15 de outubro, 2024

Em princípio, colocar em prática a gestão de tempo é mais do que simplesmente uma habilidade, trata-se de uma arte que pode transformar radicalmente sua eficiência pessoal e profissional.

Afinal, a gestão de tempo não pode ser vista apenas como fazer mais em menos tempo. Mas sim fazer as coisas certas no momento certo e alinhadas com objetivos e prioridades.

Nosso assunto de hoje vai te mostrar a importância da gestão de tempo e, certamente, como ela afeta o desempenho das equipes dentro de uma organização.

Mostraremos também, acima de tudo, como a gestão de tempo pode afetar o desempenho dos times e as melhores práticas para realizar uma gestão de tempo realmente eficaz.

Vamos acompanhar?

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A importância da gestão de tempo na empresa moderna

Primeiramente sabemos que a gestão do tempo possui um papel primordial com relação a melhoria e aperfeiçoamento da produtividade dos funcionários nas empresas. Pois quando se priorizam as tarefas os resultados alcançados são muito mais eficazes.

A importância da gestão do tempo vai muito além da produtividade e segue por outros caminhos que mencionaremos abaixo:

Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal

Quando o colaborador consegue equilibrar trabalho e vida pessoal, isso resulta no seu bem-estar, pois quando se atinge esse equilíbrio os funcionários conseguem enfrentar desafios sem o peso do estresse excessivo.

Alcance de metas e prazos

Através de uma atmosfera mais positiva, o colaborador consegue ampliar seus resultados. Isso para o sucesso a longo prazo é fundamental pois ao planejar e executar tarefas de maneira eficiente, o colaborador tem mais chances de cumprir prazos e alcançar metas.

Fortalecimento da reputação da empresa

Sem dúvida, a gestão do tempo dá maior autonomia aos colaboradores, permitindo que eles assumam o controle de suas atividades diárias. Como resultado isso fortalece a reputação das organizações no mercado e aumenta a confiança de clientes e investidores.

Inovação

Essa autonomia acaba por estimular a criatividade e a inovação, à medida que o funcionário tem espaço para explorar novas ideias. Em uma empresa que valoriza a gestão do tempo, o ambiente se transforma em um terreno fértil para que surjam soluções únicas e progresso contínuo.

Vejamos a seguir como a gestão de tempo poderá afetar o desempenho das equipes nas organizações.

Como a gestão de tempo afeta o desempenho das equipes?

A gestão de tempo é um pilar fundamental dentro de uma organização, pois é ela que garante a eficiência e o cumprimento de prazos estabelecidos.

Desse modo quando a empresa adota estratégias eficazes de gestão do tempo, as equipes conseguem priorizar tarefas essenciais, minimizar a procrastinação e promover um equilíbrio mais saudável entre trabalho e vida pessoal.

Seguindo algumas dicas sobre a otimização e gestão de tempo que mencionaremos, você conseguirá, certamente, o máximo desempenho de sua equipe, vejamos.

Estabeleça metas

Quando as metas são alcançáveis e claras, elas direcionam todo o esforço e foco da equipe para os resultados. As metas devem ser específicas, alcançáveis e com prazo definido, o que ajuda a manter todos alinhados em relação aos objetivos da empresa.

Analise seus processos

Faça uma análise cuidadosa de todos os processos existentes na empresa. Isso o ajudará a identificar possíveis obstáculos, desperdícios de tempo e até mesmo de recursos. Quando esses pontos são identificados, é possível fazer melhorias, que com toda a certeza, afetarão a produtividade do time.

Ofereça suporte

Ao oferecer suporte e incentivo você melhora a produtividade do colaborador. Diante disso, promova treinamentos, workshops e estimule a adoção de técnicas de gestão do tempo.

Use a tecnologia

A tecnologia é de fato uma grande aliada na busca pela produtividade. Quando se consegue automatizar tarefas repetitivas, e utilizar softwares de gestão e ferramentas de comunicação interna eficientes, por certo, você agilizará processos e facilitará a colaboração entre os membros da equipe.

Melhores práticas para uma gestão de tempo eficaz

Vejamos agora algumas práticas que podem ser aplicadas para que a gestão de tempo se torne mais eficaz.

