5 de março, 2024

Um dos principais desafios das empresas é garantir que seus funcionários trabalhem de forma estratégica rumo ao atingimento de suas metas e objetivos. E para ajudar nesse sentido, o quadro de pessoal é uma estratégia fundamental para garantir que as habilidades de todos sejam aproveitadas da melhor forma para conquistar bons resultados.

Um quadro de pessoal bem estruturado é fundamental para a construção e manutenção das equipes, além de ajudá-las a trabalhar de forma mais eficiente em seus projetos.

Porém, é importante que ele possa ser adaptado ao longo do tempo para acompanhar as mudanças da empresa e do mercado como um todo. Convém possuir uma gestão de escalas de trabalho e pessoal muito bem alinhada com os colaboradores a longo prazo.

Neste artigo, você verá as melhores práticas para a construção de um quadro de funcionários e para um monitoramento eficaz. Além disso, descubra como essa estratégia pode impulsionar a produtividade e o engajamento dos funcionários, além de criar uma base sólida para um crescimento saudável da empresa. Vamos lá!

O que é o quadro de pessoal?

O quadro de pessoal é o nome dado à estrutura organizacional, que especifica os cargos existentes em cada área, as funções desempenhadas em cada um, bem como o número de funcionários necessários em cada estrutura de time.

Ele é capaz de ajudar a empresa e os funcionários a entender as responsabilidades de cada cargo, criando uma hierarquia dentro da organização e auxiliando na organização da estrutura de cada área.

Além disso, o quadro de pessoal ainda ajuda o RH a estruturar os seus processos de recrutamento e seleção. Isso porque a partir dele é possível criar uma descrição de trabalhos adequado e passar as informações do cargo para os candidatos.

Todas as informações que você precisa, em um só lugar, com o Gerenciador de Documentos da Sesame RH

Gerencie perfis, históricos laborais e mais de maneira eficiente para impulsionar a produtividade e a satisfação da equipe de um lugar seguro e acessível.

Benefícios de um quadro de pessoal equilibrado

Ao criar um quadro de pessoal bem estruturado, a empresa passa a contar com diversos benefícios importantes para se destacar no mercado. Alguns dos principais são:

Maior eficiência

Distribuir os funcionários de forma adequada para cada cargo e função ajuda a aumentar a eficiência operacional das áreas. Isso acontece porque a melhor alocação dos recursos humanos garante que cada posição seja preenchida pelo profissional com as habilidades necessárias para desempenhar aquela função.

Além disso, o quadro da equipe de trabalho ainda ajuda a garantir a quantidade ideal de funcionários em cada posição, evitando gargalos nas operações.

Melhor aproveitamento de habilidades

Ao ter claro quais são as habilidades e conhecimentos requeridos para cada função, é possível alocar os funcionários da melhor forma. Isso garantirá que todos os profissionais estarão em posições onde podem se destacar e entregar melhores resultados.

Aumento do engajamento e satisfação no trabalho

Nada melhor do que estar em uma função alinhada com as suas habilidades e competências, certo? Por isso, um quadro de funcionários bem estruturado faz com que o colaborador se sinta mais satisfeito com suas atividades, o que o fará produzir muito melhor e aumentará seu engajamento nos projetos.

Retenção de talentos

Ao aumentar a satisfação e engajamento dos funcionários, a empresa garante que eles queiram ficar por mais tempo na organização. Além disso, o quadro de funcionários garante que eles sintam que suas competências são valorizadas e reconhecidas.

Importância de analisar as competências ao definir o quadro de pessoal

Realizar essa análise durante o processo de definição do quadro de pessoal faz com que haja um alinhamento estratégico com os objetivos e metas organizacionais, identificando lacunas existentes e facilitando a otimização de recursos humanos.

Além disso, ao analisar as necessidades e competências é possível criar uma estratégia de desenvolvimento de carreira e planos de sucessão. Isso ajudará no engajamento e satisfação dos funcionários e contribuirá para o crescimento da empresa.

Como fazer uma distribuição estratégica do quadro de pessoal?

O processo de criação de um quadro de pessoal deve ser realizado com cuidado e atenção em cada etapa. Veja a seguir como criar um de forma estratégica.

