Software de Comunicação Interna: Como Fortalecer a Colaboração na sua Empresa

9 de janeiro, 2024

Neste conteúdo iremos abordar como fortalecer a colaboração em sua empresa por meio do uso de um software de comunicação interna.

As empresas mais bem sucedidas são aquelas que se preocupam constantemente em melhorar a sua comunicação interna. Por isso  elas estão sempre inovando em ferramentas e treinamentos para que todos se comuniquem da melhor forma possível.

Vejamos abaixo o que é um software de comunicação interna, seus benefícios e funcionalidades.

O que é um Software de Comunicação Interna?

Podemos dizer que a comunicação interna é o processo de compartilhamento de informações, conhecimentos e mensagens dentro de uma organização.

Portanto, um software de comunicação interna é um processo digital e informatizado de comunicação dentro da empresa.

Por meio dele, as mensagens podem ser padronizadas, além de garantir uma forma mais simples e eficiente de divulgação de notícias realmente verdadeiras, não dando abertura para boatos e informações distorcidas.

Benefícios do Software de Comunicação Interna

Apresentaremos agora alguns dos benefícios mais significativos do software de comunicação interna. Vejamos:

• Rapidez nas informações: ao centralizar as informações e comunicados em um único espaço digital, a empresa garante ao funcionário rapidez e agilidade.

Existem também plataformas que permitem o envio de notificações em tempo real, o que garante que todos os estejam sempre atualizados e não cometam falhas ou atrasos que possam comprometer o desempenho da tarefa a ser executada.

• Eficácia e alcance: não devemos tratar a empresa como um todo. É essencial que a comunicação seja personalizada para cada público interno, pois uma informação importante para um segmento pode não ser para outro.
• Estímulo à colaboração: a plataforma de comunicação interna cria um ambiente de troca de conhecimentos, fornecendo canais de comunicação interativa como chats, enquetes, entre outros que estimulam o trabalho em equipe.
• Automatização de processos de comunicação: as empresas que investem na automatização dos processos de comunicação têm mais chances de potencializar as mensagens e, consequentemente, diminuir as falhas de recebimento, custos e tempo gasto.

Discussão sobre os benefícios para empresas que adotam essa tecnologia

São incontáveis os benefícios para as empresas que adotam essa tecnologia, pois a comunicação tem um papel estratégico dentro da empresa. É a comunicação que faz o elo entre todos os setores e colaboradores.

Quanto maior e melhor o nível de comunicação, melhor será o resultado obtido por todo o grupo. Isso porque a comunicação eficaz faz com que todos falem a mesma língua e estejam engajados para um mesmo propósito.

<h2>Funcionalidades Essenciais</h2>

Cada tipo de comunicação interna traz consigo uma funcionalidade específica e essencial para a empresa. Abaixo abordaremos algumas das mais importantes.

• Mural impresso: é uma ferramenta mais antiga, mas que ainda é muito usada nas empresas, pois tem baixo custo de implantação e alcança todos os trabalhadores. A sua desvantagem é o custo com impressão e o fato de que se não for colocado em um lugar onde todos os colaboradores tenham acesso, não será tão útil.

• E-mail corporativo: é o mais utilizado por corporações e colaboradores, pois pode ser utilizado para compartilhar informações formais ou informais. A sua vantagem é o baixo custo e a facilidade para a utilização. Porém, a desvantagem fica por conta do excesso de mensagens que pode atrapalhar a produtividade.
• Mural digital: oferece um canal de TV digital exclusivo aos colaboradores, que pode ser colocado em lugares estratégicos e exibir vários tipos de conteúdo. Suas vantagens são despertar o interesse do colaborador e poder realizar a transmissão por meio de textos, imagens e vídeo. Como desvantagem podemos citar o custo para implantação e a necessidade de atualização frequente das informações.
• Aplicativos empresariais: com os aplicativos empresariais, a comunicação entre os colaboradores ficou muito mais fácil, principalmente nas empresas em que os profissionais viajam muito ou trabalham sem acesso a computadores. Os mais conhecidos e utilizados são: Slack, HipChat e Microsoft Teams. Para a chamadas de vídeo os mais utilizados são: Skype, Zoom e Google Meet.
• (RSC) ou Rede Social Corporativa: é a ferramenta de comunicação interna mais utilizada no momento. Ela é capaz de aproximar as diferentes áreas da empresa, pois permite a colaboração de todos os funcionários e favorece a comunicação horizontal. Podemos citar como exemplos dessa comunicação o Workplace, Facebook exclusivo para empresas e o Yammer da Microsoft.

Vejamos agora a identificação de algumas funcionalidades chave que um software de comunicação interna pode proporcionar.

Identificação das funcionalidades chave de um software de comunicação interna

Um bom software de comunicação, se usado de maneira correta, com certeza trará muitos benefícios para sua empresa, vejamos abaixo as principais vantagens.

• Acesso remoto: principalmente no pós-pandemia, onde o trabalho em home office tornou-se cada vez mais comum, o acesso remoto é uma facilidade que não pode ser descartada de maneira alguma, pois consegue conectar todos os colaboradores onde estiverem.
• Redução de custos: os gastos podem ser diminuídos consideravelmente uma vez que não há a necessidade da empresa manter os funcionários em um mesmo local físico.
• Aumento da interatividade e produtividade: as chamadas de videoconferência entre os líderes e colaboradores aumentam a interatividade entre eles ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade. Isso porque não há a necessidade de gastar tempo em viagens e reuniões presenciais entre a equipe.

Escolhendo o Software Adequado

Como já vimos acima, o software comunicação é uma ferramenta que serve para facilitar o trabalho e a troca de informação na empresa. 

Assim, a partir dessas plataformas, é possível criar projetos ou gerenciar equipes em diversos lugares ao mesmo tempo. Mas como escolher o mais adequado para o ramo de atuação de sua empresa?

O próximo tema tratará dos passos a serem seguidos para que se escolha de forma adequada um software de comunicação interna para sua empresa.

Passos para selecionar o software de comunicação interna certo para sua empresa

Vamos agora compreender um pouco mais sobre o que é preciso para escolher um software de comunicação interna de qualidade.

• Precisa ter uma interface amigável
• Deve ter políticas de uso bem definidas
• Deve ser rápido
• Ele deve permitir a criação de grupos
• Deve oferecer segurança dos dados

Verificados todos estes itens mencionados você já poderá escolher entre os diversos softwares disponíveis no mercado o que melhor se enquadra nestes moldes.

Se você almeja aumento da produtividade, um ambiente de trabalho saudável e colaborativo, é hora de investir mais em softwares de comunicação interna.

Tiago Santos

VP of Community and Growth at Sesame RH | + posts

Profissional experiente de RH dedicado a promover comunidades colaborativas fortes de líderes de RH. Como fundador do RH Club e da HR Community, uso meus mais de 15 anos de experiência para melhorar as perspectivas de carreira dos líderes de RH.

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