Gestão de produtividade: criando equipes de alto desempenho

21 de maio, 2024

A gestão de produtividade no trabalho pode ser entendida como a relação entre a quantidade de produtos e serviços que são executados pelo tempo e recursos necessários para efetivar essa atividade. Sendo assim, consiste na capacidade de fazer mais em um menor período, sem prejudicar a qualidade das tarefas.

Para que isso possa ocorrer de forma tranquila, é necessário utilizar métodos para que se desenvolvam equipes de alto desempenho que sejam capazes de realizar esse trabalho.

Vejamos os objetivos, importância e quais métodos são os melhores para que você usufrua de todos os benefícios.

Qual o objetivo da gestão da produtividade?

De forma geral, a gestão de produtividade é um conjunto de práticas e estratégias, cujo objetivo é administrar os fatores que impactam na produtividade dentro da empresa.

Em outras palavras, a gestão de produtividade tem a intenção de equilibrar o ritmo de entrega em relação às expectativas de resultados.

Mas para que isso aconteça é necessário analisar quais práticas das rotinas e processos de trabalho estão funcionando e quais precisam ser revistas para que forneçam melhores resultados.

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Quais são os melhores métodos de gestão de produtividade?

Eventualmente quando as falhas e ineficiências acontecem nos postos de trabalho mais elevados, é bem provável que a performance de toda a equipe seja comprometida. Dessa maneira, os gestores devem se preocupar em adotar as ferramentas certas e utilizar indicadores de produtividade para melhorar seu desempenho e, consequentemente, o rendimento de toda a organização.

Para facilitar sua vida, selecionamos as 5 técnicas e métodos eficientes que são mais utilizados para aumentar a produtividade no trabalho e permitir que sua empresa atinja níveis cada vez mais elevados. Siga a leitura, e confira!

Técnica Pomodoro

A metodologia Pomodoro foi desenvolvida com a ideia de utilizar um timer de culinária em formato de tomate (ou pomodoro, em italiano) para marcar o tempo de estudo sem interrupções. Assim as distrações diárias seriam evitadas e o tempo melhor administrado.

Quando o período pré determinado havia passado, o descanso estaria liberado até atingir novamente a hora de voltar à produtividade. O grande segredo deste método consiste em eliminar todas as distrações para focar ao máximo na atividade que está sendo desenvolvida naquele momento.

Metodologia GTD

A metodologia GTD, ou Getting Things Done promete eliminar o bloqueio mental que surge, ao pensar e planejar as próximas tarefas, e focar inteiramente na atividade executada. Sobretudo, esse princípio é muito importante para reduzir a preocupação e o estresse com prazos e deixar a mente livre para produzir.

Vejamos agora de modo mais explicativo o passo a passo simples para essa metodologia que consiste em:

Coletar — consiste em anotar as atividades e projetos atuais e futuros;
Processar — avaliar e mensurar as tarefas de acordo com a prioridade e dividir em atividades para delegar, executar em menos de dois minutos e que demandam maior atenção;
Organizar — alocar as tarefas de acordo com seus prazos e sua importância, adotando aplicativos e ferramentas que melhor funcionem;
Revisar — é a etapa onde deverão ser reavaliadas as atividades para que nenhuma seja esquecida e fique fora da organização;
Executar — agora é hora de colocar todo o planejamento em ação e não hesitar em fazer adaptações quando forem necessárias.

Metas SMART

A falta divulgação de metas, por exemplo, faz com que as equipes não saibam exatamente o que precisa ser alcançado. Como consequência, nenhum colaborador dará a importância necessária para determinada atividade, prejudicando todo o ciclo produtivo.

As metas SMART consistem em estabelecer diretrizes específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e temporizáveis. Dessa forma, essa metodologia é dividida em determinados objetivos. Vejamos cada um deles:

Específicos (S) — nesta fase se formulam as metas de forma precisa e específica;
Mensuráveis (M) — definição das metas de forma a serem medidas e analisadas a partir de volumes ou valores;
Atingíveis (A) — estabelecer a possibilidade de concretização das atividades;
Realistas (R) — as metas não podem ter a pretensão de atingir fins mais elevados aos que os meios permitem;
Temporizáveis (T) — aqui você estabelece prazos e durações definidas.

Matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower ajuda na decisão de quais devem ser as tarefas prioritárias e quais podem ser feitas posteriormente. O princípio básico da metodologia consiste na resposta a apenas duas perguntas:

Quais tarefas são realmente importantes?
Quais tarefas são as mais urgentes?

A partir deste momento, você monta uma tabela com quatro quadrantes. Coloque as tarefas importantes e urgentes na parte superior esquerda, definindo-as como prioridades.

Posteriormente, anote as tarefas importantes, mas não urgentes, no quadrante superior direito e agende-as para mais tarde.

Você deve colocar as atividades urgentes, mas não importantes, na parte inferior à esquerda e delegá-las com supervisão.

Por fim, anote as tarefas que não são nem urgentes nem importantes no quadrante inferior à direita e descarte-as.

Teoria de Pareto

A teoria de Pareto propõe que 80% de todas as consequências resultam de apenas 20% das causas. Em outras palavras, um fragmento das ações causa a maior parte dos resultados, bons ou ruins.

Por isso, esta técnica propõe o foco imediato naquilo que realmente fará a diferença. Sem, no entanto, renunciar aos momentos de prazer e lazer, que são importantes para a estabilidade mental.

Assim, podemos concluir que ao ordenar as tarefas em ordem de prioridade e avaliar, ao final do dia, a sua conclusão ou não, trazem resultados positivos para a produtividade.

Importância de ter uma boa produtividade na empresa

A empresa que possui uma boa produtividade, com certeza, se destaca das demais em vários requisitos. Separamos abaixo algumas das principais vantagens para que você comece, sem demora, a utilizar-se delas.

Redução de custos de produção

A produtividade no trabalho acaba gerando menos gastos na operação. Isso, claro, pode envolver os gastos com matéria-prima, mão de obra e tempo.

Economia de recursos para alcançar o mesmo objetivo

Já parou para pensar se um colaborador chegar até você com uma proposta que vai reduzir pela metade o tempo de produção do seu entregável? Ou seja, a sua empresa passa a produzir o dobro de mercadorias no mesmo volume de tempo que levava para criar apenas um.

Os ganhos são imensos. Você pode replicar isso de outras formas, como usando os recursos de maneira racional para alcançar o mesmo nível de qualidade da solução.

Expansão da atuação no mercado

Os empreendimentos que são mais produtivos são capazes de se planejar e assegurar uma presença muito mais consolidada no mercado. É possível considerar, por exemplo:

a atuação em mais mercados dentro de onde você já está atuando;
a ampliação do alcance da sua empresa para outros estados ou, até mesmo, países;
a diferenciação dos concorrentes para ofertar preços mais atrativos.

Geração de diferenciais competitivos

Quando a marca consegue extrair o máximo dos seus profissionais, a produtividade passa a ser um grande diferencial. O resultado disso? Muitas empresas ficam para trás nessa disputa, pois não sabem o que sua empresa faz para conseguir resultados tão exclusivos e inovadores.

Maior quantidade de colaboradores

Sua empresa vai se diferenciar por conseguir uma produtividade maior de todas as equipes de colaboradores. Com o passar do tempo e a resposta positiva do mercado, vai chegar o momento de partir para expansão. Seu negócio vai crescer, você vai ter mais profissionais, enfim, você vai evoluir constantemente.

Como controlar a gestão da produtividade com um software de RH?

Os gestores das empresas definem a gestão de produtividade como um conjunto de táticas para motivar e engajar seus colaboradores com o trabalho.

O uso de tecnologia no RH traz uma série de benefícios para o setor, uma vez que reduz a burocracia dos processos, adicionando mais agilidade e eficácia às atividades. Elas também auxiliam na tomada de decisões, geram insights valiosos e ajudam a gerenciar a força de trabalho da melhor forma possível.

É por isso que hoje queremos que você conheça o Sesame RH, um software de Recursos Humanos que o ajudará a tornar seu trabalho de RH mais eficiente e com o menor esforço, venha nos conhecer!

Con Sesame RH, controlar a gestão da produtividade pode ser uma maneira eficiente de garantir que sua equipe esteja trabalhando de forma eficaz e alinhada com os objetivos da empresa. Aqui estão alguns dos benefícios de ter o Sesame RH:

Monitoramento de desempenho
Gestão de metas
Gestão de tarefas e projetos
Análise de dados e relatórios
Automatização de processos
Engajamento e satisfação dos funcionários

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Giovanna Rodrigues

HR Content Specialist

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