Gestão documental
Como a gestão de documentos online facilita o armazenamento corporativo
Vejamos como a gestão de documentos online irá facilitar o armazenamento de documentos reduzindo papel e custos.
Gestão documental
Vejamos como a gestão de documentos online irá facilitar o armazenamento de documentos reduzindo papel e custos.
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Isabel García
HR Consultant
22 de janeiro, 2024
Em nosso post de hoje trataremos sobre um assunto muito importante para o desenvolvimento e sucesso de sua empresa: Como a gestão de documentos online facilita o armazenamento corporativo.
Sabemos que as empresas lidam todos os dias com uma infinidade de documentos, como contratos, cadastros, fichas, contas, recibos, calendários, notas fiscais e muitos outros.
O gerenciamento dos documentos irá toda essa papelada facilitando o acesso aos arquivos mais usados e protegendo contra danos os que não são menos utilizados.
É um processo necessário, que leva em conta as características dos arquivos, as necessidades da empresa, os prazos e as melhores maneiras para que o acesso diário seja eficiente.
Os instrumentos da gestão de documentos são essenciais para organizar, manter e garantir o acesso eficiente às informações dentro de uma organização. Vamos explorar alguns deles, destacando sua importância.
É fundamental para estabelecer as diretrizes e políticas relacionadas à gestão documental. Nesse estágio, são definidos os processos de criação, uso, armazenamento e descarte dos documentos.
Desempenha um papel crucial ao categorizar os documentos com base em critérios predefinidos. Isso simplifica a localização e recuperação das informações quando necessário.
Indexação é outro instrumento importante, permitindo a associação de termos ou palavras-chave aos documentos. Esse processo facilita a busca e recuperação eficiente dos documentos, promovendo uma gestão mais ágil e eficaz.
A organização física e digital é um componente vital da gestão de documentos. Isso envolve a disposição física adequada dos documentos em arquivos, bem como sua organização lógica em sistemas de gerenciamento documental digitais.
Os controles de acesso e segurança são implementados para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos sensíveis. Isso é essencial para proteger a confidencialidade e integridade das informações.
A revisão e atualização periódicas são práticas necessárias para manter a relevância e eficácia do sistema de gestão documental ao longo do tempo.
Nesse contexto, esse processo envolve a análise constante das políticas e procedimentos, assegurando que estejam alinhados com as necessidades em evolução da organização. Além disso, essa prática é fundamental para manter a eficácia do sistema de gestão documental ao longo do tempo e garantir sua relevância contínua.
Dessa forma, garantir a adaptabilidade do sistema é essencial para acompanhar as mudanças e garantir sua eficiência contínua.
Em última análise, a implementação eficaz desses instrumentos contribui para uma gestão de documentos eficiente, promovendo a organização, a acessibilidade e a segurança das informações em toda a organização.
Realizar a gestão de documentos online é uma prática essencial para organizações que buscam eficiência, acessibilidade e segurança em seus processos documentais. A seguir, destacarei as etapas e práticas recomendadas para implementar essa gestão de forma eficaz.
Primeiramente, selecione uma plataforma de gestão documental online que atenda às necessidades específicas da sua organização.
Inicie o processo digitalizando documentos físicos que ainda não estejam em formato eletrônico. Nesse sentido, utilize scanners e certifique-se de que os documentos digitalizados mantenham qualidade e legibilidade.
Estabeleça um sistema de organização lógica, criando pastas e categorias adequadas para classificar os documentos. Então, isso facilitará a localização rápida e eficiente quando necessário.
Implemente um sistema de indexação e atribuição de metadados. A associação de palavras-chave e informações adicionais aos documentos agiliza a recuperação de informações relevantes.
Estabeleça controles de acesso e permissões para garantir que apenas usuários autorizados possam acessar determinados documentos. Enfim, isso é crucial para manter a segurança da informação.
Adote fluxos de aprovação eletrônica sempre que possível. Afinal, isso agiliza processos que envolvem a revisão e aprovação de documentos, reduzindo a dependência de assinaturas manuais.
Assegure backup regular dos dados e implemente medidas robustas de segurança para proteger os documentos contra perdas e acessos não autorizados.
A princípio, conduza treinamentos regulares para os usuários sobre as práticas adequadas de gestão de documentos online.
Realize revisões periódicas do sistema, ajustando procedimentos conforme necessário e garantindo que estejam alinhados com as mudanças nas necessidades da organização.
Nesse sentido, ao seguir essas práticas e implementar uma gestão de documentos online eficiente, sua organização estará melhor posicionada para otimizar processos, melhorar a colaboração e garantir a segurança das informações.
Primeiramente, a adoção de um gestor de documentos online no setor de Recursos Humanos oferece diversos benefícios que impactam positivamente a eficiência, organização e segurança das operações.
Abaixo encontraremos todas as facilidades que Sesame RH proporciona para que sua empresa desfrute dessa ferramenta
A centralização de documentos é facilitada por um gestor online, promovendo a organização. Do mesmo modo, todos os documentos relacionados aos colaboradores, como contratos, certificados e avaliações, podem ser armazenados em um local acessível apropriado.
Antes de tudo, com um gestor online, é possível acessar rapidamente os documentos necessários, reduzindo o tempo gasto na busca por informações. Isso contribui para a agilidade nas tomadas de decisões e na resposta a demandas do RH.
Sobretudo, facilitando a colaboração remota, o gestor de documentos online permite o compartilhamento fácil e seguro de arquivos entre membros da equipe, mesmo quando estão trabalhando remotamente. Ou seja, isso promove uma colaboração mais eficaz e flexível.
A transição para um ambiente digital implica na redução significativa do uso de papel e dos custos associados à impressão e armazenamento físico. Além disso, sendo mais sustentável, essa prática impacta positivamente o orçamento do departamento de RH, proporcionando economias financeiras e contribuindo para práticas mais amigáveis ao meio ambiente.
Sobretudo, com medidas robustas de segurança, como criptografia e controle de acesso, um gestor online assegura a proteção das informações confidenciais dos colaboradores. Além disso, ao evitar acessos não autorizados e vazamentos, essa ferramenta se torna um pilar essencial na preservação da privacidade e segurança dos dados corporativos.
A princípio, a integração do gestor de documentos online com outras ferramentas utilizadas no RH, como sistemas de folha de pagamento e de gestão de desempenho, otimiza a eficiência dos processos. Além disso, essa integração melhora a consistência das informações, promovendo uma gestão mais harmonizada e precisa de dados relacionados aos colaboradores.
Em resumo, a implementação de um gestor de documentos online no setor de Recursos Humanos resulta em uma gestão mais eficiente, transparente e segura. Nesse sentido, essa ferramenta contribui para o sucesso das operações e a satisfação dos colaboradores.
Além disso, evidencia a importância dessa ferramenta na modernização e otimização dos processos internos, fortalecendo a eficácia das práticas de gestão documental no ambiente corporativo.
Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.