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Controle de tempo: A chave para a eficiência no RH
O controle de tempo nas atividades empresariais é a chave para a eficiência no RH que pode se dedicar a atividades mais específicas.
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Lukas Letieres
HR Consultant
22 de abril, 2025
Seja na vida pessoal ou no ambiente corporativo, a gestão eficiente do tempo é um dos maiores desafios enfrentados pela maioria das pessoas ao redor do mundo. No contexto empresarial, esse desafio se intensifica, pois a organização e a produtividade são fundamentais para o sucesso.
No mundo corporativo, o controle de tempo se torna a “prova dos nove” para os profissionais de recursos humanos, sendo muito mais do que apenas registrar horas trabalhadas. Ele é a base para uma gestão de RH mais ágil, estratégica e focada em resultados.
Seja para monitorar a jornada de trabalho, otimizar processos de compensação de horas ou garantir o cumprimento das normas trabalhistas, investir em um sistema de controle de tempo eficaz é essencial. Esse investimento transforma a gestão de pessoas e impulsiona a performance das equipes.
Neste artigo, vamos explorar como o controle de tempo pode ser a chave para uma operação de RH mais eficiente, impactando diretamente a produtividade e a conformidade da sua empresa.
Controle de tempo x eficiência operacional
A gestão do tempo e a produtividade são, sem dúvida, dois conceitos intimamente ligados, e a maneira como o tempo é administrado dentro de uma organização tem um impacto direto na eficiência operacional. Observe:
- Quando o controle de tempo é inadequado, a ineficiência operacional se torna evidente. Atividades que poderiam ser realizadas rapidamente acabam se arrastando, gerando atrasos, aumentando o número de erros e o retrabalho, o que resulta em uma queda significativa na produtividade e na lucratividade.
- A baixa produtividade está diretamente relacionada com tudo aquilo que dificulta o fluxo de trabalho das equipes. Tarefas excessivamente operacionais e desorganizadas, sem uma gestão adequada do tempo, prejudicam o desempenho das equipes e, consequentemente, os resultados da empresa.
Indicadores de desempenho relacionados ao controle de tempo
Enquanto o controle de tempo é a base para garantir eficiência operacional, os indicadores de desempenho são ferramentas essenciais para monitorar como esse tempo está sendo utilizado dentro da organização.
Com eles, é possível identificar áreas que precisam de melhorias, além de fornecer insights para otimizar processos e aumentar a produtividade. Veja quais são os mais importantes na gestão de RH:
Tempo de ciclo
Mede o tempo total que leva para completar um processo, desde o início até a conclusão. Ajuda a identificar gargalos e ineficiências.
Tempo de resposta
Refere-se ao tempo necessário para responder a uma solicitação, que pode ser crucial em áreas como atendimento ao cliente.
Taxa de utilização do tempo
Avalia a proporção do tempo disponível que está sendo efetivamente utilizado em atividades produtivas, em comparação com o tempo ocioso.
Pontualidade
Mede a capacidade de cumprir prazos estabelecidos. A pontualidade em entregas e projetos é um reflexo da boa gestão do tempo.
Desvio de cronograma
Compara o tempo planejado para a execução de uma tarefa com o tempo real gasto. Em outras palavras, esse indicador ajuda a identificar se os projetos estão sendo concluídos dentro do prazo.
Tempo de espera
Mede o tempo que um recurso ou uma equipe espera antes de iniciar uma atividade. Isso pode indicar ineficiências na alocação de recursos.
Produtividade por hora
Avalia a quantidade de trabalho realizado em uma hora. Esse indicador é particularmente importante em ambientes de produção.
A utilização destes indicadores permite que as empresas não apenas monitorem o desempenho atual, mas também implementem melhorias contínuas, otimizando o uso do tempo e, consequentemente, aumentando a eficiência operacional.
Como as ferramentas de controle de tempo podem melhorar a gestão de RH?
Quando falamos em ferramentas de controle de tempo no RH, estamos nos referindo a uma variedade de softwares de RH que permitem otimizar e automatizar processos essenciais da rotina trabalhista.
Essas plataformas tecnológicas, a exemplo da Sesame, ajudam os profissionais de RH a gerenciar de forma eficiente as jornadas de trabalho, garantir a conformidade legal e, claro, melhorar a produtividade da equipe.
