Offboarding: o que é e como fazer com o software de RH?

16 de fevereiro, 2024

Hoje em dia ouvimos muito o termo onboarding na chegada de um novo funcionário. Este termo, que quer dizer “a bordo”, é o processo de integração realizado quando uma nova pessoa entra em uma empresa. Por outro lado, o offboarding ou desligamento do colaborador, quer seja por parte da empresa, quer por sua própria vontade, também merece uma atenção especial.

É ela que iremos conhecer no artigo de hoje. A satisfação do funcionário influenciará diretamente em seu rendimento e na imagem externa da empresa. Afinal, ninguém irá querer trabalhar ou fazer negócios com uma empresa que é reconhecida por más condições trabalhistas.

Siga conosco para descobrir tudo sobre o offboarding de colaboradores!

O que é o processo de offboarding?

O processo de offboarding, também conhecido como desvinculação ou desligamento de um funcionário, refere-se às ações e procedimentos que uma organização segue quando um funcionário deixa a empresa. É o contraponto do processo de “onboarding“, que é o processo de integração de um novo funcionário à empresa.

O offboarding é importante para garantir que a transição seja suave tanto para o funcionário que está saindo quanto para a empresa. Isso pode incluir tarefas como:

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1. Recolhimento de ativos: garantir que todos os ativos da empresa, como laptops, telefones celulares, crachás de identificação, chaves, etc., sejam devolvidos pela pessoa que está saindo.
2. Acesso aos sistemas: revogar ou modificar o acesso do funcionário a sistemas, contas de e-mail, redes sociais corporativas e outros recursos digitais da empresa.
3. Transferência de responsabilidades: garantir que todas as responsabilidades e tarefas do funcionário que está saindo sejam transferidas de maneira adequada para outros membros da equipe.
4. Feedback de saída: realizar entrevistas de saída para obter feedback construtivo do funcionário que está saindo, ajudando a identificar áreas de melhoria na empresa.
5. Comunicação interna: comunicar a saída do funcionário aos colegas de trabalho, garantindo que todos estejam cientes e possam lidar com quaisquer mudanças nas responsabilidades ou na equipe.
6. Processamento de finalização: lidar com questões administrativas relacionadas à saída do funcionário, como pagamento de salários restantes, benefícios, acordos de confidencialidade e outras questões legais.

Qual a importância do offboarding de funcionários?

É importante que a empresa conduza o processo de offboarding de maneira bem estruturada para garantir uma saída suave e positiva dos funcionários.

Realizar um offboarding adequado pode trazer grandes vantagens para sua organização e para o próprio colaborador, pois caso o funcionário saia com uma visão negativa, ele poderá manchar a reputação da empresa dentro do mercado.

Por isso, caso tenha sido da vontade do funcionário a demissão, se ele tiver uma visão positiva da empresa, futuramente poderá voltar a trabalhar na corporação sabendo do respeito que a empresa tem por seus funcionários, desde o momento da admissão até o encerramento de seu ciclo.

Além disso, com um processo bem estruturado, o ex-funcionário ainda pode indicá-la para outros profissionais como um bom local para trabalhar.

Como Sesame RH pode facilitar o offboarding de funcionários

O offboarding de colaboradores de sua empresa pode deixar de ser um momento de tensão, dificuldade e trabalho. Assim, com a ferramenta certa, esse processo pode ser muito mais simples e eficiente.

E para você entender como o software de Recursos Humanos Sesame RH te ajuda com essa tarefa, listamos algumas etapas chave do offboarding feito com a nosso software de Recursos Humanos. Elas compreendem desde a notificação, passam pela transferência de conhecimento e acompanham o colaborador até a desativação de contas. Continue a leitura para saber mais!

Comunique a decisão do desligamento

Marque uma reunião presencial com seu funcionário para que ele seja comunicado da decisão da empresa. Em um segundo momento, verifique se o aviso prévio será cumprido ou não, pois a partir daí você poderá programar os próximos passos.

Após verificado o aviso prévio, pode-se marcar o exame médico demissional, que é obrigatório para qualquer funcionário que seja desligado da empresa.

Comunique a equipe e fornecedores

Jamais permita que a notícia do desligamento de um colaborador seja reportada à equipe por alguém que não seja o seu líder. Não há nada mais desagradável em uma empresa do que fofocas de corredor.

Os fornecedores também necessitam de uma satisfação, pois dependendo do ramo da empresa, é necessário avisar aos fornecedores a troca do colaborador que o atendia.

