Controle de ponto online: como simplificar a administração de horários

13 de janeiro, 2024

A gestão de pessoas é um dos grandes desafios das empresas, e uma das maiores dores de cabeça do time de RH. Imagine gerenciar as entradas, saídas, horários de refeição, faltas, atrasos, entre outros horários que devem ser administrados! Por isso, um sistema de controle de ponto online é uma eficiente solução.

Nesse sentido, o sistema de controle de ponto online é uma das ferramentas mais modernas para o trabalho da área de gestão de pessoas. Além de segurança e praticidade, seu uso é autorizado por lei e a relação custo-benefício é realmente satisfatória.

Ele reduzirá, e muito, o tempo que o time de RH precisará para controlar esse processo. Por outro lado, o time poderá desviar o tempo economizado para outras atividades também importantes e que acabam sendo deixadas de lado por falta de tempo.

Veja no decorrer desta nossa conversa algumas especificidades sobre como o controle de ponto online simplificará a administração de horários. Conheça também como o controle de ponto funciona, o que a lei diz sobre seu uso e as vantagens que ele traz para a empresa.

O que é e como funciona o controle de ponto online?

Em primeiro lugar, antes de falar sobre as funcionalidades da utilização desse sistema, veja o que é controle de ponto online e como ele funciona.

O controle de ponto online é uma excelente alternativa para informatizar os sistemas de ponto das empresas. Visto que as marcações são realizadas em um ambiente online, através de acesso pela web via computador, tablet ou celular.

As informações de cada registro são processadas em tempo real e armazenadas em nuvem, ou seja, ficam devidamente organizadas, seguras e acessíveis.

Por que é importante ter o ponto digital online?

A importância e os benefícios da utilização do ponto digital online são inúmeros. Antes de tudo, ela gera confiança entre empregador e trabalhador. Em segundo lugar gera agilidade no processo de dados, o que garante precisão das horas de trabalho e protege ambas as partes em possíveis disputas trabalhistas.

O que diz a lei sobre o controle de ponto online?

O controle de ponto online é reconhecido em nossa lei e é regido pela Portaria 671.

Esta portaria determina as regras e obrigações que devem ser seguidas pelas empresas que adotem este sistema de controle de jornada de trabalho.

A portaria, dentre suas normas, determina que as empresas que adotarem o controle de ponto devem cumprir com as regras abaixo:

• Disponibilizar o sistema no local de trabalho;
• Permita sempre que empregador e colaborador se identifiquem;
• Oferecer a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo funcionário;
• Não permitir restrições quanto à marcação do ponto;
• Nunca realizar a marcação automática do ponto;
• Não exigir autorização prévia para marcação de hora extra;
• Não deve em hipótese alguma permitir que façam a alteração ou eliminação parcial ou total de qualquer dado registrado pelo funcionário.

5 vantagens do controle de ponto online

As vantagens do controle de ponto online são inúmeras, tanto para a empresa como para o colaborador.

A seguir veja as cinco principais vantagens para que você adote esse sistema no dia a dia de sua empresa.

Automatização nos processos do RH

A grande vantagem do sistema é que no mesmo sistema em que os colaboradores realizam o registro de ponto, você faz a gestão. Incluindo o cálculo de horas, lançamento de atestados, controle de banco de horas e exportação para a folha de pagamento de forma rápida e eficaz. 

Controle dos custos

Quando a empresa não possui um tratamento de ponto eficiente acaba aumentando as chances de erros de cálculos ou fraudes na marcação da jornada. Isso pode acarretar um grande aumento dos custos.

O trabalho que o RH tem com o fechamento da folha de ponto manualmente também representa altos custos para as empresas.

Assim, uma das propostas do controle de ponto online é que ele facilite essa gestão, o que acaba reduzindo os custos com a contabilização exata das horas.

Controle de home office

Em decorrência do rápido avanço do trabalho em home office, muitas empresas não tiveram como adaptar o seu controle de ponto ao novo cenário.

As que possuíam um relógio de ponto alocado na empresa, acabam perdendo a possibilidade de controlar a jornada dos funcionários remotamente.

Como o home office veio para ficar, é interessante que sua empresa realize o acompanhamento da jornada de forma descentralizada.

Primeiramente, a grande vantagem do controle de ponto online é que com ele os funcionários marcam o ponto por meio de computadores ou celulares cadastrados no sistema. Dessa maneira sua empresa não precisa abrir mão de controlar a jornada, e acompanhar os horários dos funcionários de forma remota e precisa.

Rastreio em tempo real

Através do controle de ponto online, a empresa sabe exatamente quem já iniciou o expediente, quem está atrasado, ou quem faz horas extras. Estas informações são muito valiosas para a empresa no controle de seus colaboradores.

Com o ponto eletrônico online, é muito mais fácil ter esse acompanhamento, já que ele tem o propósito de mostrar os dados da jornada dos funcionários em tempo real. E, o melhor, é possível ter todas essas informações por meio de um aplicativo de gestão.

Redução de processos trabalhistas

Certamente podemos dizer que os motivos que mais movimentam ações trabalhistas são suspeitas sobre irregularidades como, por exemplo, erro de cálculo de horas extras ou de férias.

Só para exemplificar, caso algum funcionário se considere lesado abra um processo contra a empresa, ela estará resguardada. Pois o controle de ponto online armazena, em nuvem, todas as marcações feitas por cada funcionário.

Além disso, o sistema não permite alteração ou manipulação desautorizada de dados. Em outras palavras, cada marcação de ponto do funcionário fica arquivada para fins de consultas e cálculos de folha de ponto. Isso é uma grande vantagem, tanto para a empresa como para o colaborador.

Por fim, com todas essas dicas, é impossível você não se convença que o controle de ponto online é a melhor solução para o seu RH!

Cristina Martín

Diretor de Recursos Humanos at Sesame RH | Website | + posts

Sou uma profissional com mais de 20 anos de experiência em diferentes áreas de Recursos Humanos, como recrutamento, treinamento, prevenção de riscos ocupacionais e gerenciamento de pessoal.

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