Gestão de tarefas

Saiba como a metodologia 5S pode transformar o ambiente de trabalho

Saiba como a metodologia 5S pode transformar o ambiente de trabalho em um lugar mais organizado e padronizado.

consultor

Precisa de ajuda?

Isabel García

HR Consultant

metodologia 5s

21 de outubro, 2024

A metodologia 5S teve sua origem no Japão após a segunda guerra mundial. O país vivia em crise e precisava de ações para aumentar a produtividade.

Inicialmente o programa surgiu para melhorar o ambiente produtivo, organizar os materiais, métodos, equipamentos e os colaboradores. Dessa forma era possível otimizar o espaço necessário para produzir e reduzir o desperdício nas empresas.

Vejamos detalhadamente o que é a metodologia 5S, seus benefícios, aplicabilidade e resultado práticos e visíveis.

sesame hr logo

Otimize a produtividade e a colaboração com o gerenciador de tarefas da Sesame RH

Atribua, acompanhe e conclua tarefas de maneira eficiente, mantenha sua equipe focada nos objetivos e alcance resultados excepcionais em cada projeto.

O que é a metodologia 5S e seus benefícios?

Essa metodologia, como já foi citado acima, está ligada a pensamentos japoneses. Todos os cinco raciocínios utilizados começam com a letra ‘s’, por isso metodologia 5S.

Inicialmente o método era focado e utilizado apenas para a melhoria do ambiente de produção. Ou seja, tinha como objetivo organizar as equipes, materiais, processos e maquinários utilizados nas indústrias.

Com efeito, através desta técnica, os espaços eram otimizados, melhorando o ambiente de trabalho, aumentando a produtividade e reduzindo desperdícios.

Atualmente a metodologia evoluiu e passou a ser empregada em diferentes aspectos de uma empresa, não só para organizar a produção, mas, principalmente, para a gestão e controle dos processos das organizações.

 Vejamos abaixo separadamente o que significa cada um dos “s” utilizados na metodologia.

Seiri – (Senso de Utilização, Seleção, Descarte, Classificação, Organização)

Neste tópico, buscamos identificar claramente o que é realmente necessário para realizar as atividades propostas e eliminar de forma definitiva o que não é. Assim já nos utilizaremos do senso de seleção e descarte.

Para facilitar, podemos nos utilizar de alguns questionamentos para nos nortear sobre o senso de utilização de algo.

Podemos nos perguntar, por exemplo: qual a frequência que determinado equipamento é utilizado no processo? Ele é realmente necessário? Qual impacto causará se parar de ser utilizado?

Seiton – (Senso de Ordenação, Arrumação, Lay-out, Organização)

Sua função essencial é organizar o ambiente ou o processo. Todos os envolvidos no processo devem saber onde e como encontrar o que é necessário, com o intuito de realizar as atividades.

Quanto mais organizado estiver o ambiente, menor serão o tempo e energia gastas para encontrar determinado objeto ou direcionamento. Dessa maneira a produtividade dos colaboradores aumenta substancialmente, pois gastarão tempo com o que realmente importa.

Seiso – (Senso de Limpeza, Inspeção, Zelo)

O método 5S acredita que a limpeza deve ser responsabilidade de todos, não somente da equipe contratada especificamente para este serviço.

Assim sendo, todos os colaboradores devem cuidar dos ambientes, mantendo-os limpos e organizados. Esse conceito abrange também a aparência dos colaboradores, ou seja, os funcionários devem estar sempre com roupas limpas e se apresentando de maneira adequada.

Seiktsu – (Senso de Padronização e Sistematização)

Passemos agora para o senso de normalização e padronização. Ele está relacionado à ideia de tornar automática a realização dos sensos anteriores. Ou seja, fazer com que o Seiri, Seiton e Seiso, se tornem parte integrante da cultura da empresa.

Para que isso aconteça e esses princípios se tornem hábitos, precisamos criar processos e padrões que todos os colaboradores.

