Administração de pessoal: práticas essenciais e eficazes

10 de julho, 2024

Desenvolver a equipe, realizar a administração de pessoal e, ao mesmo tempo, obter bons resultados não é uma tarefa fácil, mas com a adoção de boas práticas facilitará, e muito, o dia a dia de quem precisa cumprir essa missão.

Gerir pessoas envolve não só atrair talentos, mas também criar estratégias de desenvolvimento e realizar a retenção desses mesmos talentos. Sem falar que a gestão de pessoas tem como objetivo humanizar os processos do setor de recursos humanos, criando um ambiente de satisfação e alta produtividade.

O objetivo final da gestão de Recursos Humanos é garantir resultados exponenciais para a organização através da geração de valor para seus clientes internos e externos e manter a sustentabilidade da organização e o crescimento saudável.

O que é o processo básico da administração de pessoal?

O processo básico da administração de pessoal é cuidar dos procedimentos necessários para que a legalidade das relações trabalhistas entre empresa e empregados sejam cumpridas. Dentre esses processos estão: as obrigações trabalhistas, previdenciárias e as retenções de imposto de renda.

Cabe também ao setor agilizar e tornar mais eficientes os processos burocráticos, assegurando assim os direitos dos funcionários e evitando multas e passivos trabalhistas para a organização.

Qual o objetivo da administração de pessoal?

A administração de pessoal tem alguns objetivos específicos dentro da organização para que tudo ande dentro dos conforme. Vejamos alguns deles:

• Diminuição dos conflitos entre pessoas e entre times;
• Motivação dos colaboradores para a realização das tarefas com destreza e comprometimento;
• Melhorar a comunicação interna e externa, eliminando qualquer ruído entre pessoas e departamentos;
• Aumentar a competitividade saudável entre os colaboradores para extrair o melhor de cada um deles, incentivando assim o crescimento profissional e consequentemente o aumento da produtividade;
• Gerar resultados satisfatórios na entrega do produto ou serviço para o consumidor final.

Podemos dizer tranquilamente, que uma gestão de pessoas eficiente e bem planeada tem uma probabilidade de fracasso quase nula, pois todos os componentes da equipe estarão rumo ao mesmo objetivo.

Mas, devemos alertar que a elaboração de estratégias de gestão pessoal deve ser bem pensada e acompanhada. Não adianta elaborar as estratégias e jogá-las em cima dos colaboradores e não efetuar um trabalho de acompanhamento. Através do acompanhamento é possível ajustar os pontos que não estão surtindo os efeitos desejados.

Podemos dizer que objetivo da gestão de pessoas não é feito através de um protocolo único. As ações a serem utilizadas dependerão de cada organização e das partes para fazer a estratégia acontecer.

Por que digitalizar os processos de administração de pessoal?

O departamento de administração de pessoal, ou como é mais conhecido, RH necessita de uma gestão de documentos bem direcionada, pois é ele o responsável pela movimentação da maior parte dos documentos de uma empresa. Pois é esse departamento que lida diariamente com documentação pessoal de funcionários, informações sobre admissões e demissões, horas trabalhadas, folha de pagamento, alterações salariais, jornada de trabalho, entre outros.

A digitalização de documentos permite que as empresas automatizem as contratações. Isso simplifica a coleta, organização e guarda de documentos. Reduzindo assim o tempo e aumentando o engajamento e a produtividade dos funcionários. Conheça alguns benefícios de contar com sistemas eficientes para a gestão de documentos.

Reduz o tempo de contratação

Quando um novo colaborador entra na empresa é hora de preencher inúmeras fichas, com dados pessoais, financeiros, médicos e muitos outros. Se a empresa não contar com um sistema de digitalização de documentos todo esse processo poderá ser muito demorado.

Por outro lado, se a empresa possuir um sistema de digitalização do RH todo esse processo é automático. Um processo que poderia levar dias passa a ser concluído em menos de uma hora.

Além disso, o novo colaborador poderá acessar todos os manuais e treinamentos via sistema, para que comece a produzir, e com a certeza de que estará visualizando a mais recente versão dos documentos.

Garantia de conformidade

Sabemos que esse departamento lida com uma imensa variedade de regras e leis trabalhistas. E um dos seus maiores desafios é garantir a conformidade, assegurando que a documentação de cada funcionário está completa, e com todas as informações, como exames médicos e certificações profissionais, atualizadas.

Ter a certeza de que as fichas cadastrais estão completas, com todos os dados integrados em um único cadastro central é que irá garantir a tranquilidade durante uma auditoria, por exemplo.

A confidencialidade dessas informações, também devem ser garantidas, isso quer dizer que apenas pessoas autorizadas possam ter acesso aos documentos.

Aumento do engajamento

Alguns profissionais apontam que um processo de admissão mal estruturado tem uma grande influência negativa para a imagem da empresa. Isso certamente influi na produtividade e no engajamento, além de aumentar, e muito, o turnover.

Através do uso de sistemas de RH as equipes podem se concentrar no que realmente é importante. Elas terão tempo de elaborar programas de treinamento e desenvolvimento, fortalecer equipes, entre outras ações que mantenham os colaboradores satisfeitos e engajados.

Como implementar um software de administração de pessoal?

A implementação de um software é uma estratégia que necessita planejamento e coordenação de toda a equipe.

A seguir, listamos os passos essenciais para a implementação de um software de administração de pessoal:

Análise das necessidades específicas da empresa

Em primeiro lugar é necessário realizar uma avaliação detalhada das necessidades da sua organização. Comece identificando os processos que necessitam da automação, os desafios enfrentados pela equipe de recursos humanos e os objetivos desejados através da instalação do software. Essa avaliação inicial é importante para a escolha e a implementação do sistema.

Pesquisa e seleção do software adequado

Tendo como base as necessidades identificadas, realize uma pesquisa abrangente para encontrar um sistema que corresponda aos requisitos da sua empresa. Em seguida, avalie recursos, usabilidade, escalabilidade e histórico do fornecedor. Se atente para selecionar um sistema que atenda de maneira precisa às necessidades de sua empresa.

Treinamento da equipe

Após a escolha do sistema, capacite sua equipe para a transição. Forneça treinamento detalhado sobre todas as funcionalidades do sistema, ressaltando as partes essenciais. Faça também a migração dos dados relevantes do sistema anterior para o novo, assegurando a precisão e a integridade das informações.

Testes e ajustes

Tenha a certeza de que todas as funcionalidades operem conforme o esperado e que os cálculos estejam corretos. Durante essa fase, você deverá fazer os ajustes para corrigir eventuais problemas identificados.

Finalmente com o sistema em operação, acompanhe atentamente sua implementação. Ouça o feedback da equipe de recursos humanos e dos colaboradores que utilizam o sistema. Avalie os resultados alcançados, incluindo economia de tempo, redução de erros, melhoria na eficiência operacional e aumento do engajamento.

E então, já se convenceu de todas as melhorias que uma equipe de eficaz de administração de pessoal trará ao seu negócio?

Tiago Santos

VP of Community and Growth at Sesame RH | + posts

Profissional experiente de RH dedicado a promover comunidades colaborativas fortes de líderes de RH. Como fundador do RH Club e da HR Community, uso meus mais de 15 anos de experiência para melhorar as perspectivas de carreira dos líderes de RH.

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