Redução de custos em RH: dicas para alcançar sem reduzir a qualidade

9 de julho, 2024

Gerenciar e conseguir a redução de custos em RH é fundamental para a sustentabilidade financeira de qualquer organização.

Ao adotar estratégias focadas na otimização de processos e no aprimoramento da eficiência, as empresas não apenas economizam recursos, mas também potencializam o desempenho e a satisfação dos colaboradores.

Uma gestão de Recursos Humanos e de custos em RH contribui diretamente para a competitividade no mercado, pois permite que a empresa invista em outras áreas vitais, como inovação e expansão.

7 dicas para fazer uma redução de custos em RH

Separamos abaixo sete dicas para facilitar seu entendimento em como agir no caso sua empresa necessite reduzir custos na área de RH. A saber:

Automatize processos

Sabemos que a utilização de ferramentas de informação no setor de RH agiliza e simplifica a rotina de todos os profissionais.

Quando se garantem processos automatizados em RH eliminam-se as atividades burocráticas e repetitivas que podem levar até ¼ do tempo das atividades diárias do setor. Você poderá usar o tempo economizado para resolver outras pendências, tais como a retenção e o desenvolvimento de talentos.

Dessa forma, é necessário ter à disposição da equipe um software que englobe todas as tarefas do setor e, que elimine o uso de planilhas e papéis.

Com a utilização de um software de RH adequado a empresa ainda consegue ter outras funcionalidades além da automatização, mas que sejam igualmente efetivas, para isso os processos internos precisam ser mapeados para saber do que realmente a empresa precisa.

Facilite as jornadas de trabalho

Quando a empresa facilita a jornada de trabalho de suas equipes, isso afeta diretamente a produtividade, e reduz sensivelmente a necessidade de pagamento e controle de horas extras. Você pode fazer isso de várias formas. A mais utilizada é direcionar os colaboradores para executar atividades com prazos estipulados, sem sobrecarregá-los.

Colocar o foco somente em atividades específicas otimiza a rotina do profissional. Isso faz com que ele fique estimulado a crescer, trabalhar com afinco e, consequentemente, faz com que a equipe seja mais ágil e produtiva.

Ao otimizar a jornada de trabalho de sua equipe, você consegue evitar o cansaço excessivo dos colaboradores, diminuindo assim o pagamento de horas extras.

Separamos abaixo algumas dicas para que você consiga realizar esta tarefa com sucesso:

• Estabeleça um limite de tarefas para cada colaborador
• Delegue responsabilidades de acordo com a capacidade de cada colaborador;
• Estimule a execução de atividades com prazos mais flexíveis, evitando assim a sobrecarga;
• Marque reuniões mais curtas e com menos espaço de tempo;
• Tente ao máximo reduzir o retrabalho;
• Mantenha a equipe preparada par as atualizações tecnológicas;
• Foque seu time em processos específicos e valorize a rotina, assim você conseguirá uma equipe mais ágil e produtiva, o que evita desperdícios de tempo e de dinheiro.

Invista em treinamentos

Mesmo em tempos de crise, não deixe de investir em treinamento. Quando você tem funcionários mais qualificados sua empresa se torna mais produtiva, e consequentemente mais lucrativa.

Faça uma pesquisa interna para identificar quais as maiores necessidades dos colaboradores. Invista no treinamento e convide os colaboradores para serem multiplicadores. Assim você fará o treinamento com apenas alguns colaboradores que multiplicarão o aprendizado para todos os outros.

Indicamos dois tipos de treinamento que poderão ser utilizados de acordo com o que sua empresa necessite no momento, são eles:

• Treinamento Interno: Utiliza recursos internos para treinamento e desenvolvimento para minimizar custos com instrutores externos e materiais de treinamento caros.
• E-Learning: Investir em plataformas de aprendizado online, que podem ser mais econômicas e permitem que os funcionários se capacitem de forma flexível.

Terceirização de mão de obra

A terceirização de mão de obra pode colaborar coma finalidade da redução de custos em RH de uma empresa. Nesse caso, podemos verificar a redução no pagamento dos encargos e benefícios, pois as obrigações profissionais são pagas pela empresa terceirizada contratada.

Mas, para descobrir se, de fato, vale a pena recorrer a esse método, é necessário colocar todos os detalhes na ponta do lápis.

Serviços de atendimento via telefone, limpeza, preparação de alimentos, segurança e zeladoria são padrões de terceirizações bastante comuns dentro das companhias.

Mas, não se esqueça de promover a integração entre contratados e terceirizados para melhorar o clima organizacional e não acabar com mais um problema.

Revise os benefícios oferecidos

Revisar os benefícios concedidos não é retirá-los! Os benefícios criam uma estrutura que favorece a motivação e a competitividade, logo, não investir em boas opções não é uma boa alternativa, pois promover um gerenciamento de bonificações de qualidade é essencial para cortar gastos excessivos com desligamentos.

Entenda quais incentivos são mais valorizados realizando uma pesquisa interna para identificar os apreciados, pois a empresa pode estar investindo em algo que os funcionários não veem com bons olhos.

Diante disso é interessante avaliar regularmente os planos de benefícios para garantir que eles são competitivos, mas não excessivamente caros, ajustando-os conforme a necessidade.

Também é importante negociar com fornecedores de benefícios para conseguir preços melhores e mais vantajosos para a empresa.

Adotar o método do banco de horas

No início do mês, geralmente as empresas definem uma programação de contas a pagar e os gastos extras, como em pagamento de horas extras, afetam muito o caixa da empresa.

Diante disso é uma boa saída adotar o banco de horas, pois nesse caso a compensação só é realizada em função do acordo coletivo previsto com antecedência e a legislação da categoria.

Se algum colaborador ultrapassar a jornada de horas de trabalho, você deve ressarcir o tempo com folgas, aumento de férias.

Defina metas de produtividade para a equipe

A definição de metas são indispensáveis para motivar um time e também para medir sua produtividade. Sem metas de produtividade muito bem traçadas, as chances de os níveis se manterem iguais, ou abaixo do esperado são grandes.

Diante disso, é fundamental entender como está a produtividade de cada departamento, e a partir daí, traçar metas relacionadas às expectativas. É muito importante, contudo, que elas sejam desafiadoras e alcançáveis, ao mesmo tempo.

Pois se trabalharmos com uma meta pouco desafiadora ela não gerará estímulo para ser perseguida, enquanto uma meta inalcançável faz com que a equipe não se interesse em tentar atingi-la, ou acabe se frustrando. Por isso, antes de definir valores e porcentagens, é indicado ponderar se o valor é realmente relevante e se está dentro das possibilidades.

Em síntese, o que pudemos perceber é que diante do cenário econômico atual, marcado por tantas incertezas, as empresas estão cada vez mais pressionadas a encontrar maneiras de otimizar seus investimentos em capital humano sem comprometer a qualidade ou o bem-estar da equipe.

Pense neste desafio da redução de custos em RH e utilize nossas dicas!

Tiago Santos

VP of Community and Growth at Sesame RH | + posts

Profissional experiente de RH dedicado a promover comunidades colaborativas fortes de líderes de RH. Como fundador do RH Club e da HR Community, uso meus mais de 15 anos de experiência para melhorar as perspectivas de carreira dos líderes de RH.

• Como as metodologias ágeis estão revolucionando o RH nas empresas?
• RH Externo: análise completa dos modelos de terceirização dos RH
• Feedforward: o poder da antecipação para tomar melhores decisões
• Rescisão de trabalho: um guia detalhado para empregadores e RH