Controle de tempo: A chave para a eficiência no RH

11 de outubro, 2024

O controle de tempo é a chave mestra para que se tenha um RH eficiente e que dê resultados positivos.

No artigo de hoje veremos algumas ferramentas que ajudarão, e muito, a fazer o controle do tempo. Nesse sentido, daremos também algumas dicas de estratégias que otimizam o controle do tempo para uma melhor produtividade e eficiência.

Como o controle de tempo impacta a eficiência operacional?

Podemos, acima de tudo, afirmar que a gestão do tempo e a produtividade são dois conceitos que andam juntos e se relacionam a todo momento.

Quando não há eficiência na gestão do tempo, evidencia-se a perda da eficiência operacional, pois as atividades acabam demorando muito mais do que deveriam.

Como resultado temos perdas de prazo, elevações de erros, retrabalho, queda da produtividade e lucratividade entre outros que poderiam ser evitados.

É importante destacar que essa baixa produtividade está diretamente relacionada com tudo aquilo que dificulta o trabalho das equipes. Quando as tarefas são muito operacionais, elas demoram muito tempo e a produtividade tende a cair.

Sistema de controle de ponto digital simple e centralizado da Sesame RH

Supervisione e gerencie o tempo de trabalho de sua equipe de maneira eficiente, registre as horas trabalhadas e otimize o planejamento de recursos para melhorar a produtividade.

Indicadores de desempenho relacionados ao controle de tempo

Podemos dizer que estes indicadores monitoram como o tempo é utilizado com a finalidade de identificar áreas que podem ser melhoradas.

Abaixo você encontrará alguns dos principais indicadores.

Tempo de ciclo

Mede o tempo total que leva para completar um processo, desde o início até a conclusão. Ajuda a identificar gargalos e ineficiências.

Tempo de resposta

Refere-se ao tempo necessário para responder a uma solicitação, que pode ser crucial em áreas como atendimento ao cliente.

Taxa de utilização do tempo

Avalia a proporção do tempo disponível que está sendo efetivamente utilizado em atividades produtivas, em comparação com o tempo ocioso.

Pontualidade

Mede a capacidade de cumprir prazos estabelecidos. A pontualidade em entregas e projetos é um reflexo da boa gestão do tempo.

Desvio de cronograma

Compara o tempo planejado para a execução de uma tarefa com o tempo real gasto. Em outras palavras, esse indicador ajuda a identificar se os projetos estão sendo concluídos dentro do prazo.

Tempo de espera

Mede o tempo que um recurso ou uma equipe espera antes de iniciar uma atividade. Isso pode indicar ineficiências na alocação de recursos.

Produtividade por hora

Em resumo, avalia a quantidade de trabalho realizado em uma hora. Esse indicador é particularmente importante em ambientes de produção.

A utilização destes indicadores permite que as empresas não apenas monitorem o desempenho atual, mas também implementem melhorias contínuas, otimizando o uso do tempo e, consequentemente, aumentando a eficiência operacional.

Ferramentas de controle de tempo no RH

Primeiramente vejamos o que são as ferramentas de controle de tempo no RH.

A saber, as ferramentas de gestão de RH são todos os recursos tecnológicos, softwares, plataformas e aplicativos desenvolvidos especificamente para auxiliar as equipes de RH nas rotinas do setor.

Essas ferramentas têm como objetivo não só automatizar processos, bem como simplificar tarefas rotineiras, além é claro da eficiência do tempo gasto.

Dessa maneira, elas ajudam a empresa a gerar mais resultados com menos esforços, englobando assim, uma série de funcionalidades, tais como:

• Gestão de benefícios.
• Folha de pagamento.
• Análise de dados.
• Recrutamento e seleção.
• Controle de ponto.
• Gerenciamento de desempenho.
• Treinamento e desenvolvimento.

Estratégias para otimizar o controle de horários

Para otimizar a gestão de tempo no trabalho, em princípio, é preciso ter pleno controle sobre os horários, é essencial que todas as tarefas de uma pessoa ou um time sejam alinhadas e ordenadas por ordem de importância.

Existem algumas estratégias que podemos utilizar que servirão para que o tempo seja totalmente otimizado e distribuído entre as tarefas que precisamos realizar.

Abaixo listamos as principais para te ajudar, vamos lá?

Objetivos e metas

Qualquer que seja o trabalho em uma empresa, ele deve ter metas e objetivos bem claros e definidos. Isso é primordial para direcionar e nortear qualquer trabalho, por isso, certifique-se de que isso claro na mente de todos os funcionários.

Isso lhe dará uma visão do todo e assim você começar a organizar quais são os afazeres urgentes e importantes ou não e alcançar os objetivos da melhor forma possível.

Prioridades

É preciso definir quais são as tarefas que são mais e menos importantes em nossa lista de afazeres. Afinal, se tudo for tratado como prioridade acabaremos por nos perder.

Cada tarefa deve ser tratada por ordem de prioridade, não apenas baseado em prazos, como também na importância dos projetos.

Ferramenta de gestão

As ferramentas de gestão do tempo para empresas ajudam, acima de tudo, a automatizar todos os processos, e algumas podem ser usadas até de graça para elencar atividades, prazos e responsáveis por cada entrega.

Delegue tarefas

Baseado no potencial de cada colaborador, delegue tarefas que sejam possíveis ser realizadas por eles e que tragam pequenos desafios individuais, assim, você garantirá as entregas e o aprimoramento profissional individual e coletivo.

Otimize reuniões

Pense e repense se é realmente necessário marcar uma reunião presencial. Caso a resposta seja não, envie um e-mail e permita que as pessoas usem o tempo para algo mais produtivo. Além de centralizar informações e documentá-las por um meio que posteriormente possa ser acessado novamente a qualquer momento, você acaba tendo, no e-mail, um grande aliado da sua equipe.

Recompense

Oferecer uma recompensa para o time que alcançar os resultados é um ótimo incentivo para que a equipe se esforce ao máximo. A recompensa poderá ser monetária, ou por exemplo uma viagem.

Retorne ao planejamento

Muitas coisas podem mudar no decorrer da aplicação de um projeto, por isso, é sempre bom voltar ao planejamento, olhar se ele ainda faz sentido ou se precisa ser atualizado ou alterado.

Ambiente

Invista em equipamentos, ferramentas e mobiliários para que o tempo de trabalho dos colaboradores seja realmente um tempo produtivo.

Acompanhamento

Acompanhe o trabalho da equipe para que eles se sintam confiantes, e acima de tudo coloque-se à disposição para ajudar no que for preciso.

Finalmente, lembre-se sempre que o controle de tempo é o que pode levar sua empresa para um patamar de conquistas, ou acabar por desmoronar com todo o trabalho construído. Pense nisso!

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Cristina Martín

Diretor de Recursos Humanos at Sesame RH | Website | + posts

Sou uma profissional com mais de 20 anos de experiência em diferentes áreas de Recursos Humanos, como recrutamento, treinamento, prevenção de riscos ocupacionais e gerenciamento de pessoal.

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Cristina Martin  

HR Content Specialist