Descomplicando o Gerenciamento de Documentos no Departamento de RH

9 de janeiro, 2024

Como o departamento de RH é o setor que mais cuida de documentos, por que não facilitar a vida dos colaboradores que trabalham nessa área? E é exatamente aí que a automação entra, para descomplicar o gerenciamento de documentos.

Em meio aos frequentes avanços da tecnologia, a atuação empresarial vem se tornando cada vez mais dependente das inovações nesse campo. 

Os sistemas informatizados e a automação de processos já são realidade na rotina operacional da maioria das corporações devido ao seu potencial de melhoria.

Vejamos agora o assunto de uma forma mais detalhada, vamos lá?

Importância do Gerenciamento de Documentos na Gestão de RH

Dentro da empresa, o departamento de RH é um dos setores que mais lida com documentos. E para que os funcionários consigam desempenhar suas funções com eficiência, é extremamente necessário que se mantenha a ordem.

O dia a dia da rotina da área de RH exige uma grande movimentação de documentos, a fim de manter a regularidade das contratações e o controle dos direitos trabalhistas.

Quando a área trabalha sem a devida organização dos documentos e a definição dos processos, isso pode acarretar atrasos, erros e problemas, o que com certeza acabará gerando prejuízos para a empresa.

Por estes motivos é que a organização de documentos do RH é importante, pois contribui para a realização de um trabalho com eficácia, além de ajudar a prevenir danos para o seu negócio.

Segurança e conformidade: evitando erros e riscos legais

Como já pudemos perceber, a automatização leva à segurança das informações que são mantidas dentro do setor, além de evitar erros e riscos legais que podem penalizar a empresa.

Pensemos em um contexto em que o colaborador entrega um processo de uma licença-médica e esta papelada por algum motivo é extraviada. Imagine todo o problema que isso poderia causar para o colaborador, para a empresa e para o funcionário que perdeu os papéis?

Por outro lado, se a organização dispusesse de um sistema de automatização de processos, esse risco seria quase nulo, pois tudo já estaria devidamente digitalizado e arquivado em um local de fácil acesso e à disposição pelo período legal que for preciso.

Melhores Práticas para Organização Documental

Como pudemos perceber até aqui, o setor de RH trabalha com muitos documentos diariamente, logo, reunir e administrar todos eles pode ser um grande desafio para os profissionais da área.

Separamos a seguir um passo a passo de como organizar documentos e contratos de forma simples e prática que irá ajudar nesta complicada tarefa:

• Definição do local – Primeiramente é necessário que se defina um local específico e de acesso rápido para guardar os documentos para que fiquem armazenados pelo tempo necessário que determina a lei. Quanto aos documentos eletrônicos, o ideal é criar pastas em locais específicos, como HDs ou sistemas de armazenamento em nuvem.
• Padronização dos documentos – Logo após definir o local, será necessário adotar normas de armazenamento, tais como: nomenclatura, formatação e classificação dos arquivos, além das datas previstas para que se possa realizar o descarte. Esse padrão vale tanto para os documentos físicos quanto para os digitais.
• Organização dos documentos – Para realizar a organização dos documentos, é interessante que todos os colaboradores do setor estejam envolvidos no processo. Assim, com a participação e contribuição de todos, é possível ter uma organização mais assertiva dos documentos, pois serão eles que utilizarão estes documentos na rotina diária.
• Controle do arquivo – Por fim, mas não menos importante, é essencial adotar um controle para realizar auditorias constantes. O objetivo é manter a ordem dos arquivos e verificar se os novos registros estão sendo armazenados da forma definida, além de realizar o descarte de acordo como previsto na legislação.
• Utilização da tecnologia – A tecnologia pode funcionar como uma grande aliada tanto na organização como na gestão de documentos do RH. E um exemplo claro são as plataformas de gestão de documentos que auxiliam no controle e gerenciamento de arquivos e contratos. Através desse tipo de ferramenta, o gestor elabora, controla, gerencia e assina digitalmente os documentos.

Como pudemos perceber, a utilização das ferramentas que ajudam a manter os documentos em ordem e seguros são de extrema importância na rotina do RH.

Classificação e padronização: simplificando o acesso e a busca por informações

Por meio da classificação e padronização dos documentos, o setor de RH simplifica o acesso e busca por informações.

Isso porque se as informações não estiverem devidamente padronizadas, imagine a dificuldade para encontrar qualquer documento que seja necessário.

O que também se deve ter em mente, é que não serão sempre as mesmas pessoas que tratarão desse trabalho, já que podem haver promoções ou desligamentos de funcionários do setor. Os novos colaboradores deverão ter a facilidade de acesso através dessa organização e padronização feitas.

Automatização e Tecnologias de Suporte

A automatização é o investimento em tecnologia que a corporação faz para dar suporte aos processos burocráticos e ao aprimoramento da rotina. É quando a empresa faz o uso de softwares e de outras ferramentas tecnológicas que promovem a automação.

Uso de softwares de gerenciamento de documentos

Atualmente, é mais do que necessário, é imprescindível contar com um sistema de software de gerenciamento de documentos.

Com o software do Sesame você poderá tranquilamente realizar com segurança o armazenamento da documentação de todos seus colaboradores, de forma organizada em um único espaço.

Com a ferramenta do Sesame você poderá contar com os seguintes benefícios:

• A privacidade de seus documentos por meio da criptografia;
• Login único como procedimento de autenticação em seu sistema de gestão de documentos;
• Diferentes funções de administração com vários níveis de permissão, que poderão ser do administrador, do RH e funcionário;
• Acesso ao programa de gestão documental de qualquer lugar e dispositivo, de forma totalmente segura.

Você pode contar com estas e outras vantagens ao optar por ter em sua empresa um sistema de gestão do Sesame. 

Benefícios do Gerenciamento Eficiente de Documentos no RH

Dentre os vários benefícios que a automatização proporciona para um gerenciamento eficiente de documentos na área de RH, citaremos os mais significativos:

• Substituição do trabalho manual;
• Redução de custos;
• Maior agilidade;
• Liberação dos gestores para trabalhos mais estratégicos;
• Diminuição do tempo gasto em atividades operacionais;
• Maior qualidade no trabalho e resultados mais precisos;
• Diminuição de erros;
• Funcionários mais motivados.

Se sua empresa ainda não conta com um sistema de gerenciamento de documentos, não perca mais tempo com burocracia e papelada. Entre em contato agora mesmo conosco e saiba mais sobre esta facilidade com a qual você pode contar!

Giovanna Rodrigues

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