Como fazer um quadro de funcionários para obter resultados?

25 de junho, 2024

Dentro da empresa o quadro de funcionários é uma ferramenta que auxilia, e muito, a gestão da empresa. Pois esta prática consegue estruturar a equipe e trazer maior produtividade.

Quando você utiliza esses processos organizacionais, com certeza, você vai conseguir aprimorar a comunicação interna. Conseguirá ainda ter um panorama de todos os colaboradores envolvidos nas atividades.

Por estes motivos, e muitos outros, que veremos no decorrer do texto como é fundamental aplicar o quadro de funcionários na coordenação e gestão de pessoal e seu desempenho.

Confira!

O que é um quadro de funcionários de uma empresa?

O quadro de funcionários, também conhecido como quadro de pessoal, representa um sistema de organização que engloba todos os membros da equipe e suas funções dentro do ambiente empresarial.

Este quadro não costuma ser exigido, mas sua criação pode ser essencial para que a empresa compreenda os diferentes colaboradores que possui a sua disposição e consiga mais facilmente esclarecer o fluxo de seus processos.

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Melhora a colaboração e fortalece os laços dentro da sua equipe, facilita a interação entre departamentos, compartilha atualizações importantes e promove uma cultura de transparência

O quadro de pessoal é um retrato organizado e estruturado de todos os colaboradores com os quais a empresa pode contar naquele momento. Também conhecido como organograma de empresa ou mapa de pessoal, ele fornece uma visão geral da estrutura organizacional. Ela destaca os cargos, as responsabilidades e as relações hierárquicas entre os membros da equipe.

Podemos, com toda a certeza, afirmar que esse instrumento nos concede uma visão clara e objetiva da distribuição de pessoal em diferentes departamentos, unidades ou áreas de atuação da empresa.

E além disso, no quadro de funcionários poderão ser incluídas informações adicionais, tais como dados de contato, formação acadêmica, experiência profissional e outras qualificações que sejam relevantes de cada colaborador.

Como fazer um quadro de funcionários?

Abaixo separamos alguns tópicos para que você consiga montar um quadro de funcionários que o ajude a facilitar sua vida e a desenvolver cada vez mais seus colaboradores e sua empresa.

Trace metas

O primeiro passo é ter objetivos bem definidos para o seu setor administrativo. É essencial que todos os colaboradores façam parte de um objetivo maior, e a melhor forma de fazer isso é criar metas de curto, médio e longo prazo, sempre com prazos e responsáveis devidamente

Tenha um banco de dados atualizado

Para montar o seu quadro, você deve incluir dados como setor, cargo, nome, data de contratação, carga horária e jornada de trabalho. Além disso é essencial garantir que esse quadro seja atualizado constantemente após cada alteração, tais como admissão, promoção ou demissão.

Padronize as práticas

É importante saber se a forma como você organiza as informações sobre sua equipe se baseiam em uma política previamente estabelecida. Por isso, defina critérios para lidar com qualquer informação. É importante que todos os dados sejam facilmente encontrados por todas as pessoas que precisam acessá-los e que estejam dentro do formato padrão.

Invista em tecnologia

E por último, porém não menos importante, é em relação ao processo de automatizar todas as tarefas que envolvem o quadro de pessoal. Há uma grande qualidade de softwares especializados para realizar o controle do quadro de pessoal.

Adotar um sistema de controle de ponto, registrando horários, por exemplo, vai tornar todo esse processo muito mais prático. Além disso, fica mais fácil que o setor responsável consiga acompanhar com precisão toda a movimentação do controle do quadro de pessoal. Basta procurar a plataforma que melhor se adeque a sua rotina administrativa.

Qual a importância de ter o quadro de funcionários na empresa?

Falemos agora, sobre os principais benefícios e a importância de ter um quadro de funcionários bem planejado e eficiente dentro de uma empresa.

Separamos abaixo algumas dos benefícios com os quais sua empresa poderá contar ao utilizar um quadro de funcionários bem elaborado.

Diminuição da taxa de rotatividade

Diminuir a taxa de rotatividade de uma empresa é extremamente importante, pois isso aumenta, e muito, o custo da empresa. Todas as vezes que um colaborador sai da empresa, existem gastos com demissão, como é o caso da rescisão. Mas também há o gasto com novas contratações, que envolvem questões como recrutamento e treinamento do novo funcionário.

Ter uma menor taxa de rotatividade na empresa também é positivo para o clima organizacional, pois a constante troca de funcionários cria um clima de incerteza e desconforto.

Melhoria dos indicadores de retenção de talentos

Podemos dizer que outro fator que um bom quadro de pessoal impacta é em relação aos indicadores de retenção de talento. Em suma, essa retenção nada mais é do que uma série de atividades coordenadas pelo setor administrativo e de RH que tem como objetivo garantir motivação dentro do ambiente de trabalho.

A empresa tem o dever de fazer do ambiente de trabalho um lugar com oportunidades e perspectivas futuras para os profissionais que nela atuam. Por isso, conhecer melhor seu quadro de funcionários vai fazer toda a diferença na retenção de talentos.

Evita o acúmulo de função

Atualmente é muito importante contar com funcionários polivalentes. Porém, é importante entender que sobrecarregar um colaborador com muitas tarefas pode levar a equipe a muitos prejuízos.

Por este motivo a importância de ter um quadro de funcionários organizado e com responsabilidades predeterminadas. Assim, a probabilidade que aconteça o acúmulo de função é reduzida e faz com que as equipes atuem com mais tranquilidade para a realização de suas funções.

Aumenta a produtividade das equipes

Manter o quadro de funcionários bem estruturado e atualizado influencia diretamente na produtividade das áreas e de suas equipes.

É importante que os líderes façam um acompanhamento de todos os profissionais que fazem parte do quadro de funcionários, e além disso, que os motivem a atuar com mais engajamento.

Dessa maneira, a companhia também permite a comunicação entre a alta gestão e os colaboradores tendo como resultado uma melhoria no clima da empresa.

Depois de todas estas dicas, se você ainda não possui um quadro de funcionários atualizado em sua empresa, certamente, é hora de correr atrás, não é mesmo?

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Giovanna Rodrigues

HR Content Specialist

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