19 de junho, 2025

A declaração de horas é mais do que um simples documento de justificativa: é um escudo jurídico para o RH diante de uma legislação trabalhista cada vez mais rigorosa. Em tempos de modelos híbridos, horários flexíveis e atividades descentralizadas, controlar o tempo real de trabalho virou um desafio , e também uma fonte constante de riscos operacionais e jurídicos.

Quando não há processos definidos, o uso de controle de horas extras passa a depender de declarações informais, registros manuais e interpretações subjetivas. O resultado é a desconfiança entre empresa e colaborador, inconsistências no fechamento da folha e, em casos mais graves, ações trabalhistas com ônus financeiro e reputacional.

Como funciona a declaração de horas?

A declaração de horas é o documento por meio do qual o colaborador informa suas horas de trabalho quando, por algum motivo, não foi possível fazer o registro no sistema habitual. Ela deve conter dados como data, horário de início e término, justificativa e assinatura.

Segundo Cristina Martín, Diretora de RH da Sesame, esse instrumento não substitui o ponto eletrônico digital, mas pode ser usado como recurso complementar, desde que previsto em política interna clara e alinhada com as práticas da empresa:

“O problema não está na existência da declaração, mas na sua banalização. Quando o RH aceita esse documento sem critério, abre espaço para contestações legais e fragiliza a cultura de responsabilidade.”

É obrigatório aceitar declaração de horas?

O RH não é obrigado a aceitar toda declaração de horas recebida. A aceitação deve seguir critérios técnicos e políticos estabelecidos previamente. Isso inclui:

Estabelecer uma política formal

Sem regras, o uso da declaração vira hábito e não exceção. Crie um documento oficial com:

Situações em que a declaração pode ser usada;
Prazos para envio e validação;
Responsáveis por aprovar ou recusar;
Penalidades em caso de uso indevido.

Verificar recorrência e padrão de uso

Se o mesmo colaborador envia declarações com frequência, algo está errado. Isso pode sinalizar falhas no sistema de ponto ou comportamento inadequado.

O que a declaração de horas pode abonar legalmente?

Não existe um limite legal fixo para abono via declaração de horas, mas a CLT determina que o controle de jornada deve ser fiel à realidade. Ou seja, a empresa pode aceitar a declaração desde que não haja excesso injustificado e que haja comprovação plausível da informação declarada.

Nesse contexto, o RH precisa ter bom senso e equilíbrio entre confiança no colaborador e responsabilidade jurídica.

“A ausência de um sistema de ponto eficiente leva o RH a depender de documentos frágeis. A declaração deve ser exceção, nunca rotina”, reforça Cristina Martín.

Pode descontar declaração de horas?

Sim, é possível aplicar desconto na folha se a declaração não for entregue, for recusada ou contiver erros. Isso deve estar previsto nas políticas internas e no contrato de trabalho. No entanto, o desconto deve ser sempre proporcional, justificado e documentado. Para aplicar corretamente o desconto, siga essas dicas:

Tenha uma política clara e assinada por todos os colaboradores;
Comunique previamente a aplicação da medida;
Registre tudo no prontuário do colaborador;
Utilize sistemas integrados que automatizem esse controle.

Veja os principais erros ao lidar com declaração de horas

Nem sempre o problema está no colaborador. Muitas vezes, o próprio RH comete erros que comprometem a segurança jurídica do processo.

Usar a declaração como rotina

Transformar a exceção em hábito é um erro crítico. O uso frequente sinaliza falhas no controle oficial de jornada.

Falta de validação

Aceitar documentos sem verificação abre margem para fraudes, distorções ou erros que serão questionados na Justiça.

Não armazenar corretamente os documentos

Toda declaração deve ser arquivada com data, versão e trilha de aprovação. Isso evita retrabalho e garante defesa jurídica.

Desconhecer acordos coletivos

Algumas convenções sindicais regulam o uso de declaração de horas. Ignorar esses acordos enfraquece a posição da empresa em eventuais litígios.

Como a tecnologia ajuda neste processo

A digitalização do controle de jornada reduz drasticamente a necessidade de declarações manuais. Plataformas especializadas permitem monitorar entradas, saídas, horas extras e folgas com precisão, além de manter trilhas de auditoria válidas juridicamente.

O software de RH da Sesame é um exemplo prático: oferece controle de ponto digital, rastreamento de horas extras, políticas personalizáveis e relatórios gerenciais de RH. Com ele, sua empresa elimina papéis, evita falhas humanas e fortalece a governança.

Além disso, você pode testar gratuitamente a Sesame e ver na prática como transformar a gestão de jornada em um diferencial estratégico para o RH.

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Cristina Martín

Diretor de Recursos Humanos at Sesame HR | Website | + posts

Sou uma profissional com mais de 20 anos de experiência em diferentes áreas de Recursos Humanos, como recrutamento, treinamento, prevenção de riscos ocupacionais e gerenciamento de pessoal.