29 de fevereiro, 2024

Nos dias de hoje,com o avanço da tecnologia, há um amplo mercado para ferramenta de gestão de projetos para auxiliar gerentes e equipes na hora de planejar, executar e documentar projetos.

Neste post, vamos apresentar algumas dos software de gestão de projetos mais populares do mercado e como escolher a melhor para a sua empresa.

5 ferramentas de gestão de projetos mais usadas

Para que você possa conhecer e analisar, separamos abaixo algumas das ferramentas mais utilizadas e que têm a melhor resposta nas empresas.

Asana

Asana é uma plataforma de gerenciamento de trabalho móvel e na web, projetada para ajudar as equipes a organizar, rastrear e gerenciar seu trabalho.

Sesame RH

Com o software de Recursos Humanos com gestão de projetos integrados da Sesame RH você terá muito mais praticidade no gerenciamento dos projetos de sua empresa, pois poderá contar com a praticidade de sistemas integrados que se conversam e interagem simultaneamente.

Jira

É uma ferramenta que permite o monitoramento de tarefas e acompanhamento de projetos garantindo o gerenciamento de todas as suas atividades em único lugar.

Microsoft Project

Utilizado para capacitar a colaboração e o gerenciamento de projetos, incluindo compartilhamento de arquivos, bate-papos, reuniões e muito mais.

Monday

Sistema operacional de trabalho que permite que as organizações criem aplicativos personalizados de fluxo de trabalho em um ambiente sem código — para executar projetos, processos e trabalho diário.

Por que usar uma ferramenta de gestão de projetos nas empresas?

Primeiramente, antes de verificarmos o porquê da utilização de uma ferramenta de gestão de projetos em uma empresa, vejamos de uma forma simplificada o que é uma gestão de projetos.

A gestão de projetos consiste na aplicação ordenada de várias práticas e técnicas estratégicas que compreendem que todo o fluxo de trabalho de uma organização é composto por projetos fechados. Caso esses projetos não estejam perfeitamente alinhados e construídos de uma forma sólida, podem conduzir a empresa a resultados insatisfatórios.

Agora, dito isso, vejamos mais detalhadamente, o porquê se torna essencial a utilização de ferramentas de gestão de projetos nas empresas:

Proporciona uma estrutura organizada para planejar, executar e monitorar projetos, o que facilita a coordenação de tarefas e recursos.
Garante que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento, contribuindo para a eficiência operacional e a satisfação do cliente.
Promove uma comunicação mais eficaz entre os membros da equipe, permitindo o compartilhamento de informações e atualizações em tempo real.
Oferece recursos de análise e relatórios, permitindo que os gestores monitorem o progresso do projeto e identifiquem áreas de melhoria.

Com toda a certeza, podemos afirmar que o uso de uma ferramenta de gestão de projetos é fundamental para garantir o sucesso e a eficiência dos projetos empresariais, promovendo uma melhor colaboração, controle e desempenho geral.

Como saber qual ferramenta de gestão de projetos escolher?

Para que se possa determinar qual ferramenta de gestão de projetos escolher para sua empresa, e a que melhor se adequa ao seu ramo de atividade, é necessário seguir alguns passos importantes, vejamos quais são:

Definição de necessidades

Primeiramente, é essencial definir claramente as necessidades e requisitos específicos da empresa em relação à gestão de projetos.

Análise de mercado

Em seguida, é importante realizar uma análise cuidadosa das opções disponíveis no mercado, considerando critérios como funcionalidades oferecidas, facilidade de uso, escalabilidade e custo.

Feedback de uso

Além disso, é recomendável buscar feedback de outras empresas que já utilizam as ferramentas consideradas, para entender melhor suas experiências e avaliações.

Realização de testes

Nesse sentido, é útil realizar testes ou demonstrações das ferramentas mais promissoras, para avaliar sua adequação às necessidades específicas da empresa.

Suporte e manutenção

Acima de tudo, é importante considerar o suporte ao cliente oferecido pela empresa fornecedora da ferramenta, bem como a possibilidade de integração com outros sistemas e ferramentas utilizadas pela empresa.

Enfim, ao seguir esses passos e considerar cuidadosamente as necessidades e prioridades da empresa, será possível escolher a ferramenta de gestão de projetos mais adequada para alcançar os objetivos empresariais.

Etapas da gestão de projetos

A gestão de projetos possui cinco etapas fundamentais que podem ajudar a otimizar o seu próximo projeto e proporcionar um plano organizado à sua equipe.

Estas etapas incluem o início, planejamento, execução, desempenho e encerramento. Vejamos abaixo cada uma delas com um pouco mais de detalhes:

O projeto é definido em linhas gerais. Este é o momento de identificar os patrocinadores e participantes e começar a primeira fase de pesquisa. É também uma boa ideia documentar o projeto por escrito para que se possa facilmente distribuir o plano de comunicação ao resto da equipe.

Muitas equipes começam um projeto com uma reunião de lançamento do projeto ou estudo de viabilidade.

Nesta etapa você criará metas claras usando um roteiro de projeto. Embora haja diversas formas de executar o planejamento de metas, a etapa de planejamento é o momento perfeito para estudar mais a fundo os objetivos, metas e riscos.

Na etapa de execução, a equipe se concentrará em atingir os objetivos. Ela utilizará as informações coletadas nas duas primeiras etapas para criar e lançar o projeto no prazo especificado a partir do trabalho em equipe e da colaboração.

Medir a eficácia de um projeto é importante por várias razões, pois ser capaz de melhorar o projeto é um motivo significativo. Mas também é importante porque os membros da equipe podem aprender tanto com o sucesso quanto com o fracasso.

Há muitos indicadores chave de desempenho que se pode usar para definir e alcançar metas estratégicas com a ajuda de um software de definição de metas.

Não há maneira certa ou errada de encerrar um projeto, e cabe aos gestores descobrir o que funciona melhor para a equipe. Ou seja, esta etapa é a que mais varia entre empresas e equipes.

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Tiago Santos

VP of Community and Growth at Sesame RH | + posts

Profissional experiente de RH dedicado a promover comunidades colaborativas fortes de líderes de RH. Como fundador do RH Club e da HR Community, uso meus mais de 15 anos de experiência para melhorar as perspectivas de carreira dos líderes de RH.

Tiago Santos

HR Content Specialist

Ferramenta de gestão de projetos: seu impacto para o sucesso empresarial