Gestão de documentos: como manter a organização e segurança de documentos empresariais

31 de maio, 2023

A gestão de documentos é um processo de extrema importância para qualquer tipo de empresa, seja pequena ou grande. Isso porque não mantê-los sempre organizados e seguros, pode gerar problemas internos e jurídicos.

Mas você sabe como realizar uma gestão de documentos eficiente? Neste conteúdo, vamos falar um pouco sobre a importância da gestão documental, como criar um sistema de gestão eficiente e como garantir a segurança de todos os dados. Continue a leitura!

Importância da gestão de documentos

A gestão de documentos é essencial para garantir a eficiência operacional e segurança da empresa. A partir de uma gestão bem feita, qualquer pessoa que precisar é capaz de encontrar os documentos de forma rápida e eficiente.

Esse processo também é fundamental para garantir a segurança das informações e o cumprimento das regulamentações, evitando multas, penalidades e outros problemas legais.

Outra vantagem é a preservação dos documentos, evitando que se percam ou sejam danificados ao longo do tempo, mantendo um histórico e garantindo a continuidade das operações.

Como criar um sistema de gestão de documentos eficiente

Uma gestão de documentos eficiente não se baseia apenas em armazenar os documentos todos em um mesmo local. Isso porque é necessário ter um planejamento por trás dessa estratégia, que vai assegurar a melhor organização, garantindo que qualquer pessoa consiga encontrar com facilidade o que procura.

Confira as dicas que o Sesame preparou para te ajudar a criar um sistema mais eficiente:

Avalie suas necessidades

Antes de começar, é ideal entender o que a empresa realmente precisa. Para isso, responda perguntas como:

• Quais os tipos de documentos que a empresa possui?
• Qual o volume de documentos?
• Quais são os requisitos de segurança?
• Quem precisa de acesso aos documentos?
• Qual nível de acesso será dado para cada pessoa?

Ao responder essas perguntas, ficará muito mais fácil seguir para os próximos passos.

Crie uma estrutura de organização

Tendo os tipos de documentos mapeados na etapa anterior, chegou a hora de definir uma estrutura para a organização. Para isso, você pode criar categorias, subcategorias, pastas ou etiquetas, por exemplo, que vão classificar os documentos dentro do sistema.

É importante considerar todos os tipos de documentos existentes, sem exceção, além de levar em conta critérios que sejam relevantes para a organização.

Defina políticas e procedimentos para a gestão

Essa é uma etapa muito importante para garantir a organização a médio e longo prazo. Afinal, não adianta estruturar inicialmente todos os documentos, se depois de um tempo eles já estiverem todos desordenados.

Por isso, é importante definir algumas regras, como:

• Cronograma de retenção e descarte dos documentos, de acordo com requisitos legais e regulamentares
• Diretrizes de criação
• Nomenclatura
• Armazenamento
• Acesso
• Compartilhamento

Mas lembre-se, após criar essas políticas, compartilhe-as com o restante da organização, para que todos tenham conhecimento e as utilizem quando necessário.

Escolha a ferramenta ideal

Agora que você já tem todas as informações que precisa, chegou a hora de escolher a ferramenta na qual irá realizar todo esse processo. Mas não se esqueça de levar em conta todas as necessidades identificadas no primeiro passo.

Além disso, certifique-se de que ela seja fácil de utilizar e permita que seja possível realizar a classificação criada. E não se esqueça de conferir a ferramenta do Sesame para gestão documental.

Crie permissões de acesso

Depois da ferramenta devidamente escolhida, crie os acessos necessários, principalmente para as pessoas que serão responsáveis por incluir o histórico dos documentos na plataforma.

Organize os documentos

De acordo com as regras criadas anteriormente, crie as categorias, pastas e etiquetas necessárias para começar a inserir os documentos na plataforma. Isso é essencial para que eles sejam inseridos da forma correta desde o início.

Depois, comece a subir os documentos. Você pode criar um cronograma de postagem dos documentos antigos, começando pelos mais importantes.

Monitore e faça melhorias contínuas

Nem sempre os critérios definidos logo de início são o melhor a longo prazo. Por isso, é essencial realizar uma monitoria constante dessa gestão, identificando pontos a serem melhorados. Ainda, ouvir o feedback da equipe que utiliza esses documentos também é de extrema importância para garantir a melhor forma de realizar o processo.

Como garantir a segurança e integridade da gestão de documentos

Se você possui cópias de documentos físicos, é importante que tenha uma atenção especial à segurança dessas informações. Por isso, controle o acesso físico desses documentos apenas às pessoas que realmente necessitam consultá-los e tenha cópias de segurança na nuvem, evitando perdê-los caso aconteça algum imprevisto.

Porém, para garantir a segurança dos documentos digitais, é muito importante considerar os seguintes fatores:

Criptografia

Certifique-se de que a ferramenta escolhida tenha a tecnologia de criptografia dos dados. Assim, você garante uma camada a mais de proteção e privacidade aos documentos.

Níveis de permissão

Dê apenas o nível permissão necessária para cada pessoa. Nem todos os funcionários precisam ter acesso a edição dos documentos, por exemplo. Por isso, faça bom uso das diferentes funções de administração da sua gestão documental.

Antivírus e Firewalls

Mantenha sempre os sistemas de segurança de todos os funcionários atualizados. Isso garante que os documentos fiquem protegidos contra ameaças cibernéticas.

Desafios na gestão de documentos

Um dos principais desafios na gestão de documentos está relacionado à grande quantidade de documentos que uma empresa possui. E quanto maior ela é, mais documentos existem. Então, imagina conseguir armazenar todas essas informações de forma segura e de fácil acesso?

E é por conta desse principal desafio que as ferramentas de gestão de documentos estão sendo cada vez mais adotadas pelas organizações. Como contam com tecnologia de segurança e diferentes níveis de acesso, além de permitirem uma organização personalizada, elas são capazes de solucionar praticamente todos os problemas encontrados nesse processo.

Mas para isso é preciso ter planejamento, principalmente no começo, quando será necessário passar todos os documentos existentes para a plataforma. Esse processo pode ser demorado e talvez até exaustivo, mas com certeza será essencial para a manutenção da empresa sem passar por problemas jurídicos.

Agora que você já sabe como realizar uma gestão documental eficiente na sua empresa, entenda melhor as soluções que Sesame oferece para te ajudar durante todo esse processo. Peça uma demonstração gratuita!

Laura Kemp

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