Entendendo o CAGED: Obrigatoriedades e Procedimentos para Empresas

9 de janeiro, 2024

Se você trabalha com RH ou é registrado pela CLT, provavelmente já ouviu falar na sigla CAGED, que representa o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Porém, mesmo já tendo contato com esse termo, é comum que as pessoas não entendam o que ele quer dizer ou qual a sua função para as empresas e funcionários.

Para te ajudar com isso, neste conteúdo iremos explorar em detalhes o CAGED, passando pela sua definição e importância, até os procedimentos necessários e penalidades relacionadas ao seu não cumprimento. Continue a leitura e saiba tudo sobre o assunto!

Introdução ao CAGED

Como mencionamos anteriormente, esta é a sigla comumente utilizada para se referir ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Ele é um sistema do Ministério do Trabalho e Emprego que tem como objetivo principal o registro das admissões e demissões dos colaboradores registrados sob o regime celetista.

Ele foi criado para fornecer informações estatísticas sobre o mercado de trabalho e é utilizado para controle e acompanhamento do saldo de empregos formais no país. Por isso, é utilizado pelo governo para análises estatísticas sobre o mercado de trabalho, formulação de políticas públicas, além do pagamento do seguro-desemprego. Além disso, é um importante indicador do cenário econômico do país, mostrando as tendências e variações na geração de empregos e desempregos no território nacional.

Importante ressaltar que toda empresa que contrata por meio da Consolidação das Leis de Trabalho possui a obrigatoriedade de informar ao CAGED todas as admissões e demissões de funcionários que possuem carteira assinada, bem como eventuais movimentações internas, como transferências e afastamentos temporários.

Importância do CAGED para as empresas

Apesar de parecer ser apenas mais uma tarefa na rotina do time de RH, a declaração das informações ao CAGED também traz benefícios para as empresas. Confira alguns deles:

• Obrigatoriedade legal: não podemos deixar de mencionar o cumprimento das obrigações legais como o primeiro ponto de importância para a empresa. Ao declarar de forma correta, a organização não fica sujeita a penalizações e multas.

• Estatísticas e análises de mercado: o sistema do CAGED fornece dados estatísticos e análises sobre o mercado de trabalho, possibilitando às empresas uma visão mais ampla do cenário econômico. Isso pode ser útil para prever tendências, entender a dinâmica do mercado de trabalho, e tomar decisões estratégicas.

• Acesso a benefícios sociais e trabalhistas: o CAGED é utilizado pelo governo para o pagamento de benefícios como o seguro-desemprego. Por isso, garantir a precisão e pontualidade das informações pode ser crucial para garantir que os funcionários tenham acesso a esses benefícios quando necessário. Além disso, ainda pode melhorar a imagem da organização no mercado.

• Planejamento estratégico: os dados do CAGED podem ser úteis para o planejamento estratégico de recursos humanos dentro da empresa. As informações podem ajudar a identificar padrões de contratação e demissão, analisar a rotatividade de funcionários e ajustar estratégias de recrutamento e retenção de talentos.

Quem Deve Declarar o CAGED?

Qualquer empresa que contrate funcionários sob o regime da CLT deve declarar as movimentações desses empregados ao CAGED. Desta forma, podemos citar como organizações que se encaixam nessa obrigatoriedade:

• Empregadores em geral;
• Órgãos públicos;
• Entidades sem fins lucrativos.

Lembrando que caso a empresa não contrate pela CLT não é preciso realizar a declaração, já que ela é referente apenas ao emprego formal. Além disso, se existem funcionários contratados de outra forma, como PJ, não é preciso declarar as movimentações desses profissionais.

Situações que exigem a declaração do CAGED

Dentre as situações que exigem que seja realizada a declaração do CAGED estão:

• Contratação de funcionários: sempre que um novo profissional for contratado no regime de CLT, a empresa deve declarar a admissão ao CAGED.
• Demissão de profissionais: quando o funcionário celetista é demitido ou tem seu contrato rescindido, a organização tem a obrigação legal de declarar.
• Transferência de colaboradores: caso haja a transferência de algum funcionário celetista para outra filial, unidade ou localidade da mesma empresa, essa mudança deve ser sinalizada ao CAGED.
• Movimentações internas: toda movimentação de cargo, salário, suspensão temporária e retorno ao trabalho após período de licença ou outras situações também devem ser informadas ao órgão.
• Empresas prestadoras de serviço: organizações prestadoras de serviço que contratam pela CLT também devem declarar as movimentações dos empregados no CAGED.

Prazos e Procedimentos do CAGED

De acordo com a portaria Nº 1.129, instituída em 2014 pelo Ministério do Trabalho e Emprego, existem dois prazos distintos para o envio do CAGED: o mensal e o diário. Entenda cada um deles:

CAGED Mensal

De acordo com o artigo 5º da portaria Nº 1.129, as informações devem ser enviadas ao CAGED até o dia 07 do mês subsequente em que ocorreu a movimentação a ser declarada.

Importante destacar que a declaração deve ser feita apenas se houver alguma das movimentações que citamos anteriormente como obrigatórias. Caso não tenha tido nenhum daqueles procedimentos, não é necessário enviar nenhuma informação.

CAGED Diário

De acordo com o inciso I do artigo 6º da portaria Nº 1.129, é necessário realizar o processo no mesmo dia em que o novo colaborador começa a trabalhar na empresa. Porém, isso deve ser feito apenas se o profissional contratado estiver recebendo o seguro-desemprego ou se estiver prestes a receber.

É importante que esse dado seja enviado pois o trabalhador que está empregado em alguma instituição não pode receber esse benefício. Dessa forma, o envio dos dados irá cancelar imediatamente o benefício.

Multas e Penalidades Relacionadas ao CAGED

Por ser uma obrigação por parte das empresas, o Ministério do Trabalho e Emprego aplica multas e penalidades para aquelas que não cumprem com as determinações e prazos de declaração ao CAGED. Continue a leitura para entender mais sobre esse tópico.

Valores e implicações das multas por atrasos ou omissões

Caso a empresa não envie a declaração no período estipulado, seja por omissão ou atraso, isso pode acarretar em multas para a organização.

De acordo com o artigo 10º da Lei nº 4.923/65:

“A falta da comunicação a que se refere o parágrafo único do art. 1º desta Lei, no prazo ali estipulado, importará na aplicação automática de multa no valor de 1/3 (um terço) do salário mínimo regional, por empregado, de competência da Delegacia Regional do Trabalho”.

De acordo com a mesma lei:

“A multa prevista no artigo ficará reduzida para 1/9 e 1/6 do salário mínimo regional, por empregado, quando, antes de qualquer procedimento fiscal por parte do Ministério do Trabalho e Previdência Social, a comunicação for feita, respectivamente, dentro de 30 ou 60 dias, após o término do prazo fixado”.

Desta forma, para saber de quanto será a multa, é necessário começar a contar o atraso a partir do dia 7 do mês subsequente da movimentação, além de considerar o número de funcionários cujas movimentações não foram informadas dentro do prazo.

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Laura Kemp

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