Sistema de gestão de projetos: seu papel crucial para o planejamento ao sucesso

22 de janeiro, 2024

Primeiramente, podemos afirmar que, em um mercado altamente competitivo, a forma como as empresas gerenciam e proporcionam qualidade aos seus resultados faz toda a diferença. Por isso, perceber que as metas e objetivos dos projetos da empresa organizacionais estão alinhados torna o sistema de gestão de projetos um importante diferencial competitivo.

O que é um sistema de gestão de projetos?

Um sistema de gestão de projetos é a aplicação de técnicas, conhecimentos e habilidades para que um projeto tenha sucesso. Ou seja, ele tem a finalidade de atingir o objetivo do projeto de acordo com as metas e requisitos estabelecidos durante o planejamento.

É importante perceber que, para que tudo dê certo, certamente enfrentaremos desafios que precisarão ser resolvidos. Em síntese, os desafios podem incluir prazos apertados, escopo indefinido e mudanças imprevistas que podem surgir a qualquer instante.I

Além disso, sem dúvida, o sistema de gestão de projetos viabilizará o alcance dos objetivos de forma ordenada e com limites de execução.

Enfim, a gestão de projetos visa garantir que a empresa alcance um resultado satisfatório, cumprindo os prazos e custos estabelecidos, e proporcionando satisfação ao cliente final.

Quais são os principais processos do gerenciamento de projetos?

Já que, como vimos antes, os sistemas de gestão projetos são responsáveis por manter o fluxo de trabalho ao longo do desenvolvimento das tarefas. Isso significa que eles são o conjunto de ferramentas e técnicas que possibilitam a gestão das áreas de conhecimento do projeto.

Por fim, considerando esses pontos, classificamos esse processo em 5 grupos diferentes: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.

Agora, exploraremos cada um deles separadamente.

Iniciação

Podemos afirmar, sobretudo, que os processos de iniciação definem o início de um projeto ou a inclusão de uma nova etapa a um projeto que já esteja em andamento.

Esse processo tem como finalidade alinhar as ideias pensadas e dar início à proposta. Para este fim, as atividades deste grupo necessitam:

• Delimitar a meta;
• Alinhar as expectativas das partes interessadas com o objetivo do projeto;
• Liberar os recursos financeiros iniciais.
• Importante perceber que, na maioria destes processos, há a participação de gestores da empresa e das partes interessadas. Afinal toda iniciativa precisa ser autorizada antes de ser colocada em prática.

Processos de planejamento

Os processos de planejamento do software de gestão de equipes são responsáveis pelo detalhamento das metas e pela construção das estratégias e táticas de ação. Por essa razão, eles servem para desenvolver o plano de gerenciamento e os documentos que guiarão a execução do projeto. Vejamos o que este grupo de processos envolve:

• Refinar os objetivos;
• Definir linhas de base para prazo, objetivos e custo;
• Planejamento das atividades e planos de ação que serão fundamentais para a conclusão do projeto.

Processos de execução

Tendo como base o plano de gerenciamento do projeto os processos de execução são utilizados para colocá-lo em prática.

Nesse sentido, as atividades que serão realizadas nesta etapa têm como objetivo fazer as entregas do projeto e, para isso, elas irão:

• Coordenar pessoas e recursos;
• Gerenciar as expectativas das partes interessadas;
• Aplicar o plano de gerenciamento do projeto;
• Revisar riscos;
• Integrar atividades.

Processos de monitoramento

Os processos de monitoramento são, acima de tudo, os que controlam e medem o desempenho do projeto, sendo responsáveis por:

• Acompanhar e analisar o progresso do projeto;
• Identificar possíveis mudanças de planejamento;
• Recomendar ações para possíveis correções;
• Monitorar as atividades e a linha de base de desempenho.

Sem dúvida, este grupo abrange as etapas do ciclo de vida do projeto, pois requer monitoramento desde o momento de implementação até o término.

Processos de encerramento

Os processos de encerramento, acima de tudo, formalizam o término de um projeto ou de uma de suas fases. Destacamos algumas de suas atividades:

• Realizar o balanço de erros e acertos;
• Verificar se os processos que foram definidos estão completos;
• Conferir todos os processos realizados;
• Documentar os ensinamentos que foram aprendidos;
• Registrar documentos importantes do projeto para que possam ser usados como dados históricos.

Assim, o objetivo deste grupo é basicamente encerrar todas as atividades relacionadas nos processos das fases anteriores.

5 sistemas de gestão de projetos no mercado

Conhecemos diversos sistemas de gestão de projetos, desde modelos simples e gratuitos até plataformas mais avançadas e complexas.

A seguir, apresentamos uma lista de cinco sistemas para que você analise aquele que melhor atende aos interesses de sua empresa.

Certamente, a equipe deve considerar suas necessidades, a complexidade do projeto e os recursos disponíveis ao escolher a ferramenta adequada.

Trello

Ferramenta visual que possibilita ao time o gerenciamento de qualquer tipo de projeto, fluxo de trabalho ou monitoramento de tarefas. Desse modo, é possível adicionar arquivos, checklists ou até mesmo automação a ele. Você poderá personalizar tudo para que o time trabalhe melhor.

Asana

Uma plataforma de gerenciamento de trabalho móvel e na web projetou-se para ajudar as equipes a organizar, rastrear e gerenciar seu trabalho.

Jira

É uma ferramenta que possibilita o monitoramento de tarefas e o acompanhamento de projetos, assegurando o gerenciamento centralizado de todas as atividades. Ela fornece ferramentas de planejamento e monitoramento, permitindo que as equipes gerenciem dependências, requisitos de recursos e interessados desde o início.

Monday

Um sistema operacional de trabalho que permite que as organizações criem aplicativos personalizados de fluxo de trabalho em um ambiente sem código. Isso serve para executar projetos, processos e trabalho diário.

Sesame RH

Sesame RH é uma plataforma, acima de tudo, auxilia na organização das tarefas de trabalho e no aprimoramento do planejamento de projetos por cliente, atribuindo responsabilidades a cada funcionário.

Além disso, a plataforma realiza o gerenciamento de projetos em tempo real e monitora o desempenho dos funcionários por meio de ferramentas de produtividade.

Giovanna Rodrigues

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