Entenda as necessidades da organização

Em primeiro lugar, é necessário entender quais são as necessidades atuais e realizar uma projeção das necessidades futuras da empresa. Quantos funcionários são necessários hoje em cada equipe? Pensando no crescimento a médio e longo prazo, quantos serão necessários daqui um tempo? Quais são as habilidades, competências e cargos necessários agora e futuramente?

Avalie as competências dos funcionários atuais

Identifique as competências já existentes dentro da organização. Assim, você entenderá em quais áreas eles se destacam e desejam se desenvolver, sempre pensando nas necessidades da empresa identificadas na etapa anterior.

Além disso, identifique as lacunas de competências e habilidades que precisam ser preenchidas atualmente.

Defina funções e responsabilidades de cada cargo

Após entender quais são as necessidades e as competências atuais, crie a descrição de cada cargo da empresa. Para isso, estabeleça quais são as habilidades necessárias, funções, responsabilidades, qualificações e expectativas de cada posição.

Avalie a carga de trabalho de cada função

Depois de identificar as competências de cada cargo, é essencial avaliar se a caga atribuída para cada um está equilibrada. Ou seja, identifique se um funcionário não está com uma quantidade de trabalho muito maior do que outros, o que pode gerar uma sobrecarga ou acúmulo de tarefas.

Identifique oportunidades de desenvolvimento

É muito importante entender se os funcionários atuais precisam de algum tipo de treinamento ou programa de capacitação para se desenvolverem em sua função. Dessa forma, os colaboradores terão uma evolução na carreira, ajudando também a empresa a alcançar seus objetivos.

Inclusive, entenda se algum funcionário possui habilidades para gestão, para que possa ser preparado para assumir cargos de liderança no futuro.

Monitore e ajuste

E é claro que a criação de um quadro de pessoal não é algo estático. Por isso, é importante sempre monitorar a eficácia da distribuição realizada inicialmente e entender se precisam ser feitas algumas mudanças de responsabilidades, cargos e até mesmo o aumento ou diminuição da equipe. Essas adaptações são essenciais para garantir uma estratégia eficiente.

Como avaliar e controlar o quadro de pessoal?

Como acabamos de ver, monitorar o quadro de pessoal é uma das etapas dessa estratégia. Mas como fazer esse monitoramento? Veja a seguir algumas dicas:

Acompanhe os KPIs

Defina indicadores de desempenho, como produtividade, tempo de preenchimento de vagas, rotatividade e satisfação. Acompanhe sua evolução ao longo do tempo para identificar possíveis ajustes a serem feitos.

Aplique avaliações e pesquisas

Realizar avaliações de desempenho e pesquisas de clima regulares ajudam a identificar se os funcionários estão se desenvolvendo em suas áreas e o quão satisfeitos estão com a empresa.

Utilize o people analytics

Com essa ferramenta, você consegue analisar todos os dados voltados aos recursos humanos de forma muito mais prática. Isso porque ela reúne tudo o que você precisa em um único lugar e auxilia a tirar insights importantes para o desenvolvimento da organização.

Utilize um sistema de gestão de RH

Implemente um software de recursos humanos eficiente para automatizar processos, como o registro de horas trabalhadas, gestão de folha de pagamento e controle de benefícios.

Promova a mobilidade interna

Incentive a mobilidade interna oferecendo oportunidades de desenvolvimento e crescimento para os funcionários, o que pode ajudar a reter talentos e preencher lacunas de habilidades.

Esperamos que tenha gostado do conteúdo! E que tal conhecer nossa ferramenta de RH e descobrir tudo o que ela pode levar para ajudar no crescimento da sua empresa?

Quer avaliar nosso artigo?

Avaliação média:

5 estrelas (83 votos)

★★★★★

Tiago Santos

VP of Community and Growth at Sesame RH | + posts

Profissional experiente de RH dedicado a promover comunidades colaborativas fortes de líderes de RH. Como fundador do RH Club e da HR Community, uso meus mais de 15 anos de experiência para melhorar as perspectivas de carreira dos líderes de RH.

Tiago Santos

HR Content Specialist

Quadro de pessoal: tenha uma boa distribuição dos funcionários

O que é o quadro de pessoal?