9 de novembro, 2022

Todos os meses, vemos a mesma cena: um desfile de funcionários indo ao departamento de contabilidade para retirar seus contracheques/holerites. No entanto, temos cada vez mais opções quando se trata de enviar folha de pagamento para os funcionários.

Conhecer várias alternativas pode ajudar a empresa a otimizar um processo de criar a folha de pagamento muitas vezes enfadonho/entediante.

Um software para enviar folha de pagamento e recursos humanos

O primeiro passo para agilizar o processo de envio da folha de pagamento aos funcionários é ter um ERP (Planejamento de recursos empresarias) para folha de pagamento.

É um software de folha de pagamento e recursos humanos que permite criar folhas de pagamento muito mais rápido, de maneira automatizada, certificando-se de que nenhum campo é deixado em branco. Estas são as principais vantagens do ERP (planejamento dos recursos empresariais) para a folha de pagamento:

Reduz tempo e custos: a automatização da folha de pagamento permite que ela seja preparada mais rapidamente e sempre entregue dentro do prazo. Além disso, os cálculos são feitos sem margem de erro, reduzindo assim as perdas por excesso de pagamentos ou descumprimento de obrigações fiscais.
Menos erros: outra vantagem da automatização é que o programa reduz muito o número de erros na folha de pagamento. As mudanças necessárias podem ser feitas sem medo de divergências na folha de pagamento.
A informação está sempre acessível: um programa para a elaboração e envio de folha de pagamento de funcionários ajuda a gerar um banco de dados com as folhas de pagamento de cada funcionário. Contém horas, remuneração ou benefícios de todos os funcionários, com acesso instantâneo em caso de necessidade.

A utilização de um programa de envio de folha de pagamento resulta em um controle maior e mais eficaz. O departamento de recursos humanos será capaz de acompanhá-lo sempre, inclusive registrando os diferentes movimentos gerados.

Como enviar folha de pagamento

Ter uma folha de pagamento e um programa de RH também facilita o envio desses documentos aos colaboradores. As folhas de pagamento devem ser entregues no momento do pagamento, mas não é obrigatório entregá-las manualmente.

É óbvio que o e-mail é a principal alternativa para o envio de contracheques de funcionários, mas várias questões relacionadas à proteção de dados dos funcionários devem ser consideradas.

Envio de folhas de pagamento dos funcionários por e-mail

A situação é ligeiramente diferente, e depende se a empresa fornece aos funcionários uma conta de e-mail corporativa ou se eles usam o próprio endereço de e-mail.

No caso das contas corporativas, presume-se que o próprio provedor é responsável pela implementação de todas as medidas de segurança. Quando enviados para o e-mail pessoal dos funcionários, eles darão autorização para receber folhas de pagamento por e-mail a empresa deve oferecer alternativas.

Vale lembrar que se a empresa decidir enviar os contracheques por e-mail em vez de entregá-los em mãos, a empresa deve fornecer os meios para os funcionários baixá-los. Além disso, os e-mails devem ser criptografados para evitar qualquer vazamento de dados pessoais.

Enviar folha de pagamento de funcionários através de uma plataforma

Muitas empresas têm sua própria plataforma onde os trabalhadores têm acesso ao seu calendário de trabalho, turnos, acordo coletivo de trabalho e contracheques.

Não há problema em postar contracheques nessas plataformas para cada usuário baixá-los? Sim, mas somente se certos requisitos forem atendidos. A empresa deve fornecer ao funcionário acesso a esta plataforma utilizando as senhas pessoais de cada funcionário.

Se utilizar seu próprio servidor, a empresa também deve cuidar da criptografia de dados, limitando o acesso não autorizado e cópias de backup ou firewalls, entre outras medidas de segurança.

No caso de contratar a plataforma de terceiros, o fornecedor é responsável por garantir que esses requisitos de segurança digital sejam atendidos. A utilização de um ERP para folha de pagamento geralmente é compatível com plataformas de envio de folhas de pagamento de funcionários por e-mail.

Com o programa Sesame HR você pode enviar esses tipos de documentos para os funcionários para que tenham fácil acesso a eles.

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