tom para que ele seja bem compreendido.

Se o público-alvo for os diretores da empresa, o comunicado deverá ser mais formal e sóbrio. Agora, se o público a ser atingido for mais jovial, a linguagem poderá ser mais informal. Já para informar algo a colaboradores com menor grau de escolaridade, a escolha das palavras deve ser mais simples e direta, a fim de que todos compreendam o seu conteúdo.

Como exemplo, podemos citar duas situações distintas de comunicado interno. Por exemplo, o falecimento de um colaborador exigirá um tom mais sóbrio, agora se o comunicado for a respeito da festa de final de ano da empresa, este terá uma abordagem completamente diferente do primeiro.

5. Inclua elementos visuais e chamadas para ação

Para que os comunicados sejam chamativos para o colaborador se interessar por ele, são bem-vindos alguns recursos que chamem a atenção. Como exemplo, podemos citar gráficos e imagens que deixem sempre em destaque as ações que o comunicado exige que se tome por parte do colaborador.

Os gráficos são muito eficazes quando a empresa pretende mostrar a seus colaboradores algum tipo de progresso ou atingimento de metas que foi conquistado. Isso porque eles chamam a atenção exatamente para o ponto mais importante da mensagem que se quer passar, neste caso o aumento e o sucesso de alguma atividade proposta.

Agora que você já percebeu como o comunicado interno tem uma função bem diversificada e ajuda a manter o público interno em sintonia com a sua empresa, aproveite essa ferramenta para fazer com que seus colaboradores se sintam parte da organização e motivados para apresentar os melhores resultados.

E para que essa comunicação seja realmente eficaz, conheça a função de comunicação interna de Sesame. Com ela a comunicação interna de sua empresa será sempre eficaz, e você terá a praticidade de contar com um serviço que é garantia de sucesso!

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