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Fluxograma de processos: a chave para melhorar a eficiência no RH
Saiba como um fluxograma de processos pode transformar a gestão de RH, otimizando tempo e recursos de sua empresa.
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Lukas Letieres
HR Consultant
20 de dezembro, 2024
Você sabe o que é fluxograma e por que tantos profissionais consideram essa ferramenta indispensável?
Esta ferramenta é, sobretudo, bastante valiosa em ambientes onde a precisão e a clareza são fundamentais. Portanto, se você está buscando uma forma de melhorar a comunicação interna e eficiência em seu ambiente de trabalho, o fluxograma pode ser a chave para isso.
Nos tópicos seguintes você saberá detalhadamente o que é, pra que serve, como utilizar e quais os benefícios que a utilização desta ferramenta trará passa sua empresa.
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O que é fluxograma?
Em princípio, trata-se de uma ferramenta que descreve os passos de um processo. É feito por meio de uma representação gráfica que, quando observada, permite, acima de tudo, entender a sequência de atividades a serem realizadas.
Essa representação é feita por meio de formas geométricas, setas e descrições e títulos. E serve para planejar, visualizar, documentar e otimizar os processos.
Quando usar um fluxograma?
Agora que você já sabe o que é, e quais são seus objetivos, pode estar se perguntando em quais situações ele seria realmente útil. Fluxogramas podem, em suma, serem aplicados em uma variedade de contextos para melhorar a compreensão e a execução de processos.
Vamos conhecer, em seguida, alguns dos cenários mais comuns onde eles são especialmente valiosos.
Desenvolvimento e revisão de processos
O melhor momento para usar um fluxograma é durante a fase de desenvolvimento ou revisão de processos.
Caso você esteja implementando um novo processo ou precise melhorar um já existente, o fluxograma ajuda a visualizar cada etapa e identificar possíveis melhorias ou ajustes necessários antes de colocá-los em prática.
Treinamento de equipes
Por fornecerem uma representação visual clara, eles podem, certamente, ajudar novos funcionários a entenderem rapidamente como procedimentos complexos devem ser executados. Isso acelera o processo de treinamento e reduz o risco de erros.
Resolução de problemas
Eles podem ser utilizados para traçar uma rota clara de diagnóstico e solução quando surgirem problemas no processo. Seguindo o fluxo das operações, é possível identificar onde o problema ocorre e pensar em soluções eficazes.
Comunicação entre departamentos
Nas empresas onde existem departamentos dependentes uns dos outros para completar tarefas, fluxogramas ajudam a mostrar como os processos se interligam. Isso garante que todos estejam na mesma fase do processo e que as transições sejam fáceis. Portanto, considerar sua utilização é um passo importante para otimizar operações em qualquer área da empresa.
Tipos de fluxograma
Conheça alguns tipos mais utilizados de fluxograma e veja qual o melhor para ser usado ne seu tipo de negócio.
Fluxograma de processo
O fluxograma de processo é um dos mais comuns, usado para representar a sequência de atividades em um sistema ou operação. Ele detalha cada etapa, incluindo entradas, saídas e decisões.
Fluxograma funcional
Também chamado de fluxograma swimlane, o fluxograma funcional organiza as etapas de um processo por departamentos ou funções, mostrando claramente as responsabilidades de cada área.
Fluxograma vertical
No fluxograma vertical, as etapas são representadas de cima para baixo, destacando hierarquias ou fluxos sequenciais, como em um fluxograma para hierarquia de decisões.
Fluxograma horizontal
O fluxograma horizontal conta com uma representação gráfica mais avançada que o vertical, pois ao utilizar uma matriz em que as etapas são apresentadas no eixo horizontal, em símbolos que indicam a ação correspondente a elas. É ideal para processos mais robustos, dessa forma se apresenta como uma evolução do modelo anterior.
Fluxograma de documentação
O fluxograma de documentação foca na criação de um registro detalhado de processos, portanto, é ideal para auditorias ou normatizações. Ele destaca interações entre documentos e etapas específicas.
Diagrama de blocos
O diagrama de blocos é uma versão simplificada do fluxograma, com o intuito de representar o processo de forma macro. Utiliza blocos conectados por setas para mostrar as etapas principais.
Fluxograma de dados
Representa o fluxo de informações ou dados dentro de um sistema. Por isso é amplamente utilizado em projetos de TI e desenvolvimento de sistemas para mapear entradas, saídas, armazenamento e processamento de dados.
Fluxograma de sistemas
Focado em mostrar a interação entre componentes ou sistemas dentro de um processo. Ele destaca, sobretudo, os relacionamentos entre entradas, processos e saídas.
Fluxograma de decisão
Usado para mapear opções e decisões dentro de um processo. Ele é ideal para representar, ao mesmo tempo, cenários onde escolhas ou condições específicas influenciam o resultado.
Fluxograma de algoritmo
Comumente utilizado na programação, ou seja, representa a lógica de resolução de problemas ou execução de tarefas em sequência.
Qual tipo de fluxograma devo escolher?
Para saber qual tipo de perfil de diagrama escolher, sem dúvida, é necessário identificar as reais necessidades de informações e organização das mesmas, tais como forma de identificação de etapas e estágios de realização de tarefas.
Essas representações mostram, por exemplo, a estrutura geral do processo ou sistema, rastreiam o fluxo de informações e permitem a atuação sobre cada dado.
Como fazer um fluxograma de processo passo a passo
- Determine o propósito e o escopo do fluxograma
- Identifique as etapas e a sequência do processo
- Escolha os símbolos e formas apropriados
- Faça o desenho
- Teste e aprimore, se for necessário
Quais são os benefícios em sua utilização
Agora que você já sabe o que é, e como fazer um fluxograma, em seguida, está na hora de saber os seus benefícios, vejamos.
Clareza visual
Um dos seus maiores benefícios é, certamente, a capacidade da ferramenta de apresentar vários progressos e as suas sequências num só documento.
Comunicação instantânea
São usados na substituição de reuniões. O simples fato de esclarecer o progresso proporciona um método fácil e visual para que os membros da equipe entendam instantaneamente o que deve ser feito.
Coordenação efetiva
Para os gerentes de projetos, os benefícios incluem a capacidade de sequenciar os eventos e reduzir o potencial de sobrecarga dos membros da equipe.
Aumento de eficiência
Esse sistema não somente lista cada passo necessário para executar um processo, mas ajuda a remoção de passos desnecessários num processo, e também os seus erros, ele deve incluir somente os passos que são os requisitos para cada extremidade do processo.
Solução de problemas
O processo definido demonstra o método de solucionar um problema complexo. Isso reduz a chance de que um passo necessário para solucionar um problema seja deixado de fora, dessa forma, ele reduz os custos e o desperdício de tempo.
Documentação apropriada
Os fluxogramas digitais servem como uma boa documentação sem papel, o que é necessário para diversos propósitos, tornando assim as coisas mais eficientes.
Finalmente, para potencializar esses benefícios, contar com uma solução como o Sesame HR faz toda a diferença. O software não apenas organiza e centraliza informações, mas também automatiza tarefas rotineiras, permitindo que o RH seja mais estratégico e produtivo. Simplifique processos e leve sua gestão de pessoas para o próximo nível.
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Profissional experiente de RH dedicado a promover comunidades colaborativas fortes de líderes de RH. Como fundador do RH Club e da HR Community, uso meus mais de 15 anos de experiência para melhorar as perspectivas de carreira dos líderes de RH.
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