Sistema de gestão eletrônica de documentos: estratégias para implementá-lo

15 de abril, 2024

No dia a dia de uma empresa, os profissionais lidam com uma grande quantidade de documentos do trabalho que exigem atenção no seu manuseio. Desse modo, imagine se a empresa não puder contar com um sistema de gestão eletrônica de documentos, que transtorno seria!

Por isso hoje falaremos sobre o assunto e mostraremos as estratégias de implementação, benefícios entre outros.

O que é um sistema de gestão de documentos?

Até bem pouco tempo, com toda a certeza, a gestão de documentos era o terror de setores específicos da empresa que geriam papeis e informações.

Podemos, dizer em poucas palavras, que sistema de gestão de documentos é o nome dado ao conjunto de processos implementados por uma instituição. Sobretudo, com o objetivo de garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado de seus registros mais importantes.

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Simplifique a gestão de documentos, acesse arquivos importantes em segundos e colabore de maneira eficiente com sua equipe de qualquer lugar e de forma segura

A ideia é simplificar o uso desses papéis no dia a dia, tornando a busca por dados mais fácil, organizada e segura.

Em termos práticos, a gestão documental é realizada de acordo com a realidade de cada empresa. Aquelas que geram uma grande quantidade de arquivos, por exemplo, podem precisar automatizar a guarda de suas informações.

Por outro lado, empresas de porte muito pequeno podem ser bem atendidas com um simples gerenciamento manual.

O que caracteriza a gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos é primordialmente uma área da administração geral relacionada com os princípios de economia e eficácia na produção e uso dos documentos. Segundo os quais a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível.

A gestão de documentos, em seu sentido mais amplo, significa assegurar acesso pleno aos documentos e às informações necessárias à tomada diária de decisões e à garantia de deveres e direitos.

Destacam-se como objetivos específicos do sistema de gestão eletrônica de documentos:

1. Permitir de forma ágil e assertiva o acesso aos documentos e às informações,
2. Promover a transparência dos atos administrativos,
3. Garantir economia, eficiência e eficácia na administração,
4. Racionalizar a produção documental,
5. Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos,
6. Normatizar os procedimentos para classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos.

Estratégias para implementar a gestão eletrônica de documentos

Principalmente agora que você já sabe o que é e qual a importância do GED, está na hora de conferir algumas dicas úteis para facilitar a implantação desse processo.

Estabeleça regras

Primeiramente estabeleça as principais regras, responsabilidades e objetivos da gestão eletrônica de documentos na sua empresa. Posteriormente, identifique os tipos de documentos a serem gerenciados e os processos envolvidos.

Dessa maneira tudo isso fará com que as pessoas entendam como utilizar o sistema e quais critérios devem utilizar para classificar, armazenar e descartar dados.

Escolha um software

Saiba que a escolha de um software faz total diferença na jornada da gestão eletrônica de documentos. Um bom programa pode oferecer mais facilidade de uso, integração com outros sistemas, segurança da informação, excelente capacidade de armazenamento em nuvem, auditoria, entre outros. Por isso, pesquise muito bem antes de contratar um software de GED.

Padronize os processos

Estabeleça padrões de nomenclatura, categorização e indexação de documentos. Além disso, também crie uma estrutura lógica e intuitiva de organização dos documentos, contendo pastas, subpastas, tags e outros elementos que ajudem neste tópico.

Treine os colaboradores

Um passo fundamental para facilitar e melhorar a gestão eletrônica de documentos é o treinamento dos funcionários. Todos os membros da sua empresa devem entender como usar o sistema e seguir as melhores práticas, respeitando as regras e as padronizações.

Monitoramento / Melhorias

A implementação de um sistema de gestão eletrônica de documentos é um processo contínuo, ou seja, não acaba assim que foi instalado. Isso significa que você precisará monitorar o desempenho do sistema, ouvir o feedback dos usuários e fazer melhorias quando necessário.

Benefícios da GDE para Recursos Humanos da empresa

Abaixo listaremos alguns dos inúmeros benefícios deste sistema par o RH de sua empresa.

Redução de custos

Um dos objetivos comuns de qualquer empresa é buscar estratégias que visem a redução de custos. Assim sendo, é fundamental para otimização dos processos, melhorar o rendimento dos funcionários, aumentar os lucros, entre outros. Portanto, nesse ponto, a gestão eletrônica de documentos é algo que pode trazer grandes resultados.

Otimização de tempo

Se, contudo, o objetivo é otimizar o tempo de todos os funcionários, não há estratégia melhor do que eliminar processos desnecessários e facilitar seu funcionamento. Por isso, com os documentos armazenados virtualmente, aquele que precisar acessá-los pode fazer diretamente de seu computador, sem a necessidade de ir a um espaço físico.

Economia de espaço

Ao aplicar o armazenamento eletrônico de documentos, acima de tudo, sua empresa deixa de ser refém de um espaço físico destinado a organização de grandes arquivos de papéis impressos.

Segurança da informação

Quando o assunto é segurança da informação, todo cuidado é pouco. Sobretudo, nesse ponto, a gestão eletrônica de documentos implementa uma verdadeira revolução na maneira de lidar com essas questões.

Com seus documentos transferidos para um armazenamento em ambiente digital, por certo, sua empresa promove muito mais que uma grande eficiência, ela proporciona uma maior segurança.

Centralização e acessibilidade

Todavia, um outro serviço que vem crescendo cada dia mais e surge como uma ótima solução para a gestão de documentos é o armazenamento em nuvem. A conhecida praticidade do meio digital é amplamente estendida, principalmente, a partir do momento em que sua empresa disponibiliza o acesso a esse material de qualquer computador conectado à internet, dentro ou fora da empresa.

Agilização de processos legais

Dessa forma, ao possuir um sistema de gestão eletrônica de documentos no qual a pesquisa e acesso é facilitada pelas características do meio digital, sua empresa ganha muito tempo.

Afinal, além de estar apto a encaminhar documentos necessários para a realização de processos burocráticos, a gestão eletrônica de documentos garante que o processo fique todo documentado e seja de fácil acesso.

Antes de mais nada, toda a burocracia legal envolvida nos diferentes setores de sua empresa fica resguardada por um banco de dados imune a extravios de documentos e de acesso rápido para aqueles que mais precisam.

Agora, imagine a facilidade do seu dia a dia com a implantação de um GDE em sua empresa. Certamente, se você ainda não conta com esse sistema, já é hora de providenciar a o mais rápido possível, não é mesmo?

Iris Serrador

Sales Engineer at Sesame RH | + posts

Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.

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