Ouça feedbacks

Se possível, agende uma reunião com colaborador desligado para ouvir feedbacks sobre o tempo em que ele passou na organização. É muito importante saber a visão de um colaborador que deixou a empresa, pois muitas coisas são observadas e não ditas enquanto se é funcionário por medo de represálias.

Você pode ainda enviar um questionário por meio do Sesame, para que o profissional responda algumas perguntas específicas, que podem ajudar o time de RH a entender algumas questões e trabalhar em cima delas.

Prepare a papelada

Leia o contrato do funcionário e verifique se está tudo em ordem, em especial, para as empresas que possuem o termo de confidencialidade.

Tenha muito cuidado na hora de efetuar os cálculos rescisórios para que não fique nada pendente e o funcionário entre com processo trabalhista contra a empresa. Prepare o termo de rescisão, documentação do seguro desemprego e baixa na carteira profissional.

Nessa etapa, ter todos os dados do funcionário organizados e reunidos em um único lugar é algo essencial. Por isso, ao utilizar o Sesame RH para manter todas as documentações necessárias pode facilitar esse processo e evitar problemas.

Transferência de conhecimento

É importante realizar a transição de conhecimento e processos do colaborador que deixará a empresa para quem irá assumir seu lugar. Caso o funcionário se prontifique, ele próprio poderá fazer essa passagem. Caso não seja possível, essa etapa deverá ficar a cargo de algum outro colaborador a passagem de informações e conhecimentos.

Com Sesame, é possível deixar uma documentação completa para o próximo funcionário, como se fosse um treinamento da função, o que facilita bastante todo esse processo.

Remoção de acesso, devolução de contas e material

O time deve cancelar o mais rápido possível os acessos e senhas do colaborador, uma vez que ele já não faz mais parte dele.

Caso o colaborador utilize equipamentos que pertençam a empresa, é hora de devolvê-los, finalizando assim seu vínculo trabalhista.

Benefícios do uso de Sesame no offboarding de funcionários

Utilizar Sesame RH para o offboarding traz diversos benefícios para a empresa, tais como a automação de tarefas e a padronização de processos, o que pode reduzir o risco de falhas humanas.

Além desses fatores, alguns outros dos principais benefícios de utilizar nossa ferramenta para esse processo são:

• Redução das atividades repetitivas, aumentando a produtividade
• Redução dos erros operacionais
• Redução do risco de invasão do sistema
• Redução de custos operacionais
• Possibilita a agilidade dos processos
• Possibilita uma auditoria completa

Com todos esses benefícios que Sesame proporciona para sua empresa, os processos ficarão mais simples. Além disso, a padronização dos processos trará também uma agilidade maior.

O que fazer no offboarding com o uso de Sesame RH

Lidar com pessoas requer tato, respeito e, acima de tudo, empatia. Colocar-se no lugar da pessoa que está sendo demitida e tratá-la com humanidade fará com que o processo seja o menos doloroso possível.

A seguir veremos algumas práticas para uma transição eficiente e respeitosa com o uso de técnicas aplicadas com o Sesame.

Formalizar os procedimentos

Quando a empresa possui processos já definidos de offboarding, o desligamento de um funcionário ocorre de uma maneira mais tranquila, pois o profissional não levará a demissão para o lado pessoal. Ele perceberá que simplesmente seu ciclo na empresa se encerrou.

Aja com clareza

Quando a demissão já estiver decidida, chame o colaborador e converse. Exponha os motivos que levaram a empresa a tomar essa decisão.

Ofereça suporte

Neste momento em que o colaborador se sente vulnerável, é de bom tom a empresa oferecer algum tipo de suporte.

Por muitas vezes o colaborador necessita de ajuda para dar entrada na documentação do seguro desemprego, aumentar o tempo do convênio médico, ajuda com recolocação profissional, ou até mesmo fornecer uma carta de recomendação. Esses são alguns dos suportes que a empresa poderá oferecer.

Agora que você já sabe a importância do offboarding, e que Sesame RH pode proporcionar esse serviço para sua empresa, que tal conhecer-nos melhor?

Iris Serrador

Sales Engineer at Sesame RH | + posts

Tenho mais de 12 anos de experiência em Recursos Humanos. Sou orientada para o cliente interno e externo, especializada na definição e implementação de políticas de RH e na gestão de pessoas, seleção e retenção de talentos.

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