Livro de ponto: por que você deve digitalizá-lo sua empresa?

30 de janeiro, 2024

A marcação de ponto é uma ferramenta essencial para a gestão eficiente do RH em empresas de todos os portes. Tradicionalmente, o sistema de controle de ponto é realizado com um livro de ponto, mas você conhece todas as opções atuais no mercado para otimizar esse gerenciamento?

O que é o livro de ponto?

O livro de ponto, também conhecido como livro de registro de ponto, é um documento físico ou eletrônico usado para registrar a jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa. Esse registro é fundamental para o controle de horas trabalhadas, pagamento de salários e cumprimento das obrigações legais relacionadas à jornada de trabalho.

Sistema de controle de ponto digital simple e centralizado da Sesame RH

Supervisione e gerencie o tempo de trabalho de sua equipe de maneira eficiente, registre as horas trabalhadas e otimize o planejamento de recursos para melhorar a produtividade.

Os principais elementos presentes no livro de ponto incluem:

1. Data.
2. Nome do funcionário.
3. Horário de Entrada e Saída.
4. Intervalos (se aplicável).
5. Assinatura ou aprovação.

Com o avanço da tecnologia, muitas empresas estão adotando sistemas eletrônicos para o registro de ponto, substituindo os antigos livros físicos. Esses sistemas costumam ser mais eficientes, permitindo um controle mais preciso e automatizado das horas trabalhadas.

Vale ressaltar que as práticas relacionadas ao registro de ponto podem variar de acordo com as leis trabalhistas de cada país.

Como funciona a folha de ponto?

A folha de ponto é um documento que registra as horas trabalhadas por um funcionário durante um determinado período, geralmente em uma base mensal. Essa folha é fundamental para o controle da jornada de trabalho, o cálculo de salários e benefícios, bem como para o cumprimento das obrigações legais relacionadas ao tempo de trabalho. Veja como geralmente funciona a folha de ponto:

1. Registro diário de horas trabalhadas.
2. Controle de horas extras.
3. Fechamento do período.
4. Assinatura e aprovação.
5. Processamento da folha de ponto.
6. Cálculo de salários e benefícios.
7. Registro em sistema de recursos humanos.
8. Arquivamento.

Por que não usar um livro de ponto atualmente?

Embora o livro de ponto tenha sido uma ferramenta tradicional para o registro de jornada de trabalho, muitas empresas estão optando por métodos mais modernos e eficientes. Aqui estão algumas razões pelas quais algumas organizações preferem não utilizar mais o livro de ponto e adotar sistemas eletrônicos ou outras alternativas:

Eficiência e precisão

Sistemas eletrônicos de controle de ponto, como relógios de ponto biométricos ou softwares especializados, oferecem maior eficiência e precisão no registro das horas trabalhadas. Eles eliminam erros comuns associados a registros manuais, como esquecimentos ou preenchimentos incorretos.

Automatização do processo

Ferramentas eletrônicas permitem a automatização do processo de registro de ponto. Isso inclui o cálculo automático de horas trabalhadas, horas extras, adicionais noturnos, entre outros. A automação reduz a carga de trabalho administrativa e minimiza riscos de erros.

Controle de acesso

Sistemas eletrônicos podem ser integrados a recursos avançados de controle de acesso, garantindo que as informações registradas correspondam ao acesso real dos funcionários às dependências da empresa. Isso ajuda na segurança e na prevenção de fraudes.

Conformidade legal

Muitas soluções eletrônicas são projetadas para atender às regulamentações trabalhistas locais. Elas facilitam a conformidade legal, incluindo o cumprimento de limites de jornada, gestão de horas extras e manutenção de registros necessários para auditorias.

Facilidade de gerenciamento remoto

Com o software de ponto eletrônico, é possível gerenciar o controle de ponto de forma remota. Isso é especialmente relevante em ambientes de trabalho remotos ou em empresas com várias filiais. Acesso online permite monitoramento em tempo real.

Integração com sistemas de RH

Soluções eletrônicas são frequentemente integradas aos sistemas de recursos humanos da empresa. Isso facilita o processamento da folha de pagamento, gerenciamento de benefícios, férias e outros aspectos relacionados aos recursos humanos.

Sustentabilidade

A adoção de métodos eletrônicos contribui para práticas mais sustentáveis, eliminando o consumo de papel associado aos livros de ponto físicos. Isso está alinhado com iniciativas de responsabilidade ambiental.

Facilidade para auditorias

Sistemas eletrônicos oferecem uma trilha de auditoria detalhada, facilitando a verificação e a análise de registros. Isso é útil em caso de auditorias internas, externas ou fiscalizações governamentais.