Assim, será possível a conscientização das equipes para que entendam as vantagens dessas práticas.

Shitsuke – (Senso de Disciplina, Autodisciplina, Autocontrole, Respeito)

Por fim, chegamos ao senso de disciplina. A disciplina é a chave para desenvolver e manter novos hábitos, por isso, é fundamental que esse senso seja estimulado nos funcionários.

Somente dessa maneira eles estarão prontos para absorver e integrar os processos da empresa, com responsabilidade e disciplina. Sabemos que novos hábitos demoram um certo tempo para serem desenvolvidos, diante disso é muito importante ter paciência e motivar os colaboradores para que não desistam.

Principalmente os gestores devem sempre seguir todos os sensos, pois sempre servirão de modelo para que seus colaboradores os sigam.

Como aplicar o 5S no RH?

Primeiramente, vale ressaltar que a aplicação precisa ser feita em partes, ou seja, em etapas, para que consigamos alcançar o resultado esperado.

É fundamental realizar tudo com calma, planejamento e cuidado, pois um deslize pode colocar todo o projeto em perigo.

Sigamos abaixo os tópicos para a aplicação eficaz do sistema.

Divulgação da metodologia

A princípio deverá haver a escolha de um grupo de colaboradores que será o responsável por divulgar os 5S na empresa. Serão esses funcionários que ensinarão aos demais como funciona o método.

Avaliação da empresa

Vamos avaliar todos os setores da empresa com o intuito de identificar os problemas e determinar o que pode ser otimizado. No entanto, a avaliação dos pontos críticos deve ser minuciosa, mapeando e prevendo todas as melhorias necessárias.

Planejamento

É hora de a equipe responsável reunir as informações da análise e discutir o que é preciso fazer para otimizar as demandas bem como minimizar as falhas. Indica-se também a criação de um cronograma com o intuito de divisão das tarefas.

Implementação

Nessa fase, os responsáveis devem divulgar a nova metodologia, as atividades que cada um deve fazer e, principalmente, explicar a importância e os benefícios. Nesse momento, todos os colaboradores já devem estar treinados.

Acompanhamento dos resultados

Faça avaliações periódicas para entender se as ações estão dando resultados. De maneira idêntica, outro ponto essencial é entender se os funcionários estão sendo mais produtivos e se o ambiente de trabalho está mais organizado.

Resultados práticos da metodologia 5S nas empresas

O 5S resulta em diversos benefícios diretos para as indústrias que colocam o programa em prática.

Com um ambiente mais limpo, organizado, classificado e otimizado, com toda a certeza, podemos alcançar resultados como:

  • Melhoraria do sistema de comunicação.
  • Melhoria da qualidade de vida dentro e fora da empresa.
  • Aumentar a qualidade dos produtos.
  • Redução de custos.
  • Aumentar a produtividade da equipe.
  • Deixar a empresa preparada para implementar outras metodologias de trabalho de qualidade e produtividade.
  • Identificar falhas e pontos de melhoria nos processos.
  • Prevenir acidentes no ambiente de trabalho.
  • Melhorar o ambiente e a qualidade do trabalho.
  • Ambiente mais organizado e padronizado ajuda a implementar certificações, como a ISO 9001.

Nesse sentido, sua empresa já está preparada para iniciar a aplicação da metodologia 5S? Afinal, ter um ambiente de trabalho organizado e eficiente é fundamental para o sucesso de qualquer empresa.

Quer avaliar nosso artigo?

VP of Community and Growth at Sesame RH | + posts

Profissional experiente de RH dedicado a promover comunidades colaborativas fortes de líderes de RH. Como fundador do RH Club e da HR Community, uso meus mais de 15 anos de experiência para melhorar as perspectivas de carreira dos líderes de RH.


Economize tempo em todas as tarefas que você precisa fazer para gerenciar sua força de trabalho.