Documentos Empresariais: Organização e Gestão para uma Empresa de Sucesso

11 de setembro, 2023

Para que uma empresa possa começar a funcionar e estar plenamente legalizada perante a todos os órgãos governamentais, são necessários vários documentos empresariais. Além disso, a organização de toda essa documentação também é outro ponto importante para que as coisas andem devidamente dentro da lei.

Apesar de ser essencial que tudo seja feito da forma correta, para não prejudicar a empresa juridicamente, todo esse processo não precisa ser complicado. Por isso, neste artigo falaremos um pouco sobre cada um desses documentos e sua importância.

Ainda, traremos algumas dicas de como fazer a organização e a gestão de documentos para que ela possa facilitar, e não dificultar a vida dos responsáveis nas empresas.

A importância dos documentos empresariais

Como já pudemos perceber, caso a empresa não possua algum dos documentos exigidos para sua abertura, ela estará irregular, ou seja, não estará de acordo com a legislação vigente.

Dessa forma, os responsáveis pela empresa, no caso gestores e empresários, devem conhecer cada um dos documentos exigidos. Isso porque para que se possa operacionalizar o negócio é necessário que tudo esteja em ordem.

Principais documentos empresariais

Quando falamos em documentos legais, nos referimos aos documentos que correspondem ao cumprimento de leis e normas municipais, estaduais, federais e sindicais.

Para que possamos nos familiarizar um pouco com todos esses principais documentos necessários para o pleno funcionamento de uma empresa, vejamos cada um deles abaixo:

Contrato Social

O contrato social da empresa é onde tudo começa. É é nesse contrato que constam todas as informações sobre o segmento da empresa, quadro societário, endereço de funcionamento, atividades principais, entre outras que são essenciais para que ela se apresente como pessoa jurídica e possa abrir conta em bancos, fazer empréstimos e até mesmo participar de licitações, se for o caso.

Dessa forma, podemos dizer que o contrato social é a certidão de nascimento da empresa.

Alvará de funcionamento

Depois do contrato social, o alvará de funcionamento é o documento mais importante para que a empresa possa começar a funcionar com regularidade. Ele é um documento emitido pelo município em que a empresa irá se instalar que regulariza o imóvel para que possa exercer as atividades que estão previstas no contrato social.

As empresas devem ficar atentas, pois esse documento tem a validade diferenciada entre os municípios.

Licenças específicas de funcionamento

Dependendo do tipo de segmento da empresa a ser aberta, existem alguns tipos de licenças específicas que devem ser providenciadas antes da abertura do negócio. Podemos citar como exemplo uma indústria de cosméticos que precisará de uma licença ambiental, ou uma lanchonete que precisará de uma licença sanitária.

Por isso, os responsáveis pela empresa deverão estar a tentos a todas as licenças que ela necessitará para seu pleno funcionamento.

Inscrição estadual e municipal

A inscrição estadual é obrigatória para as empresas do ramo de comércio que precisam pagar o imposto sobre circulação de mercadorias e serviços (ICMS).

Já as empresas voltadas para a prestação de serviço necessitam da licença municipal, pois são obrigadas a pagar pelo imposto sobre circulação de serviços (ISS).  

Além da documentação que deve ser providenciada para abertura de uma empresa, existem outros documentos que acompanharão o seu dia a dia enquanto ela estiver em atividade. Vejamos alguns deles:

Nota Fiscal

As notas fiscais são documentos de emissão obrigatória nas operações comerciais. Elas servem para registrar entradas, saídas, devoluções e outras movimentações de serviços ou de produtos, além de serem utilizadas para o cálculo do recolhimento de tributos.

Deixar de emitir nota fiscal é considerado sonegação fiscal e pode gerar penalidades e multas para aas empresas que não as emitem. Dessa forma, pela sua importância devem ser guardadas em local adequado e guardadas por no mínimo 5 anos.

Faturas e guias

As faturas de cobrança devem ser guardadas juntamente com o comprovante de pagamento, para que caso haja algum problema a empresa possa provar que o pagamento foi efetuado.

Registros contábeis

Os registros contábeis comprovam a legalidade das operações e da gestão financeira da empresa e todas as movimentações financeiras, tais como pagamentos e recebimentos.

Essa documentação deverá ser organizada e arquivada de maneira a simplificar sua visualização quando necessária.

Recursos Humanos

Paralelamente ao pagamento dos tributos previdenciários, a empresa tem a obrigação de registrar toda a documentação referente aos funcionários contratados pela empresa, tais como folha de ponto, pagamentos, contratações, desligamentos entre outros.

A documentação previdenciária e trabalhista deverá ser guardada por no mínimo 10 anos.

Agora que já temos conhecimento sobre os principais documentos que toda a empresa deve ter, é hora de verificar como organizar e armazenar essas informações para que não se torne um fardo.

Organização e armazenamento dos documentos empresariais

A organização de documentos é essencial para o bom andamento de qualquer empresa, pois documentos desorganizados podem levara a perda de informações importantes e até mesmo problemas legais. Por isso, é essencial contar com a capacidade e os serviços de quem entende do assunto!

Venha conhecer o gestor documental de Sesame, lá você poderá contar com um guia prático, simples e descomplicado de como realizar a organização e armazenamento dos documentos de sua empresa.

Automatização e digitalização dos documentos empresariais

Podemos dizer que a digitalização de documentos é o processo que transforma documentos físicos em digitais e aos armazenando em sistema eletrônicos. Este processo pode ser feito através de digitalização ou escaneamento, onde o documento é convertido em arquivo digital e pode ser armazenado.

Enquanto isso, a automatização permite que se crie, edite e compartilhe documentos digitais de maneira mais fácil e rápida. É uma ferramenta valiosa para qualquer organização que lida com grandes volumes de documentação, pois permite economizar tempo e reduzir custos.

Se você ainda não conta com essa ferramenta em sua empresa este é o momento de começar a utilizá-la e ter mais tranquilidade nos processos. Conheça a solução de Sesame e facilite o dia a dia do seu RH!

Iris Serrador

Sales Engineer at Sesame RH | + posts

Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.

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