Escalas de trabalho: estratégias para eficiência na gestão diária

7 de novembro, 2023

Empresas que precisam funcionar 24/7 ou aos finais de semana, por exemplo, precisam recorrer às escalas de trabalho para que sempre haja colaboradores suficientes para que ela possa realizar suas atividades.

Mas quais são os modelos de escalas de trabalho? Como elaborá-las de forma eficiente? Como a tecnologia pode auxiliar nessa tarefa? Continue lendo e entenda essas e outras questões relacionadas ao assunto de gestão de escalas.

O papel crucial das escalas de trabalho

As escalas de trabalho ajuda a garantir a eficiência operacional e a conformidade com a legislação trabalhista. Por isso, possui grande importância em locais como hospitais, indústrias, restaurantes e alguns tipos de comércios.

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A importância das escalas na organização da jornada de trabalho

Confira as principais razões pelas quais essa estratégia é importante para as empresas:

Distribuição justa de tarefas
Redução de horas extras não planejadas
Programação antecipada
Conformidade com as leis trabalhistas
Melhor planejamento de capacidade
Redução de conflito de horários
Melhor uso de recursos temporários
Maior adesão a controles de qualidade
Redução do turnover

Como uma escala bem planejada pode otimizar a produtividade?

Quando aa escalas de trabalho são bem feita, respeitando o período de descanso dos profissionais e permitindo certa flexibilidade nos dias a serem trabalhados, os funcionários tendem a ter um maior engajamento e satisfação com a empresa.

Além disso, uma escala de trabalho bem produzida não sobrecarrega os colaboradores, fazendo com que tenham um maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. Tudo isso faz com que os trabalhadores desempenhem melhor suas funções, elevando a produtividade da empresa.

Estratégias para elaboração de escalas eficientes

Para criar escalas que beneficiem a empresa e o colaborador é necessário ter uma estratégia bem traçada, levando em conta as necessidades especiais do negócio e dos profissionais.

A seguir, trouxemos algumas dicas que preparamos para a criação de uma escala eficiente.

Modelos de escalas de trabalho: turnos fixos vs. escalas variáveis

Na hora de montar as escalas, é importante considerar se o ideal para a sua empresa é o turno fixo ou variável.

Com o turno fixo, as escalas são regulares e previsíveis. Ou seja, os funcionários trabalham no mesmo horário a semana toda, o que facilita a sua organização pessoal.

Já no turno variável, a escala dos colaboradores pode ser diferente de uma semana para outra, dependendo da demanda da empresa. Isso garante uma rotatividade de turnos, maior flexibilidade para a equipe e adaptação à demanda.

Como considerar as necessidades da equipe ao criar uma escala

Quando a empresa trabalha com escalas, é importante conversar com os funcionários para entender as necessidades de cada um e montar uma estratégia que seja positiva para ambos os lados. Para isso, considere os seguintes pontos:

Comunique-se com a equipe: pergunte sobre suas preferências de horários, necessidades pessoais e compromissos fora do trabalho.
Flexibilize quando possível: ofereça opções de dias e horários de trabalho, desde que não afete a produção.
Crie uma rotatividade justa: evite atribuir muitos turnos indesejados a um único funcionário. Busque sempre distribuir os piores dias e horários igualmente.
Considere necessidades especiais: esteja sempre ciente de consultas médicas e outras situações para considerá-las no momento de criar a escala.
Mantenha-se aberto a feedbacks: esteja disposto a mudar a escala de acordo com os feedbacks recebidos.

Gestão de horas extras e banco de horas

Ao utilizar o sistema de escalas de trabalho é preciso ter atenção redobrada para as questões de horas extras e banco de horas. Com isso, é possível garantir a saúde e produtividade dos funcionários, evitando o excesso de trabalho.

Como evitar excesso de horas extras e seus impactos

É necessário garantir que as escalas de trabalho criadas não faça com que os funcionários precisem realizar muitas horas extras para cobrir a produção. Além disso, permitir que os profissionais tenham um banco de horas elevado, pode fazer com que o planejamento das escalas seja prejudicado.

Confira algumas estratégias para evitar que essas situações aconteçam:

Faça um planejamento cuidadoso, levando em consideração as necessidades reais da empresa.
Monitore regularmente as horas trabalhadas. Para facilitar, utilize um sistema de gestão de ponto.
Automatize a criação das escalas utilizando um software de gestão.
Estabeleça um limite de horas extras por dia.
Realize uma distribuição justa das tarefas, para que funcionários não fiquem sobrecarregados e precisem realizar horas extras.
Considere a necessidade de novas contratações.

Utilização eficaz do banco de horas para flexibilidade e conformidade

Caso seus funcionários precisem realizar horas extras em determinadas situações, veja nossas dicas de como proceder em relação ao banco de horas:

Conheça as leis e regulamentações para garantir a conformidade do processo.
Defina políticas claras sobre o banco de horas e compartilhe com a empresa.
Registre com precisão as horas trabalhadas e folgadas por cada profissional.
Verifique o saldo dos funcionários regularmente para não haver erros.
Consulte um profissional jurídico caso tenha dúvidas sobre a conformidade legal do seu banco de horas.

Tecnologia e automação na elaboração de escalas

O planejamento das escalas de trabalho pode ser bastante complexo, principalmente em equipes com grande quantidade de funcionários. E para auxiliar nesse processo, a tecnologia traz algumas ferramentas que farão toda a diferença no desenvolvimento e acompanhamento das escalas.

Separamos alguns tipos de ferramentas que podem auxiliar o seu RH a criar escalas de trabalho de forma automatizada e muito mais fácil. São elas:

Planilhas eletrônicas: ferramentas como Excel e Google Sheets são ótimas ferramentas caso sua empresa tenha um time enxuto.
Software de gestão de pessoal: já quando a equipe é grande, a melhor opção é investir em um software, como Sesame, que facilita e automatiza a criação das escalas.
Sistemas de gestão de ponto: esse tipo de ferramenta auxilia no monitoramento dos horários de cada colaborador através de controle de ponto, facilitando tanto a criação das escalas como o monitoramento de horas extras.
Plataformas de gestão de desempenho: ajudam a entender os funcionários que possuem melhor desempenho em cada dia e turno, auxiliando na criação de escalas cada vez mais eficientes.

O uso de análise de dados para otimizar as escalas de trabalho

A análise de dados auxilia na eficiência de diversos processos, e não seria diferente com as escalas de trabalho. Veja como esse tipo de análise pode auxiliar a aprimorar as escalas da sua empresa:

Análise de demanda
Previsão de demanda futura
Monitoramento de desempenho da equipe
Redução de horas extras não planejadas
Avaliação de turnos alternativos
Conformidade com as regulamentações
Análise de custos
Aprimoramento contínuo do processo

Esperamos que esse artigo tenha te ajudado a entender melhor como funcionam as escalas de trabalho. Para mais conteúdos sobre gestão de RH, navegue em nosso blog!