Adaptabilidade a diferentes modelos de trabalho

Com a diversificação dos modelos de trabalho, incluindo trabalho remoto e horários flexíveis, soluções eletrônicas oferecem maior flexibilidade para a gestão da jornada de trabalho em diferentes cenários.

Apesar dessas vantagens, é importante ressaltar que a escolha entre um livro de ponto físico e métodos eletrônicos depende das necessidades específicas da empresa, do porte, das regulamentações locais e das preferências organizacionais.

O importante é garantir que o método escolhido atenda aos requisitos legais e proporcione um registro confiável e eficaz da jornada de trabalho dos funcionários.

Como mudar do livro de ponto para o ponto eletrônico?

Migrar do livro de ponto para o ponto eletrônico envolve uma transição planejada e coordenada para garantir que a implementação seja suave e eficaz. Aqui estão algumas etapas a serem consideradas ao fazer essa mudança:

1. Avaliação da legislação local: cada país pode ter requisitos específicos que precisam ser atendidos.
2. Escolha da solução de ponto eletrônico: pode incluir relógios de ponto biométricos, cartões de ponto eletrônicos, aplicativos móveis ou outros sistemas.
3. Treinamento dos funcionários: para que possam usar a nova solução de ponto eletrônico corretamente. Isso inclui instruções sobre como registrar o ponto, solicitar folgas e entender os recursos disponíveis.
4. Comunicação transparente: explique os benefícios da mudança, destaque a precisão e eficiência do novo sistema e forneça informações sobre como será o processo.
5. Testes prévios: com um grupo seleto de funcionários. Isso ajuda a identificar quaisquer problemas ou ajustes necessários antes da implantação em toda a empresa.
6. Ajuste de políticas internas: relacionadas ao controle de ponto para refletir as mudanças. Isso pode envolver a definição de procedimentos para marcação de ponto, gestão de horas extras, solicitações de folga, entre outros.
7. Monitoramento e suporte inicial: forneça suporte adicional, se necessário, para garantir que os funcionários estejam confortáveis com o novo sistema.
8. Feedback contínuo: pode ajudar a identificar eventuais problemas ou áreas de melhoria.
9. Ajustes e otimizações: pode incluir personalizações no software, alterações nos procedimentos ou fornecimento de treinamento adicional.
10. Manutenção da conformidade: mantenha-se atualizado sobre quaisquer alterações nas leis que possam afetar o controle de ponto.

Ao seguir essas etapas e adotar uma abordagem cuidadosa e planejada, a transição do livro de ponto para o ponto eletrônico pode ser realizada com sucesso, proporcionando benefícios em termos de precisão, eficiência e conformidade.

Vantagens do registro de ponto para otimizar sua gestão de RH

Mantenha o controle de horários de forma precisa

Com o registro de ponto, você terá um registro preciso dos horários de entrada e saída de cada colaborador. Isso significa que você terá informações concretas para calcular horas extras, controlar atrasos e faltas, e garantir que os colaboradores estejam cumprindo sua jornada de trabalho corretamente. Dessa forma, você evita problemas de gestão e mantém a transparência nas relações de trabalho.

Reduza erros e fraudes

Um sistema de ponto eletrônico reduz consideravelmente a ocorrência de erros e fraudes nos registros de ponto. Com a tecnologia, é possível ter certeza de que as informações estão sendo registradas de forma correta, sem a possibilidade de alterações posteriores. Isso traz mais confiabilidade ao processo e evita problemas trabalhistas.

Simplifique a gestão de RH

Você simplifica a gestão de recursos humanos da sua empresa. As informações registradas podem ser facilmente acessadas e utilizadas para gerar relatórios e análises sobre a frequência dos colaboradores. Isso facilita a identificação de tendências, permite tomar decisões embasadas e otimiza o processo de avaliação de desempenho.

Esteja em conformidade com a legislação trabalhista

Você garante que sua empresa esteja em conformidade com as exigências da legislação trabalhista brasileira. A Portaria 1.510/2009 do Ministério do Trabalho estabelece as regras para o registro eletrônico de ponto e o uso do controle de ponto eletrônico, garantindo a legitimidade das informações e evitando penalidades.

Cristina Martín

Diretor de Recursos Humanos at Sesame RH | Website | + posts

Sou uma profissional com mais de 20 anos de experiência em diferentes áreas de Recursos Humanos, como recrutamento, treinamento, prevenção de riscos ocupacionais e gerenciamento de pessoal.

• Como funciona o seguro desemprego no Brasil em 2024?
• Como informar a não aprovação de candidato: exemplos
• A empresa pode recusar atestado médico após 48 horas? Entenda seus direitos
• Falta no aviso prévio: o que fazer?