Planeje seu dia

Organize suas atividades, o ideal é que você reserve um tempo durante a semana para listar as tarefas que precisará fazer dentro de certo período. Quando você monta sua agenda de afazeres, você planeja o uso eficaz do seu tempo. Isso serve para evitar, por exemplo, marcar duas atividades diferentes num mesmo horário e otimiza períodos que, eventualmente, pudessem estar vagos.

Priorize tarefas

Realize uma classificação de suas tarefas por ordem de importância e urgência. Dessa maneira, você consegue terminar com as tarefas que demandam urgência, podendo depois se dedicar às atividades importantes da sua rotina. O objetivo da aplicação das práticas de gestão de tempo é ir reduzindo o grau de urgência dos seus compromissos. Com o intuito de acompanhar o cumprimento de suas tarefas, faça uma checklist de suas atividades diárias, obrigando-o mentalmente a realizar o que foi previamente marcado.

Conte com a ajuda da tecnologia

Utilize a tecnologia a seu favor! Existem diversos aplicativos que auxiliam as pessoas a organizarem suas agendas. Isso sem contar que você pode usar a tecnologia para tornar o fluxo de trabalho mais ágil. Como por exemplo utilizando plataformas que possibilitam a assinatura de documentos de forma eletrônica em poucos minutos, entre outros que tornarão seu dia a dia muito mais fácil e produtivo.

Delegue tarefas

O gestor deve se ocupar e se preocupar com as questões estratégicas da empresa. Você deve sim ensinar seus colaboradores e avaliar os serviços quando necessário, mas não fazer o trabalho por eles. Assim, em vez de colocar a mão na massa para realizar o trabalho operacional, você deve delegar esse tipo de atividade.

Diga não

Com o treinamento da equipe e com a delegação de tarefas bem executada, os profissionais de liderança não precisam atender a todas as demandas no trabalho, pois podem acabar se prejudicando no longo prazo. O profissional que diz sim a todas as solicitações pode, não dar conta de seu trabalho no horário de expediente e ter que levar trabalho para casa. Liste as prioridades, os objetivos estratégicos do negócio e o tempo que possui disponível para avaliar o que deve fazer de fato e o que pode ser delegado a um outro colaborador.

Ferramentas e aplicativos para melhorar a gestão de tempo

Veja a seguir cinco aplicativos gratuitos que auxiliam na gestão de tempo e que estão disponíveis tanto na versão Android quanto na versão iOS.

Evernote

Organizador de tarefas que realiza registros em um bloco de notas. É possível digitalizar e arquivar documentos, sincronizar com o calendário do celular e é possível utilizar o aplicativo sem internet, uma funcionalidade que poucos apps possuem.

Trello

Visualizador que organiza as tarefas pendentes em cards interativos que está disponível para compartilhamento, ideal para quem realiza muitos trabalhos em grupo.

Pomodoro Timer

Baseado na técnica Pomodoro que disponibiliza 15, 20 ou 30 minutos de concentração total em tarefas e cinco minutos de intervalo entre os trabalhos feitos. Em síntese, isso permite controlar muito bem o tempo para quem se distrai bastante.

Calendário do Google

Reúne os compromissos não só pessoais como também do trabalho em um só lugar, o que permite o compartilhamento de eventos e reuniões com outras pessoas.

Todoist

Permite listar e organizar as tarefas de acordo com o nível de prioridade. Ele conta com metas diárias de produção e é possível determinar uma data de conclusão para esses afazeres.

Já que o tempo não volta e nem se expande, é nosso dever nos aliar a técnicas e ferramentas que nos ajudam a otimizá-lo da melhor forma possível!

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Cristina Martín

Diretor de Recursos Humanos at Sesame RH | Website | + posts

Sou uma profissional com mais de 20 anos de experiência em diferentes áreas de Recursos Humanos, como recrutamento, treinamento, prevenção de riscos ocupacionais e gerenciamento de pessoal.

Cristina Martin

HR Content Specialist

O segredo da produtividade: melhore a gestão de tempo na sua empresa