Reuniões de trabalho: encontrar o equilíbrio entre quantidade e qualidade

29 de junho, 2023

Um dos pilares para o sucesso empresarial é a comunicação eficiente entre os líderes e equipes. Dessa forma, é clara a grande importância, dentro do cotidiano organizacional, das reuniões de trabalho. Isso se deve aos assuntos discutidos, que podem ir do estabelecimento de demandas até feedbacks e alinhamento de projetos.

No entanto, como atingir uma eficiência em reuniões? Como encontrar o equilíbrio entre a quantidade e a qualidade delas? Continue lendo o artigo e descubra mais!

A importância de avaliar a necessidade e frequência das reuniões de trabalho

Reuniões de trabalho são de extrema relevância para uma boa comunicação e adequamento de metas dentro de uma empresa. Porém, por que é tão importante avaliar se são realmente necessárias?

Tudo se resume a uma palavra: tempo. O tempo é um recurso precioso, ainda mais no mundo corporativo. Portanto, avaliar a necessidade da reunião garante que o tempo dos colaboradores seja utilizado de forma eficiente. 

Caso as informações que seriam passadas não forem necessárias para a tomada de decisões ou colaborar com um projeto, tente achar outros meios de comunicação, como é o caso de um e-mail ou algum outro comunicado escrito. Dessa forma, a produtividade e concentração do funcionário continuarão junto da fluidez e qualidade de seu trabalho.

Identificando situações em que as reuniões de trabalho são essenciais e trazem valor

Para alcançar uma eficiência em reuniões de trabalho e não desperdiçar o tempo precioso de entregas e trabalho dos funcionários é preciso identificar as situações que esses encontros se fazem essenciais. Mas como fazer isso quando tudo parece importante e urgente?

Decisões importantes

Um dos momentos fundamentais para a realização de uma reunião é quando as tomadas de decisão se fazem necessárias. Geralmente essas escolhas são críticas e envolvem a definição de estratégias, estabelecimento de metas ou resolução de obstáculos difíceis. Todas essas opções exigem uma discussão ativa entre toda a equipe e, por isso, é uma das situações em que uma reunião é realmente essencial.

Revisão e planejamento de projetos e metas

No caso de projetos e metas, quando é preciso um planejamento, divisão ou revisão deles, é de extrema importância que todos da equipe estejam reunidos. Isso porque a reunião faz com que os membros compartilhem suas ideias, informações, identifiquem problemas, dividam e definam tarefas e seus prazos. Dessa forma, os participantes alinharão esforços e entregarão os projetos no tempo proposto.

Alinhamento e comunicação

Quando informações muito relevantes, como mudanças organizacionais e políticas, precisam ser ditas para toda a empresa, uma reunião é fundamental. Isso se deve a facilidade de esclarecer para todos os funcionários da corporação de uma só vez e garantir que tenham uma compreensão clara sobre as informações passadas. 

Desenvolvimento e feedback para a equipe

Para que a empresa alcance metas e entregas excelentes, é preciso que ocorram feedbacks frequentes, a fim de um desenvolvimento maior de cada funcionário individualmente e da equipe como um todo. Assim, reuniões one on one ou em grupo são benéficas nessas situações, já que facilitam a comunicação e tornam o contato mais íntimo e verdadeiro.

Estratégias para maximizar a eficiência das reuniões de trabalho e evitar a perda de tempo

Agora que você já entendeu a importância dos encontros e como escolher quais situações fazem necessárias o seu uso, é preciso escolher algumas estratégias para alcançar uma alta eficiência em reuniões. Continue lendo para saber mais!

Defina um tempo limite

Como dito anteriormente, o tempo é um recurso precioso. Portanto, para evitar perdê-lo, organize e planeje uma agenda sobre quais assuntos serão abordados na reunião de trabalho e qual a duração de cada um deles. É fundamental a criação de tempo limite para cada tópico, pois isso auxilia na manutenção do foco e garante que discussões tangenciais não sejam iniciadas.

Além disso, é importante que a reunião inicie e termine no horário estipulado. Mesmo que ainda faltem participantes, inicie o encontro. Isso mostra respeito pelo tempo dos colaboradores. Por fim, encerre a reunião no momento determinado, mesmo que nem todos os assuntos tenham sido abordados, pois essa ação auxilia no desenvolvimento de uma cultura de eficiência e respeito.

Incentive a participação ativa de todos

Para que a reunião flua de uma melhor forma e engaje a todos, é preciso que o líder da reunião de trabalho fomente a participação dos membros. Além do compartilhamento de ideias e resolução mais rápida de conflitos, evitar longos monólogos faz com que os colaboradores se sintam acolhidos e não percam o interesse.

Resumo da reunião

Ao final da reunião, é preciso que todos saibam quais foram as decisões tomadas, as tarefas atribuídas e escolhidas para cada um e os prazos e metas estipulados. Isso auxilia a manter os funcionários informados e responsáveis pelo que lhes foi atribuído. Por consequência, a produtividade aumenta e a probabilidade de uma futura reunião é diminuída.

Alternativas às reuniões de trabalho tradicionais

Com o advento da tecnologia, reunir uma equipe nunca foi tão fácil, eficaz e rápido. Mas quais são as alternativas possíveis para as reuniões tradicionais e presenciais?

Chat e mensagens instantâneas

Aplicativos de mensagens instantâneas, como Microsoft Teams e Slack, muitas vezes podem ser uma boa saída para uma comunicação em tempo real, mas de forma assíncrona. Com eles, os grupos possuem uma comunicação flexível e ágil, podendo compartilhar seus arquivos, projetos e trocar mensagens.

Ferramentas colaborativas

As ferramentas colaborativas, como Trello, Microsoft Office 365 e Google Docs, são opções que podem ser utilizadas. Por serem atualizadas em tempo real e compartilhadas entre várias pessoas, é possível que os membros de uma mesma equipe trabalhem juntos em documentos, planilhas ou apresentações, não importando a sua localização geográfica. Isso facilita e contribui nas revisões de projetos e entregas de forma colaborativa, sem necessitar de uma reunião de trabalho presencial.

Sistema de Reserva de salas Sesame

No entanto, nenhum desses dois jeitos substitui uma reunião de trabalho presencial? Sem problemas, porque o software do Sistema de Reserva de salas de Sesame pode te ajudar! Com ele, você pode verificar a disponibilidade de salas de reunião e gerenciar sua reserva de espaços no escritório.

O software foi desenvolvido para otimizar a gestão dos espaços, podendo fazer as reservas da onde quiser, por meio do painel, app, presencial ou tablet. Além disso, o mesmo é sincronizado com o Google Calendar, lembrando quando e onde será a reunião de trabalho. 

Por meio do tablet, é possível reservar a sala imediatamente e registrar o início do encontro, para que não seja interrompido. Ainda, você pode acompanhar todas as informações, como a duração da reunião e calendário. Já pelo app, você pode reservar os espaços em qualquer lugar, fazer alterações ou cancelar a reserva e verificar a disponibilidade das salas. Nunca foi tão fácil marcar e realizar uma reunião de trabalho!

Laura Kemp

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