São ferramentas que vão muito além de simplesmente registrar as horas trabalhadas. Elas são projetadas para agilizar as tarefas do setor de Recursos Humanos, poupando tempo e permitindo que os gestores tomem decisões mais informadas e estratégicas. Entre as funcionalidades mais comuns, destacam-se:
- Auxiliam no controle de benefícios e auxílios oferecidos aos colaboradores.
- Facilitam a administração de salários, descontos e encargos, já que possuem integração com a folha de pagamento.
- Análise de dados, com o fornecimento de insights valiosos sobre a performance da equipe e o uso do tempo.
- Recrutamento e seleção de pessoal, já que automatizam processos de triagem e agendamento de entrevistas.
- Oferecem integração com aplicativos, possibilitando, por exemplo, o registro de ponto pelo WhatsApp. Basta enviar uma mensagem pelo celular, tablet ou notebook.
- Facilitam a avaliação contínua de colaboradores, ajudando a ajustar estratégias de treinamento e desenvolvimento, com relatórios atualizados de desempenho.
- Automatizam o acompanhamento das necessidades de treinamento e a gestão do desenvolvimento dos colaboradores.
- Oferecem sistema de comunicação interna, que facilita a troca de informações dentro de uma empresa, entre funcionários, departamentos e níveis hierárquicos.
Quais as estratégias para melhorar o controle do tempo?
Para melhorar a gestão de tempo no ambiente de trabalho, é essencial que a empresa tenha uma plataforma para controle de ponto. Isso garante não apenas a organização, mas também a produtividade da equipe.
Além desse passo, vale apostar em pequenas mudanças de atitude para melhorar a gestão do tempo e manter um ambiente corporativo saudável e equilibrado.
Abaixo, listamos as principais para lhe ajudar a melhorar a distribuição do tempo entre as tarefas do dia a dia:
Objetivos e Prioridades
Qualquer que seja o trabalho em uma empresa, ele deve ter objetivos estratégicos bem definidos. Isso alinha as expectativas e ajuda na priorização de metas.
- Certifique-se de que todas as informações sobre o trabalho ou projeto estão claras para todos os funcionários.
- Com isso é possível priorizar o que é urgente e o que pode ser feito depois.
Ferramenta gratuitas
O uso de ferramentas como o Trello, Asana e Monday.com podem ajudar os times a se organizarem melhor. Algumas são gratuitas e possibilitam que toda a equipe veja o andamento dos projetos. Assim fica fácil saber o que cada um deve fazer e os respectivos prazos.
Delegue tarefas
Aprenda a delegar tarefas que sejam possíveis ser realizadas por eles e que tragam pequenos desafios individuais, assim, você garantirá as entregas e o aprimoramento profissional individual e coletivo.
Otimize reuniões
Pense sobre a necessidade real das reuniões. Avalie se é possível resolver a questão por email ou uma simples conversa no grupo da equipe. Isso otimiza demais a produção e ainda possibilita a consulta posterior ao tema.
Recompense
Oferecer recompensas para quem alcança as metas é um ótimo incentivo para que a equipe se esforce ao máximo. A recompensa poderá ser em dinheiro, brindes ou benefícios.
Ambiente
Invista em um ambiente de trabalho eficiente e bem estruturado, com equipamentos modernos, ferramentas adequadas e mobiliário ergonômico. Isso ajuda a utilizar melhor o tempo de trabalho e garante conforto à equipe.
Acompanhamento
Acompanhe o trabalho da equipe para que eles se sintam confiantes, e acima de tudo coloque-se à disposição para ajudar no que for preciso.
Não esqueça de que investir em um ambiente de trabalho mais produtivo começa com o uso das ferramentas certas.
Com medidas estratégicas, como as citadas acima e um sistema de controle de ponto eficiente é possível otimizar o tempo de trabalho e de quebra garantir o cumprimento das normas trabalhistas, melhorando a gestão de Recursos Humanos.
Alguns softwares, como o Sesame, oferecem versão gratuita para teste por alguns dias. Assim é possível ver de perto como funcionam estes sistemas, transformando a produtividade da sua empresa, sem compromisso, de forma simples e prática!
Sou uma profissional com mais de 20 anos de experiência em diferentes áreas de Recursos Humanos, como recrutamento, treinamento, prevenção de riscos ocupacionais e gerenciamento de pessoal.
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Soy Sara González, consultora de
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