Escala de trabalho: como criar uma rotina equilibrada para colaboradores e empresa

30 de maio, 2023

Por funcionarem aos finais de semana ou em tempo integral, muitas empresas precisam adotar a escala de trabalho. É a partir dela que serão definidos os funcionários que deverão trabalhar em cada turno e em cada dia da semana.

Porém, criar uma escala que atenda às necessidades da empresa e que mantenha todos os colaboradores satisfeitos e engajados é um grande desafio. Isso porque todos têm seus horários e dias de preferência, que nem sempre poderão ser atendidos.

Se você enfrenta esse problema na sua empresa, então esse conteúdo foi feito para você! Por isso, continue a leitura e saiba como criar uma escala de trabalho e realizar a gestão de turnos que atenda tanto a organização como seus trabalhadores.

Importância de uma escala de trabalho equilibrada

Criar uma escala de trabalho equilibrada é super importante tanto para o bem-estar dos funcionários como para a produtividade da empresa. Sendo assim, é algo que as organizações devem ter bastante atenção e tratar como algo estratégico para os seus resultados.

Equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Em primeiro lugar, ter uma boa escala de trabalho auxilia na saúde física e mental dos funcionários. Isso porque eles terão o tempo adequado para descansar, se divertir com amigos e familiares e cuidar da sua saúde.

Esse equilíbrio entre a vida pessoal e profissional é essencial para qualquer trabalhador, evitando o esgotamento, estresse, síndrome de burnout, dentre outros problemas relacionados ao trabalho.

Maior produtividade

Quando os funcionários têm uma escala de trabalho bem equilibrada, eles são mais propensos a estarem motivados e engajados com os objetivos da empresa.

Além disso, eles têm um tempo de descanso de qualidade, o que ajuda a elevar seu nível de energia e de concentração. Dessa forma, o nível de produtividade da equipe acaba sendo mais alto.

Atração e retenção de talentos

Empresas que prezam por uma escala de trabalho equilibrada são bem vistas no mercado e tendem a atrair profissionais mais qualificados. Além disso, os trabalhadores da empresa veem isso como um benefício e um incentivo para continuar ali.

Isso porque a possibilidade de cuidar da saúde física e mental está sendo cada vez mais priorizada. Desse modo, as empresas que optam por essa estratégia atraem e retêm seus talentos com muito mais facilidade.

Como definir uma escala de trabalho justa e adequada às necessidades da empresa

Agora que você já sabe a importância de uma escala de trabalho equilibrada, veja as dicas que separamos para criá-la na sua empresa.

Avalie as demandas da empresa

O primeiro passo é entender as necessidades operacionais e os requisitos específicos da organização. Aqui, é preciso levar em conta informações como a sazonalidade, o volume de trabalho e os prazos de entrega, por exemplo. Assim, fica mais fácil determinar a quantidade de funcionários necessários para cada turno.

Insira os funcionários no processo

Os profissionais são os principais afetados em uma escala de trabalho, por isso, é essencial que eles façam parte do seu processo de criação. Por isso, pergunte a eles o horário de preferência e entenda as particularidades de cada um.

Pode ser que alguém estude, tenha filho pequeno, cuide de algum parente doente, more longe do trabalho… Dessa maneira, considerar esses pontos fará com ele eles se sintam importantes para a empresa e pode aumentar seu engajamento e produtividade.

Considere uma escala de trabalho flexível

Imprevistos e compromissos pontuais podem acontecer na vida de qualquer pessoa. Portanto, é importante permitir que os funcionários solicitem uma mudança na sua escala, visando equilibrar melhor sua vida pessoal e profissional.

Nesse sentido, o ideal é criar algumas regras, como a antecedência e a forma para a requisição, além de uma frequência máxima para realizá-la. Assim, todos podem realizar suas demandas pessoais e trabalhar sem prejuízos a nenhuma das partes.

Divulgue a escala a todos

De nada adianta criar a melhor escala de trabalho se os funcionários não são devidamente informados sobre as mudanças. Por isso, essa é uma etapa fundamental do processo, que pode trazer o sucesso ou o completo fracasso do novo processo.

Como monitorar e avaliar a eficácia da escala de trabalho

Existem diversas formas de entender se a escala criada está trazendo os resultados esperados. Confira algumas das principais:

• Analise o nível de produtividade de cada funcionário e das diferentes áreas da empresa
• Analise os resultados da pesquisa de clima organizacional, visando entender se a nova escala trouxe prejuízos a essa métrica
• Se ainda não tiver, crie um eNPS para medir o nível de satisfação dos profissionais
• Colete o feedback dos colaboradores por meio de pesquisas ou reuniões de one on one

Desafios na criação de uma escala de trabalho equilibrada e como superá-los

Quem já trabalhou com isso sabe que nem sempre é simples criar uma escala de trabalho equilibrada. Por isso, confira os principais desafios e as dicas do Sesame para superá-los.

Criar a escala de trabalho à mão

O primeiro desafio está na própria criação da escala. Quando a empresa não conta com um software que auxilie esse processo, pode ser bastante complicado realizá-la, principalmente em casos onde a escala é mais complexa.

Erro nos cálculos

Essa é uma das maiores preocupações na hora de criar uma escala. Isso porque quando ocorre algum erro no cálculo das horas trabalhadas por cada funcionário, a empresa pode sofrer algumas consequências, como colaboradores desmotivados e até mesmo ações trabalhistas.

Monitoramento e ajustes

Monitorar a performance da escala e realizar os ajustes, quando necessário, é outro desafio que muitos profissionais têm na hora gerenciar as escalas. Avaliar os resultados e ajustar os horários de forma manual pode causar erros no processo, além de demandar muito tempo do time de RH.

Comunicar mudanças

Outro desafio que pode existir é na hora de comunicar aos funcionários as mudanças realizadas nas escalas. Isso pode se tornar ainda mais complexo quando existem diversas equipes com jornadas de trabalho diferentes, como fábricas ou hospitais.

Assim, para não precisar se preocupar com esses pontos, a melhor solução é contar com um software especializado nas demandas de RH.

O Sesame, por exemplo, concentra todas as informações dos funcionários em uma só plataforma, auxiliando na criação das escalas, sem deixar que alguém trabalhe além do seu horário. Da mesma forma, ao criar a escala diretamente na plataforma, você não abre espaço para nenhum tipo de erro nos cálculos.

Além disso, sempre que houver qualquer alteração, é possível comunicar todos os colaboradores de forma automática, garantindo o bom funcionamento dos turnos da empresa.

Esperamos que esse conteúdo tenha te ajudado a entender como criar uma escala de trabalho equilibrada para seus funcionários. Portanto, conte com Sesame para te ajudar nesse processo!

Laura Kemp

+ posts

• Como demitir um funcionário? Entenda as responsabilidades da empresa
• 10 tendências de recursos humanos para 2024
• Dicas para lidar questões de saúde mental de colaboradores
• Acúmulo de Função no Ambiente de Trabalho: O Que Diz a Legislação e Como Evitar